Основные документы управления предприятием
гр. 1:7=ОРД (организационно-распорядительные документы).
1.Организационый документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутренне трудового распорядка).
2.Распорядительные документы:
· приказы по основной деятельности предприятия
· распоряжения
· решения
3.Документы по личному составу:
· приказы по личному составу
· трудовые контракты (договора)
· личные дела
· личные карточки
· трудовые книжки
· лицевые счета по зарплате
1. Финансово-бухгалтерские документы:
· главная книга
· годовые отчеты
· бухгалтерские балансы
· счета прибылей и убытков
· акты
· ревизии
· планы
· кассовые книги
· инвентаризации
5.Информационно-справочные документы:
· акты, письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, протоколы, докладные записки и др.
6. Нормативные документы вышестоящих органов (инструкции, указания и др.).
Они регулируют деятельность предприятия (направления, нормативы).
7.Коммерческие контракты, договора.
Эти документы являются основными документами предпринимательской деятельности. Финансовые документы (гр.4) к ОРД не относятся т. к. специфика их обработки особая.
Такие документы группы ОРД, как:
приказы
распоряжения обрабатываются аналогично:
решения
Приказ: ПРИКАЗЫВАЮ
Распоряжение: ПРЕДЛАГАЮ, / ОБЯЗЫВАЮ
Решение: РЕШИЛ, РЕШИЛИ
Издаются так:
1) распоряжения – по оперативным административно-хозяйственным вопросам (руководитель или его ЗАМ)
2) решение – по производственным вопросам (коллегиальный орган: собрание общее, совет директоров).
Большинство документов ОРД оформляются, по однотипной схеме. Здесь надо применять образец – формуляр.
Общее: оформляющая часть.
Отмечаются:
1) заголовочные части внутренних и внешних документов
2) форма изложения и структура текста различаются.
Приказы по основной деятельности и решения и распоряжения.
Приказ является одним из основных документов предприятия.
Нормативный документ издается директором (издается для решения производственных вопросов или вопросов, связанных с персоналом предприятия).
Приказы по основной деятельности. Решения и распоряжения.
· организация работы предприятия
· финансирование
· планирование
· отчетность
· снабжение
· реализация готовых продуктов
Стадии подготовки приказа:
· изучение существа вопроса
· сбор нужных сведений
· подготовка проекта приказа
· согласование проекта приказа
· подписание руководителем
Проект готовят специалисты предприятия по поручению директора.
Реквизиты:
1) название вида документа, дата (подписания), номер (годовая нумерация, с №1).Нумерация приказов по основной деятельности и по личному составу ведется отдельно.
2) заголовок (вопрос: о чем?)
3) текст приказа делится на 2 части:
а. констатирующая (основание издания приказа). Основания могут быть такие:
· нормативные документы вышестоящих органов
· решение: совета директоров, общего собрания акционеров
· производственная необходимость
б.
· распорядительная часть содержит:
· слово “ПРИКАЗЫВАЮ”
· “кому” (исполнителю или структурному подразделению)
· “до какого числа” (срок исполнения) (если необходимо, или опускается).
Оформление текста:
1).
· делится на пункты, если поручений несколько
· каждый пункт – с красной строки
· в последнем пункте – указывается ответственный за исполнение приказа
2). При необходимости данным приказом мощно отменить изданные ранее приказы, решения, распоряжения.
3). Приказ может вводить в действие новые документы (инструкции, правила, распоряжения). Их оформляют в виде приложения к приказу.
На приложении: в правом верхнем углу ставится текст:
ПРИЛОЖЕНИЕ к ПРИКАЗУ ДИРЕКТОРА “ТИРАЭТ” от 1.03.11г. №7.
4). После составления текста приказа его необходимо: согласовать, подписать
Согласование: с главным бухгалтером, с ведущими специалистами, с юристом и др.
Подписание: руководитель или его зам (кто имеет право).
Приказ вступает в силу с момента его подписания или с даты, указанной в тексте приказа.
Секретарь обязан:
· ознакомить с ним сотрудников
· вывесить один экземпляр на доске объявления
· раздать исполнителям копии приказа 9если это необходимо)
· собрать визы (если необходимо) (слово “ознакомлен” на обороте листа или внизу на листе).
Протоколы.
Этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, совещании, заседании, заседании совета директоров (если коммерческое предприятие).
1)подготовительная работа ведется перед заседанием:
· раздается информационный материал, где освещаются вопросы, которые будут рассматриваться.
3) протокол ведется во время заседания (стенография, диктофон) записываются выступления участников.
4) полные, краткие протоколы: по полноте освещения хода заседания
Полный протокол:
Бланк: на бланке для внутренних документов, на чистом листе бумаги (на нем следует указать наименование предприятия).
Реквизиты: (идут далее)
вид документа, дата, номер, заголовок.
Номер – ведется с начала года
Дата – день проведения заседания
Заголовок – указать здесь название коллегиального органа
Пример: ПРОТОКОЛ №х от хх.хх. хх заседания Совета директоров
Реквизиты (продолжение).
Текст: часть 1 – вводная; часть 2 – основная.
Вводная часть: реквизиты:
· ПРЕДСЕДАТЕЛЬ – ФИО
· СЕКРЕТАРЬ – ФИО
· ПРИСУТСТВОВАЛИ – ФИО (всех присутствующих в алфавитном порядке).
Если число присутствующих > 10, то указывают их общее кол-во.
ПОВЕСТКА ДНЯ – содержит обсуждаемые вопросы:
каждый пункт нумеруется, записывается с новой строки, отвечает на вопрос “о чем?”
Основная часть: состоит из разделов, составляющих повестку дня.
Схема построения каждого раздела:1) СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
2)после символа “: « на следующей строке с абзаца пишутся:
· ФИО выступавших
· далее тире
· затем, после тире, краткое изложение текста выступления.
а) если в ходе выступления или обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы и ответы на них (кратко, лаконично).
3) постановление (решение) в протоколе указывается полностью, т.к. это наиболее важная часть в документе.
Схема построения текста постановления: аналогично распорядительной части приказа.
В кратком протоколе указывается только:
· рассматриваемые вопросы
· ФИО выступавших
· принятые коллективные решения
· НО по указанию председателя некоторые выступления могут быть изложены полностью.
4) Протокол подписывается: председателем, секретарем.
5)к протоколу подписываются: представленные материалы: справки, докладные и т.п.
Решения заседания доводятся до сотрудников в виде:
а) копия самого протокола
б) выписка постановления
в) издание распорядительных документов на его основании.
Хранение протоколов: не < 10 лет
могут в архив передаваться.
Акты.
Составляются несколькими лицами. Подтверждают факты, события. Много разновидностей, т.к. составляются они в разных ситуациях:
· прием договорных работ
· инвентаризации
· прием – передачи и др.
Составляются комиссией: постоянно действующая или назначенная руководителем.
Бланки: если внутренний документ, то бланк общий, если внешний документ, то бланк фирменный.
Часть вводная: указывает основание его составления (факты, события, указание руководителя, ссылка на другой документ).
Затем состав комиссии:
· ФИО председателя
· ФИО членов комиссии (по алфавиту)
· ФИО присутствующих
Допустимо в акте: заголовок, гриф секретности.
Часть основная:
· цели и задачи
· существо проведенной работы
· результаты работы.
Подписи: председателя комиссии, члены комиссии.
Если юридически важные акты нужно: утверждение руководителя, печать для завершения.
Коммерческие акты – особая группа:
· типографский бланк типовый нельзя использовать: исправления, подчистки, помарки.
· все дополнения, исправления оговариваются 2-мя сторонами.
· подписи двухстороние.
Докладные записки.
· адресуются руководителю
· излагается какой-то вопрос с выводами и предложениями.
· необходимость:
· о чем-то поставить в известность
· поддать предложения о чем-то.
· способ составления: вручную, ПЭВМ, машинка печатная.
· порядок оформления: заголовок, текст (часть 1 – повод составления, часть 2 – выводы и предложения).
· подписи: внутренние докладные записки – подпись автора; внешние – подпись руководителя.
· дата: дата подписания.
· срок хранения: по основной производной деятельности предприятия – 5 лет; остальные – по внутреннему порядку на предприятии.
Контракты.
Это основной документ во взаимоотношениях между организациями.
Это есть соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, цены, права и обязанности.
Этапы формирования:
a) предложение заключить контракт: направляется оферта (содержит условия предлагаемой сделки): здесь проект контракта.
b) принятие предложения другой стороной, т.е. согласие (называется акцептом) один экземпляр возвращается стороне, приславшей проект.
c) обмен документами, почтой, телеграмма, факс и т.д.
При составлении нужно:
· излагать все конкретно
· юридически граммотно составлять
· составные части документа:
a) название вида и заголовок (чего? о чем?)
b) дата, место составления, номер
c) наименования сторон (фирм) (полно или кратко)
d) предмет контракта
e) условия и сроки исполнения
f) условия оплаты, сроки оплаты, порядок расчетов
g) порядок сдачи – приема выполненных работ
h) ответственность обеих сторон + санкции за невыполнение условий
i) гарантии, страхование
j) переход права собственности и риски
k) порядок разрешения споров
l) юридические адреса сторон (полные)
m) подписи должностных лиц (ФИО, должность, расшифровка подписи, дата подписания).
n) печати фирм – контрагентов
· Срок хранения:
· с иностранными фирмами 10 лет
· внутри государства – 3г.
Устанавливается после проведения по ним ревизии.
Служебные письма. Факсы.
Это деловая переписка. Относится к основным документам предприятия.
Письма.
Это общее название различных документов, пересылаемых по почте.
По содержанию и назначению делятся на:
· инструкционные (письма)
· гарантийные (запросы)
· информационные (приглашения)
· рекламные (извещения)
· рекламационные
· коммерческие
Инструкционные (директивные):
1) от вышестоящих органов власти и управления
2) содержат рекомендации, указания.
Гарантийные: гарантии по конкретным вопросам.
Информационные: события, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные: товары и цены их, услуги.
Коммерческие: при составлении контрактов здесь: предлагаемые услуги по контракту, рекламации и ответы на них и т.п.
Рекламационные (претензионные): требования возмещения убытков в нарушение договора другой стороной. Обязательно к рекламационному письму приложить документ, который подтверждает рекламацию.
Кредитные (при работе с иностранными партнерами): требование предоставления гарантийного письма из банка об оплате услуг.
Запросы: просьба разъяснить факт, событие. Побуждает дать ответное письмо. Возможны сопроводительные письма. Здесь посылается документ, который сопровождает основной документ. Даются указания, сроки.
Бланки: д./писем: специальный бланк для писем и факсов.
Реквизиты: а) заголовочная часть дата, номер + индекс, ссылка на входящий документ (номер + дата)
б) адресат: фирма, структурное подразделение, должность, ФИО, почтовый адрес.
если адресатов несколько:
если не >4-х: сначала основной адресат, затем другие (их адреса полные).
Если>4-х: составляется список адресатов, на каждом экземпляре – только 1-н адресат.
в) если письмо направляется в дополнение к посланному ранее письму, то следует указать сноску на него.
г) текст: лаконичный, последовательный, убедительный, конкретный, объективность фактов событий, полнота + краткость + ясность.
Вводная часть: причины, побудившие к составлению письма. Ссылки на факты, даты, документы.
Часть 2: формулировка основной цели (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).
Допускается для концентрации внимания адресата (получателя) менять местами логические части текста.
В деловых письмах характерна повторяемость одних и тех же оборотов, их надо усвоить и можно тогда легко составлять любые письма.
Часто распорядительные обороты в разных типах писем рассматриваем на практике.
д) Подписи:
· по финансовым вопросам: руководитель + главный бухгалтер.
· гарантийные, имеющие юридические и финансовые последствия: заверить печатью.
Деловые письма с иностранцами оформляются по международному стандарту: определенные реквизиты, их четкое расположение, бланк с полями 2,54мм.=1дюйм, подробнее – на практике.
Факсы.
По телефонным каналам передают, принимают (телефаксограммы называются).
· оперативно
· любые виды документов и приложения к ним (графики, фото таблицы и др.)
· оформление: обычное деловое письмо (требования те же); дополнительные данные: данные самого аппарата (код отправителя, № аппарата, дата + время передачи, количество страниц).
· отправитель должен получить подтверждение от получателя, что информация принята (код фирмы – получателя и + данные его факса и т.п.). Слово “ОК” – обязательно!
· Срок хранения писем, факсов: внутренние – 3 года; с иностранцами – 10 лет.
· Факсограммы желательно копировать.
Должностные инструкции.
Это составная часть организационных документов. Они определяют обязанности права, функции сотрудников. На основе Д.И. составляется трудовой контракт с сотрудником. В конфликтных ситуациях рассматривают тр.к. - кт + Д.И.
Д.И. разрабатывает инспектор кадров или ведущий специалист.
Д.И. согласовывается с юристом.
Д.И. подписывает руководитель предприятия.
Любые изменения в Д.И. вносятся приказом руководителя.
Основные разделы Д.И.:
I. общие положения
II. функции
III. должностные обязанности
IV. права
V. ответственность.
Общие положения устанавливают:
· область деятельности специалиста
· порядок его назначения и снятия с должности
· квалификационные требования
· подчиненность специалиста
· должностные лица, которыми он руководит.
· указывается нормативные документы, которыми он руководствуется в работе
Функции: указ, основные направления его деятельности.
Должностные обязанности: конкретные виды работ, которые должен выполнять специалист.
Права: права, которые имеет специалист при выполнении своих обязанностей.
Ответственность: за что конкретно несет ответственность данный специалист.
Дополнительный раздел: регулировка трудовых отношений между должностными лицами, круг служебных связей специалиста, порядок предоставления отчетов, планов и др.
Срок хранения – 3 года после ввода в действие новых Д.И.
Справки.
Это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
Справка выдается по просьбе сотрудника. При необходимости указывают должность, квалификацию, время работы, заработную плату. типовые справки, бланки можно создать на своем предприятии (с трафаретом).
Схема формирования:
1) в начале: ФИО (полностью) лица кому дана справка – именительный падеж.
2) правый верхний угол: место, куда подается справка
3) реквизиты: дата подписания + регистрационный номер (если есть регистрация)
4) количество зкземпляров =1 – если не касается производства; =2, если по производственному вопросу.
составитель
a.
- руководитель
Допустимо несколько разделов в справке:
· по разным вопроосам
· каждый с новой строки, абзаца оформить в виде таблицы.
Если кол – во экземпляров спрравки = 2, то один – получателю, второй – подшить в дело.
Телефонограммы.
Это документ по оперативным вопросам, передается по телефону, записывается получателем.
Реквизиты:
· наименование фирмы
· название вида документа
· дата + время передачи, приема
· адресат
· текст
· подпись
· должность + ФИО передающего, принявшего
· № телефона фирмы передающей, принявшей.
Телефонограммы составляет секретарь или другой специалист по указанию руководителя: бланк – А5 или типовый спец. бланк по предприятию.
Текст: лаконично, кратко, четко, точно (дата, время, вопросы).
Требуется подпись руководителя.
Если в несколько фирм передается то, прилагается список- кому (№ тел.)
Порядок передачи (правило):
1) сооющить наименование своей фирмы, № тел., вид документа, передать текст
2) после передачи записать: должность, ФИО принявшего телефонограмму, № телефона, дата, время передачи.
Порядок приема (правило):
записать название фирмы, № телефона, текст, должность, ФИО лиц, подписавших и передавшего лица, дата + время приема.
Во избежение неточностей в приеме текста его следует повторить, указав все знаки препинания. Хорошо регистрировать телефонограммы в журнал. При работе с иностранными фирмами – это обязательно. Срок хранения телефонограммы – не> 1 года.
Доверенности.
Это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятие или частное лицо).
Назначение этого документа: представлять интаресы доверителя перед третьим лицом.
Виды доверителей:
a) оформительные (выданны предприятием)
b) личные (выданны физическим лицом).
1. Официальные: на совершение каких-либо сделок, получение денег, материальных ценностей и т.п.
Реквизиты: наименование предприятия, его юридический адрес, название вида докумета, дата, индекс + номер, текст, подписи должностных лиц, печать предприятия.
Текст: в тексте должны быть указанны:
· должность + ФИО + паспортные данные доверенного лица
· наименование организации, где это действие будет произведенно
· вид действия
· образец подписи доверенного лица
· срок действия доверености.
Бланк: специальный.
Подписи: финансовые доверенности: руководитель + гл. бухгалтер.
2. Личные (от лица-доверителя): получение зарплаты, пенсии и т.п.
Реквизиты:
· название вида документа
· дата
· текст (с указанием доверителя, доверенного лица, вида действия)
· подпись и расшифровка подписи доверителя
· подпись должностного лица, заверившего документ.
· печать организиции, где работает доверитель
Срок действия доверенности:
· если не указан, то не >1 года
· иначе указан в документе
Срок хранения 3 года.
Тема: Документы по личному составу.
КЗОТ РФ – комплекс законов о труде – им регулируются отношения между работником и трудовым коллективом, предприятием.
На основании статей КЗОТа на предприятии устанавливают единый порядок оформления приема, перевода, увольнения сотрудников.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).
Перечень документов:
· трудовые контракты (договора) [предприниматель+работник]
· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе)
· трудовые книжки
· личные карточки, форма Т2
· личные дела
· лицевые счета по зарплате.
ДЛС – наиболее важные документы на предприятии.
Оформлять и вести их надо тщательно, аккуратно, хранить строго в течение нужного срока (т.к. нужно выдавать справки бывшим сотрудникам по их траьованию).
Помнить: все сведения ДЛС о каждом работнике конфинденциальны.
1) Прием на работу (схема):
Трудовой контракт
Приказ о приеме запись в трудовую книжку
личная карточка Т2 или личное дело
лицевой счет по зарплате
Трудовой контракт – наиболее важный документ.
На основе приказа о приеме идет оформление личных документов.
Копии приказа личное дело
бухгалтер
табличный номер + лицевой счет по зараб. плате.
2) Нормативные (схема)
Заявление работника.
Приказ об увольнении запись в трудовой книжке
запись в личной книжке Т2 или личном деле
Копия приказа личное дело
бухгалте. (полный расчет).
3) Перевод (схема)
Приказ по ЛС о переводе на др. должность
запись в лицевом счете по заработной плате
запись в личной книжке Т2 или в личном деле
запись в трудовой книжке.
Копии приказа бухгалтер (оклад + изменения по заработной плате)
личное дело
Трудовые контракты.
Этот документ фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Стороны трудового контракта: 1 – предприятие (работодатель); 2 – работник (контрактант).
Заключается в письменной форме: это повышает силу действия контракта.
В трудовом контракте необходимо указать главное:
· место работы (конкретный адрес предприятия)
· конкретную работу, которую должен выполнять работник согласно своей квалификации
· дата начала, конца работы: в срочных трудовых контрактах
· оплата труда
· обязанности предприятия по обаспечению охраны труда
· возможны дополнитальные условия (испытанный срок, дополнительный отпуск).
|
|
совместителей
основное место работников
· обязанности работника в соответствии с той должностью, на которой он принят
· условия: основания увольнения, дисциплинарные взыскания, введение материальной ответственности (кроме тех, что указаны стр. 121 КЗОТ РФ).
· оклад, надбавки, доплаты.
· кол-во экземпляров = 2 (проедприятию, работнику)
· подпичси: руководитель предприятия + работник
· печать обязательно.
· срок хранения: - 75 лет, если нет приказов по личному составу; 5 лет – после увольнения работника при наличии приказа.
Приказы по личному составу.
Ими оформляются: прием, увольнение, перевод сотрудников.
Заключение трудового контракта не исключает издания приказа на прием на работу.
Приказ личного состава:1) группируются в отдельное дело
2)имеют самостоятельную нумерацию
3) к номеру добавляется индекс “л/с”
4) оформляются на бланкахдля внутренних документов.
В заголовке: о переводе на другую рабпту, о приеме на работу ФИО, об увольнении ФИО.
5) могут составляться на несколько человек: здесь можно и об увольнении и о приеме, но на каждого сотрудника отдельным пунктом оформляется.
Приказы по личному составу обьявляются работнику под расписку: эта отметка проставляется в самом приказе по личному составу ниже подписи и визы.
Текст: “с приказом ознакомлен”.
Срок хранения приказа по личному составу – 75 лет.
приказ личного состава: прием, увольнение, переводы, тарификация, отпуск и т.п.
На предприятиях разработанны типовые бланки приказов личного состава.
Трудовые книжки. Личные карточки Т2. Личные дела.
Все эти виды документов относятся к группе по личному составу (ДЛС).
Трудовые книжки ведутся на всех предприятиях, независимо от форм собственности.
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж человека.
При приеме на работу представляется трудовая книжка.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, и заполняется в его присутствии.
Типичный лист: ФИО – полностью (без сокращений); дата рождения – полностью; сведения об образовании (основание – аттестат, диплом или другой документ); подпись работника о/к, выписавшего трудовую книжку; печать предприятия, подпись работника.
Запись в трудовую книжку на последующих листах начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Все записи – в точном соответствии с приказами (прием, перемещение, увольнение и т.п.).
Запрещено: исправления, зачеркивания, помарки. В случае необходимости исправления все подтверждаются подписью должностного лица и печатью. Если в трудовой книжке не хватает места для записей, заводится вкладыш к ней (он вшивается в трудовую книжку).
При увольнении трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения.
· Хранятся трудовые книжки в сейфе в о/к.
· Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не <50 лет.
Личные карточки ф. Т-2.
Это основной документ по учету персонала предприятия. Заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.
Записи в личной карточке делаются на основании всех документов, представленных работником:
· паспортные денные
· домашний адрес + телефон
· данные об общем и непрерывном стаже
· сведения о воинском учете (военный билет)
· все сведения о перемещении сотрудника
· отпуска все
· дата + причина увольнения.
Все записи делаются с указанием номеров приказов + дата приказа.
Записи: четко, без исправления и помарок.
Личная карточка заводится работником о/к или секретарем – референтом.
· Хранятся личные карточки в сейфе отдельной картотекой в алфавитном порядке, в доном экземпляре.
· На уволенных работников личные карточки собираются в отдельное дело по алфавиту (по первым 3-м буквам фамилий)
· Перед сдачей в архив все личные карточки нумеруются, на них составляется внутренняя опись.
· Срок хранения личной карточки Т-2 -75 лет.
Личные дела.(Л.Д.)
Личное дело (досье) – это совокупность документов, содержащих сведения о работнике.
Л.Д. могут заводится на всех сотрудников предприятия, но обычно только на руководителей и на ведущих специалистов, а на остальных работников – л.к. т-2.
Этот вопрос предприятие само решает, как считает нужным.
В состав Л.Д. входят такие документы:
· опись документов, имеющихся в Л.Д.
· анкета или личный листок по У.К.
· автобиография или резюме
· копии документов об образовании
· копии документов об утверждении в должности
· характеристики и рекомендации
· трудовой контракт (договор)
· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении.
· дополнение к личному листку указов
· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
В Л.Д. могут быть внесены списки изобретений, научных трудов и др.
Запрещено требовать от работника документы, не предусмотренные законодательством.
Л.Д. заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, по мере их поступления, подшиваются в скоросшиватель. Сверху на папке пишут полностью ФИО работника.
· Хранятся Л.Д. инспектором о/к и секретарем-референтом в сейфе.
· Выдаются Л.Д. только во временное пользование определенным должностным лицам.
· Изменения в Л.Д. вносятся только ответственным работником, ведущим эти дела.
· Л.Д. на уволенных работников передаются в архив, срок хранения – 75 лет.
СОСТАВ И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ
РАСПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ
В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:
1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме на работу, направление или представление;
3) анкета или личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании;
6) харакреристики;
7) выписки пз приказов (о приеме, перемещении, увольнении);
8) дополнение к личному листку по учету кадров;
9) дополнение к личному делу по учету поощрений;
10) справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Московский городской комитет
По народному образованию
ОТДЕЛ КАДРОВ
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
№_______
Зои Сергеевны Боровицкой
ПРАВИЛА ПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫМ ДЕЛОМ:
1. Личное дело, взятое из отдела кадров, хранится наравне с документами для служебного пользования.
2. Не допускается:
задерживать личное дело более 3 дней;
выносить личное днло из здания управления.
3. При полбзовании личным делом воспрещается:
производить какие-либо исправления записей в личном деле или вносить в него новые;
извлекать из личного дела документы, а также помещать в него новые.
Тема: Составление личных документов.
Документы личного характера составляются в случае необходимости персонального обращения к руководству предприятия или в государственные учреждения (просьбы, жалобы, ходатайства и т.п.).
Виды: заявление, автобиография, расписка, доверенность (личная), резюме.
Реквизиты обязательные: название вида документа, дата, подпись.
Текст – форма произвольная.
Заявление:
· содержит просьбу или предложение
· адресовано должностному лицу или организации.
Реквизиты: адресат, название вида документа, дата, адрес (кому), текст, подпись.
Есть типизированные бланки заявлений.
Резюме: содержит краткие сведения биографического характера, представляется при трудоустройстве в коммерческую фирму или в инофирму.
Реквизиты: название вида документа + дата + ФИО + должность + почтовый адрес претендента + номер телефона + текст + подпись.
Текст резюме содержит:
· персональные данные
· цель трудоустройства (какую именно работу и должность хотел получить претендент)
· образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы)
· опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и жат)
· дополнительная информация (ин. языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.)
· рекомендации (с фамилиями и телефонами).
Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме в хронологическом порядке описывает кратко этапы своей жизни и трудовой деятельности.
Запрещено: исправления и помарки.
Реквизиты:
· название вида документа
· текст (сведения о себе в хронологическом порядке)
· подпись
· дата
Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.
Реквизиты:
· название вида документа
· дата
· текст
· подпись лица, давшего расписку.
Текст содержит:
· ФИО + должность лиц, выдавших и получивших ценности
· перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках еще прописью с большой буквы)
· подпись лица, давшего расписку.
Доверенность (личная) – документ свидетельствует о предоставлении права доверенному лицу на совершения определенных действий или получение денежных, товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина).
Реквизиты:
· название вида документа
· дата
· ФИО лица, кому выдана доверенность
· содержание
· подпись доверителя
· подпись должностного лица, заверившего доверенность
· печать
Текст – произвольный. Бланк – произвольно.
Характеристика – официальный документ, его выдает администрация учреждения, предприятия. Содержит отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, учащегося.
Реквизиты:
· наименование вида документа
· должность + ФИО или на которое составляется характеристика
· год рождения + национальности
· образование
· текст
· должность лица, составившего характеристику
· его подпись
· расшифровка подписи
· дата.