Документация и инвентаризация

Первичное учетное наблюдение и регистрацию хозяйственных операций, происходящих на предприятиях, осуществляют путем сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации - документах.

Документ - это письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции или права на ее осуществление. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией.

Документы составляются на местах и на момент свершения хозяйственных операций и являются носителями первичной исходной информации бухгалтерского учета.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно - управленческое и экономическое значение.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или, если это почему-то невозможно, - непосредственно по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, от­ражающие достоверные данные. Документы могут заполнять­ся пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при по­мощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без по­марок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей цен­ностей, должны писаться прописью. Свободные строки долж­ны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласо­ванию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформля­ют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными сред­ствами, подписывают руководитель организации и главный бух­галтер или уполномоченные ими лица.

В первичные учетные документы можно вносить исправле­ния (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Движение учетных документов в организации с момента их составления до сдачи в архив называют документооборотом.Основные его этапы - составление документов, приемка и проверка в бухгалтерии, бухгалтерская обработка. При приеме документов в бухгалтерии осуществляется тройная проверка: по форме, по существу и арифметическая.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Они подвергаются группировке— по видам хозяйственных операций, по материально ответственным лицам и структурным подразделениям, по поступлению (приходу) или расходованию материальных ценностей и денежных средств.

Таксировка- это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении. Для проведения таксировки в документах проставляют цены и определяют денежные суммы.

Контировка (разметка)— это проставление в документах соответствующих корреспондирующих счетов для записи в конкретные регистры.

Разноска— это запись хозяйственных операций в соответствии с указанной корреспонденцией по бухгалтерским счетам (синтетическим и аналитическим).

После отражения показателей, содержащихся в документах, на счетах бухгалтерского учета их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив.

Инвентаризация – проверка фактического наличия активов организации в натуре.

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков.

При полной инвентаризации проверяются все виды активов хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких объектов учета (инвентаризация денежной налично­сти в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена мате­риально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, тре­бования аудитора, судебных органов и т. Д.).

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их прове­дения, перечень проверяемых объектов устанавливаются руководителем организации за исключением случаев, предусмот­ренных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгал­терской отчетности в Российской Федерации и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов. Прове­дение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годового отчета;

- при смене материально ответственных лиц;

-при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;

- при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.

Для проведения инвентаризации в организациях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществ­ляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой – материально от­ветственное лицо. На каждой странице описи прописью указыва­ются число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указываются количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземпля­рах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и матери­ально ответственным лицом.

Инвентаризационные описи после их надлежащего оформле­ния передают в бухгалтерию для сравнения фактического наличия объектов с данными бухгалтерского учета. Резуль­таты такого сличения – излишки и недостачи - отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию с отнесением сумм излишков на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».