Документация и инвентаризация
Первичное учетное наблюдение и регистрацию хозяйственных операций, происходящих на предприятиях, осуществляют путем сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации - документах.
Документ - это письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции или права на ее осуществление. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией.
Документы составляются на местах и на момент свершения хозяйственных операций и являются носителями первичной исходной информации бухгалтерского учета.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно - управленческое и экономическое значение.
Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или, если это почему-то невозможно, - непосредственно по окончании операции.
В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.
В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Движение учетных документов в организации с момента их составления до сдачи в архив называют документооборотом.Основные его этапы - составление документов, приемка и проверка в бухгалтерии, бухгалтерская обработка. При приеме документов в бухгалтерии осуществляется тройная проверка: по форме, по существу и арифметическая.
Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Они подвергаются группировке— по видам хозяйственных операций, по материально ответственным лицам и структурным подразделениям, по поступлению (приходу) или расходованию материальных ценностей и денежных средств.
Таксировка- это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении. Для проведения таксировки в документах проставляют цены и определяют денежные суммы.
Контировка (разметка)— это проставление в документах соответствующих корреспондирующих счетов для записи в конкретные регистры.
Разноска— это запись хозяйственных операций в соответствии с указанной корреспонденцией по бухгалтерским счетам (синтетическим и аналитическим).
После отражения показателей, содержащихся в документах, на счетах бухгалтерского учета их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив.
Инвентаризация – проверка фактического наличия активов организации в натуре.
Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков.
При полной инвентаризации проверяются все виды активов хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.
Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких объектов учета (инвентаризация денежной наличности в кассе).
Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т. Д.).
Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемых объектов устанавливаются руководителем организации за исключением случаев, предусмотренных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов. Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годового отчета;
- при смене материально ответственных лиц;
-при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;
- при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.
Для проведения инвентаризации в организациях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой – материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указываются количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.
Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию для сравнения фактического наличия объектов с данными бухгалтерского учета. Результаты такого сличения – излишки и недостачи - отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.
Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию с отнесением сумм излишков на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».