Основные принципы культуры официальной переписки

1. Самый общий принцип применения знаков этикета – это вежливость, доброжелательность. Кроме того, в деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер. Так, в цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, позволяющих адресанту (отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя в любой ситуации. Этикетные речевые формулы – закрепленные в языке способы выражения наиболее частотных и социально значимых коммуникативных намерений. Например: К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия…; Благодарим Вас за своевременный ответ.; Позвольте выразить признательность за участие в…; Считаем целесообразным принять участие…; Приносим свои извинения….

2. Обращение является обязательным элементом деловой переписки. Существуют определенные традиции, предписывающие формы обращения к незнакомым людям. В начале века были универсальными способами обращения гражданин и гражданка, во второй половине XX века большое распространение получили диалектные южные формы обращения по признаку пола – мужчина, женщина (дама, мадам). В настоящее время наблюдается многообразие форм обращения: Уважаемый господин Бобылев…; Уважаемый Алексей Степанович… В письмах к особо важным персонам (членам правительства, парламента, губернатору, мэру, заслуженным деятелям науки, известным общественным деятелям) принято использовать обращения: глубокоуважаемый, высокоуважаемый (Глубокоуважаемый Александр Васильевич!).

3. Применение синтаксических конструкций типа: Несмотря на предпринятые нами усилия…; Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… позволяет не нарушать таких принципов этикета, как вежливость и корректность. Использование вводных слов и сочетаний смягчает тональность отказа или выговора: к сожалению, надеемся, на наш взгляд, считаем.

4. В официальном общении, в том числе в деловой переписке, допустима только форма мн. числа личных местоимений 2 л. – Вы.

5. При формулировке просьб, запросов, предложений используется форма 1л. мн. ч. (представительское «мы»): Мы рады приветствовать вас…; Мы предлагаем свою продукцию…; Мы обращаемся к Вам с просьбой…

6. Основное требование, предъявляемое к официальному письму, – объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. Официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости. Не следует впадать и в другую крайность – выражение чрезмерной вежливости (Не откажите в любезности). В современной деловой корреспонденции нарушение этикета может проявляться в чрезмерной сухости: Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить. В данном случае адресант как бы не допускает возможности, что положение может быть не утверждено. Такой тон письма воспринимается как средство оказания давления на получателя с целью решения вопроса именно так, как планируется организацией-отправителем.

7. В деловой переписке имеет место тенденция избегать местоимения «я». Первое лицо выражается окончанием глагола.