Лекция 9. Базы и банки данных. Работа с СУБД MS ACCESS

Сохранение страницы

Создание новой страницы

Создание нового сайта

Для создания нового сайта нужно в меню File (Файл) выбрать пункт New (Создать) и затем команду Web (Сайт). Сайт может состоять из нескольких страниц связанных между собой с помощью ссылок в виде текста или навигационных кнопок.

 

Для создания новой страницы нужно в меню File (Файл) выбрать пункт New (Создать) и затем команду Page (Страница). В появившемся диалоговом окне на вкладке General (Общая) выберите макет создаваемой страницы и нажмите на кнопку Ok. Также, для создания пустой страницы можно щелкнуть по кнопке New Page (Новая страница) на стандартной панели инструментов.

Web-страница – это электронная страница, отформатированная специальным

образом для использования в WWW.

Для сохранения страницы нужно в меню File (Файл) выбрать пункт Save (Сохранить). Если страница сохраняется в первый раз, то появится диалоговое окно Save As.

 

Основные понятия баз данных

База данных (БД) - это структурированная совокупность взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, отражающая состояние конкретной предметной области и находящаяся под централизованным программным управлением.

По сути, БД - это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда операций с БД, в частности:

добавление новой информации в существующие файлы БД;

добавление новых пустых файлов в БД;

изменение (модификация) информации в существующих файлах БД;

поиск информации в БД;

удаление информации из существующих файлов БД;

удаление файлов из БД.

Объектом БД может быть предмет, вещество, событие, лицо, явление, абстрактное понятие. Объект БД – это нечто различимое и характеризуется набором значений некоторой совокупности атрибутов.

Основным назначением БД в первую очередь является быстрый поиск содержащейся в ней информации. При значительном размере БД ручной поиск, а также модификация содержащейся информации занимает значительное время. Использование компьютера для обработки БД устраняет перечисленные выше проблемы при поиске и выборке информации. В этом случае ее модификация осуществляются достаточно быстро и эффективно.

 

Информационно-логические модели данных

Для эффективной организации данных и адекватного отражения в базе предметной области на этапе разработки баз данных применяют информационные модели.

Моделирование как способ исследования систем состоит в том, что исследуемый объект заменяется его моделью, т.е. неким другим объектом, сохраняющим основные свойства реального объекта, но более удобным для исследований.

Так, например, при моделировании участка авторемонтного предприятия в ходе решения задачи учета основных средств необходимо учитывать состав и стоимость оборудования. А при решении задачи расстановки оборудования – его состав, размеры, нормы расстояний. Таким образом, степень детализации свойств объекта зависит от решаемой задачи.

Используется несколько моделей логической организации данных. Модель данных – это совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над ними.

Первоначально при автоматизированной обработке данных использовалась файловая организация: совокупность независимых, не связанных между собой файлов. Такая организация имеет ряд недостатков:

· дублирование данных;

· жесткая связь данных и прикладных программ:

· ограниченный контроль данных;

· недостаточные возможности управления данными.

Эти недостатки способствовали появлению специальных моделей БД. Такие модели являются совокупностью взаимосвязанных объектов. Связь двух объектов отражает их подчиненность.

В иерархических моделях данных любой объект может быть подчинен только одному объекту вышестоящего уровня. К достоинствам относятся: высокая скорость манипулирования данными и низкие затраты на реализацию БД. Недостатком модели является отсутствие математической основы построения модели, невозможность представления любой предметной области моделью, сложность обновления БД.

В сетевых моделях данных любой объект может быть подчинен нескольким объектам. Достоинствами модели являются более высокий (по сравнению с иерархическими моделями) уровень полноты и равнозначности данных, сравнительно невысокие затраты на реализацию БД. К недостаткам можно отнести отсутствие математической теории ее построения и сложность обновления.

 

 

Иерархическая модель Сетевая модель

 

Реляционная модель данных основана на математическом понятии "отношение" и является совокупностью простейших двумерных таблиц-отношений. Связи между двумя логически связанными таблицами устанавливаются по равенству значений одинаковых атрибутов таблиц-отношений. Такая модель поддерживается большинством систем управления базами данных (СУБД).

Элементами структуры данных реляционной модели являются:

· таблица;

· столбец;

· строка;

· ключ.

Таблица – это основной тип структуры данных реляционной модели. Структура таблицы определяется совокупностью столбцов. Столбец соответствует некоторому элементу данных и называется полем. Поле– это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной неделимой единице информации – реквизиту.

Логически завершенный набор значений полей образует строку или запись. Запись – совокупность полей, соответствующих логически связанным реквизитам. Запись является основной структурной единицей обработки данных и единицей обмена информацией между оперативной и внешней памятью.

Системы управления базами данных– это специальные программные средства, предназначенные для работы с файлами баз данных (файлами специального формата, содержащими информацию, структурированную заданным образом).

Современные СУБД позволяют хранить в виде файлов данные любых типов: числовые, текстовые, графические, звуковые, видео и прочие. Данные в базах хранятся в виде таблиц. Каждая таблица имеет структуру.

Структура таблицы определяется составом ее полей и их свойствами. Важнейшими свойствами полей являются: тип поля и размер поля. Для хранения разных типов данных используют поля соответствующих типов.

Данные, хранящиеся в таблице, можно изменять, удалять, сортировать, фильтровать, размножать и выполнять с ними другие операции.

Для автоматизации операций по работе с данными, в частности, для отбора нужных данных, применяют специальные объекты, которые называются запросами.

В СУБД Access запросы создают с помощью специального бланка запроса по образцу.

С помощью запросов на выборку производят выбор данных из базы, их обработку, выполнение итоговых вычислений и другие операции. По результатам работы запроса создается временная результирующая таблица.

На основе результирующей таблицы, можно создавать новые таблицы или изменять существующие. Для этого служат запросы на изменение.

Для ввода данных в таблицы или для просмотра данных в наглядной форме служат специальные объекты, называемые формами. Формы – экранные объекты.

Структура форм состоит из разделов и элементов управления. Проектирование формы состоит в размещении элементов управления на бланке формы и в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание форм можно выполнять автоматически (автоформы), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора). Размещение элементов управления на бланке формы автоматизировано. В большинстве случаев при создании нового элемента запускается программа-Мастер, с помощью которой происходит настройка свойств элемента управления.

Для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых таблиц или из результирующих таблиц, полученных по результатам работы запросов, служат специальные объекты – отчеты.

Отчеты отличаются от форм тем, что предназначены не для ввода данных, а только для вывода, а также тем, что создают не экранные, а печатные документы.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элементов управления. Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание отчетов может выполняться автоматически (автоотчеты), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основными объектами базы данных. Их разрабатывает разработчик базы. Пользователь базы использует эти объекты без вмешательства в их структуру.

Разработчик базы данных имеет также два типа дополнительных объектов: макросы и модули. Эти объекты создают в тех случаях, когда стандартных средств управления базой данных оказывается недостаточно для выполнения операций, необходимых заказчику системы. С помощью макросов создают макрокоманды, упрощающие наиболее утомительные операции с базой, а с помощью модулей, написанных на языке программирования Visual Basic, создают программные процедуры для выполнения нестандартных операций.

СУБД Microsoft Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы данных. Эти средства можно классифицировать как:

• ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);

• автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);

• автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов.

Соотношения между этими средствами понятны: ручные средства являются наиболее трудоемкими, но обеспечивают максимальную гибкость; автоматизированные и автоматические средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими. Методической особенностью изучения программы Microsoft Access является тот факт, что в учебных целях для создания разных объектов целесообразно пользоваться разными средствами:

1. при разработке учебных таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора. Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует освоению понятий и методов работы;

2. при разработке учебных форм, отчетов и страниц доступа наоборот лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами, так как для этих объектов большую роль играет внешний вид. Дизайн этих объектов весьма трудоемок, поэтому его лучше поручить программе, а студентам сосредоточиться на содержательной части работы.

 

Работа с таблицами

Создание таблиц. Работа с любыми объектами начинается с окна База данных. На левой панели данного окна сосредоточены элементы управления для вызова всех семи типов объектов программы. Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы.

На правой панели представлен список таблиц, уже имеющихся в составе базы, и приведены элементы управления для создания новой таблицы. Чтобы создать таблицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме Конструктора.

Окно Конструктора таблиц фактически является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. В первом столбце вводят имена полей. Если свойство Подпись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца будущей таблицы. Тип для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка – скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на поле бланка. Это надо иметь в виду – в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов управления, которые не отображаются, пока ввод данных не начат.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию, а можно и не трогать.

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

Если первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более полей). Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню. Групповое выделение выполняют при нажатой клавише SHIFT щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных. Оттуда ее и можно открыть в случае необходимости.

Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей – только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TAB. Переход к очередной записи выполняется после заполнения последней ячейки.

В нижней части таблицы расположена Панель кнопок перехода. Ее элементами управления удобно пользоваться при навигации по таблице, имеющей большое число записей.

Если данные не всегда умещаются в ячейках таблицы, то следует изменить ширину столбцов методом перетаскивания их границ. Удобно использовать автоматическое форматирование столбцов «по содержимому». Для этого надо установить указатель мыши на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), дождаться, когда указатель сменит форму, и выполнить двойной щелчок.

Это общесистемный прием Windows, и им можно пользоваться в данной программе, как и во многих других.

После наполнения таблицы данными сохранять их не надо – все сохраняется автоматически. Однако если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений.

Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.

Если на этапе проектирования базы данных была четко разработана структура таблиц, то создание таблиц с помощью Конструктора происходит очень быстро и эффективно. Даже без использования автоматизированных средств создание основы для достаточно крупных проектов происходит в считанные минуты – это ценное свойство СУБД Microsoft Access, но оно реализуется при непременном условии тщательной предварительной подготовки.

Создание межтабличных связей. Если структура базы данных продумана заранее, а связи между таблицами намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется очень просто. Вся необходимая работа происходит в специальном окне Схема данных и выполняется с помощью мыши. Окно Схема данных открывают кнопкой на панели инструментов или командой Сервис / Схема данных (если в меню Сервис не видно соответствующего пункта, следует раскрыть расширенную часть меню).

Образовавшаяся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом). У связи два основных назначения. Первое – обеспечение целостности данных, а второе – автоматизация задач обслуживания базы. Представим себе, что в таблице Клиенты, где каждый клиент уникален, кто-то удалит запись для одного из клиентов, но не сделает этого в таблице Заказы. Получится, что согласно таблице заказы некто, не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный код, делал заказы. Узнать по коду, кто же это был на самом деле, будет невозможно – произошло нарушение целостности данных.

В данном случае владелец базы может применить три подхода: либо вообще ничего не делать для защиты целостности данных, либо запретить удаление данных из ключевых полей главных таблиц, либо разрешить его, но при этом адекватно обработать и связанные таблицы. Вручную сделать это чрезвычайно трудно, поэтому и нужны средства автоматизации.

Связь между таблицами позволяет:

• либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;

• либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Для настройки свойств связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт Изменить связь – откроется диалоговое окно Изменение связи. В нем показаны названия связанных таблиц и имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных.

Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны – в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице.