Примеры использования некоторых ОК в бухгалтерском учете
ОКУД (ОК управленческой документации), каждому унифицированному документу соответствует свой код, например:
| ОКУД | Наименование бухгалтерского документа |
| 07 00 001 | Бухгалтерский баланс (форма1) |
| 03 15 003 | Приходный ордер |
| 03 15 007 | Накладная на отпуск материалов на сторону |
| 03 10 002 | Расходный кассовый ордер |
ОКПО (ОК предприятий и организаций), называется регистрационным номером; присваивается органами статистики при регистрации организации.
ОКВЭД – (ОК видов экономической деятельности) содержит пять признаков; соответствует международному классификатору.
ОКОПФ - код организационно-правовой формы, означает принадлежность к различным формам собственности.
ОКЕИ (ОК единиц измерения) например, для бухгалтерского баланса, составляемого в тыс.руб., означает «384».
Для оформления платежных документов используются дополнительные коды:
ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, десятизначный, означает принадлежность предприятия к территории (региону), номер налоговой службы и порядковый номер налогоплательщика.
БИК – банковский идентификационный код, девятизначный, означает принадлежность предприятия к государству, территории; номер учреждения Банка России, в котором обслуживается коммерческий банк; номер регистрации кредитного учреждения в учреждении Банка России (РКЦ), номер корреспондентского счета банка.
Код лицевого счета – включает 11 признаков и от 20 до 25 знаков.
Отраслевые классификаторы - имеются в виду коды, единые для бухгалтерского учета во всех организациях и предприятиях: коды синтетических счетов и субсчетов, коды видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, категорий налогоплательщиков и др. Как, правило, отраслевые классификаторы представлены в типовых проектах компьютерной обработки учетных задач.
Локальные коды (индивидуальные) составляются на номенклатуры, характерные для конкретной организации; разрабатываются при внедрении программного продукта. Локальные коды могут быть как едиными для всех подразделений предприятия, так и используемыми только в бухгалтерском учете.
Пример построения кода рабочего плана счетов (РПС).
Коды РПС строятся в результате добавления к основному синтетическому счету дополнительных разрядов, количество которых определяется конкретной машинной программой.
Наиболее простой вид двухуровневого РПС:
| ХХ | ХХ…Х | ||||
| Синтетический счет | Субсчет | ||||
| 2 знака | 1-8 знаков |
Например: 90 счет - продажи
90-1 – означает выручку
90-2 – означает себестоимость продаж
90-3 – налог на добавленную стоимость.
Трехуровневый РПС предусматривает добавление к основному синтетическому счету и субсчету кода аналитического учета.
Например:
| ХХ | Х | ХХ…Х | |||||
| Синтетический счет | субсчет | Аналитический счет |
Значность аналитического кода разная в разных машинных программах. Количество группировочных признаков в нем также может быть разным. Например: в счете 90-1 (выручка) в качестве аналитического счета могут выступать: регион, клиент, товары:
90 1 15 128 0864
счет субсчет регион клиент товар
аналитический счет
Выделение группировочных признаков в РПС позволяет автоматически сформировать различные аналитические сводки. В системах ERP вводятся аналитические измерения, позволяющие организовать хранилище данных, используемое для осуществления OLAP – технологий.
Технология работы бухгалтера с классификаторами и кодами заключается в следующем. При приобретении (установке) программы сначала необходимо откорректировать справочники, содержащиеся в программе (план-счетов, РПС, нормы амортизации, ставки налогов и т.п.). Далее следует составить локальные классификаторы и загрузить их в компьютер.Как правило, все справочники компьютерной программы ориентированы на определенные балансовые счета. Например, справочник материалов – на счет 10 (материалы); справочник поставщиков – на счет 60 (расчеты с поставщиками и подрядчиками) и т.п. Увязка бадансовых счетов и справочников обеспечивает программную реализацию выполнения автоматической проводки первичного учетного документа.
Классификаторы в бухгалтерской работе на практике, используются в основном, в двух случаях:
1. для заполнения справочников в программе, используемых в дальнейшем для автоматического составления первичных документов;
2. для ручного проставления кодов в первичных документах (при ручном способе их составления).
б) Учетная документация
Учетные документы строятся в соответствии с ГОСТом на унифицированную систему документации (УСД), изучаемую в курсе «Информационные системы в экономике».
В бухгалтерском учете документация строится на основе единых нормативных положений Министерства Финансов РФ и органов статистики. В соответствии с постановлением «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях, независимо от форм собственности, унифицированных форм учетных первичных документов» с 1 января 1999 г. действует единая документация по расчетно-финансовым операциям, учету основных средств и НМА, учету труда и его оплаты, учету материалов. С 1 января 2001 г. введены единые правила ведения журналов учета и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.
Первичный учетный документ – письменное распоряжение, отражающее факт совершения хозяйственных операций.
В бухгалтерском учете действуют следующие виды документов:
• типовые межотраслевые;
• типовые отраслевые;
• индивидуальные;
• единачя документация для малых предприятий.
Основной формой вывода бухгалтерской информации являются различные сводки, группировки, которые подразделяются на внутренние, используемые для принятия управленческих решений внутри предприятия и организации и внешние, предоставляемые различным организациям.
Составление внутренней отчетности предусмотрено всеми компьютерными программами по бухгалтерскому учету. Это стандартные отчеты, содержащие бухгалтерские итоги за определенный период по синтетическим и аналитическим счетам (оборотно-сальдовые ведомости по счетам, главная книга, журналы-ордера по счету и др.). Кроме того, это специализированные данные по каждому участку бухгалтерского учета (кассовая книга, платежная ведомость и др.).
Внешняя отчетность – это бухгалтерская, налоговая, статистическая и др. отчетность, предоставляемая в различные организации: налоговую службу, пенсионный фонд, органам статистики, фонду медицинского страхования, вышестоящим организациям и др. Состав форм, отчетности, как правило, единый для всех организаций. Составление бухгалтерской и налоговой отчетности предусмотрено компьютерными системами бухгалтерского учета. Начиная с 1996 г. предоставление отчетности в эти организации, включая пенсионный фонд, осуществляется на магнитных носителях (дискетах) с дублированием отчетности на бумажных носителях.
Начиная с 2000 г. наступает новый этап в представлении бухгалтерской и налоговй отчетности через Интернет в соответствии с нормативной базой:
1. Федеральный закон от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи»;
2. Федеральный закон от 27.07.2006 г. «Об обязательном представлении отчетности в электронном виде для всех хозяйствующих субъектов численностью работающих более 250 человек (с 1 января 2007 г.), а с 1 января 2008 г. – более 100 человек.
При передаче отчетности в электронном виде через Интернет решаются проблемы установки электронных форматов, каналов связи, технологии передачи информации, защиты информации и электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Примеры программных продуктов, обеспечивающих передачу отчетности через систему Интернет:
• такском-Спринтер (TAXCOM) – Санкт-Петербург;
• контур-Экстерн (СКБ «Контур») г. Екатеринбург.
Некоторые автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета конвертируют формы бухгалтерской и налоговой отчетности для отправки в контролирующие органы через Интернет, однако эта проблема до конца не решена.
В 2006 г. передачей отчетности через Интернет пользовались сотни тысяч организаций и можно говорить о стабильности этой технологии в России.
в) база данных
Основу внутримашинного ИО составляет база данных, хранилище данных. Теоретические основы базы данных изучаются в курсе «Информационные системы в экономике».
База данных
Надо четко представлять, что все современные программные продукты основаны на организации базы данных, состоящей из различных взаимосвязанных информационных файлов. Особое внимание надо уделить местам хранения файлов: локально на одном компьютере, централизованно или путем построения распределенных баз данных, т.к. это связано с организацией технологии обработки учетных задач. В каждой программе имеются условно-постоянные массивы, переменные, промежуточные, выходные и архивные.
Необходимо усвоить назначение переменных и условно-постоянных файлов в ходе обработки учетных задач на ПК. Например, при учете материалов переменные файлы формируются за счет ввода данных первичных документов (накладных, требований). Условно-постоянные – это всевозможные справочники, хранящиеся в памяти ПК постоянно (справочнник материалов, нормативно-расценочные данные, справочники поставщиков и др.). При составлении отчетных сводок (например, ведомости поступления материалов) происходит интеграция различных файлов, в результате чего формируются отчетные сводки.
Хранилище данных (ХД)
Использование базы данных для целей анализа данных и построения на их основе систем поддержки и принятия решений ограничено. Поэтому появилась новая технология организации баз данных – технология хранилищ данных. ХД содержит агрегированные данные, вычисляемые по конкретным объектам за длительный период. На основе ХД создаются подмножества данных, содержащих множество признаков: дата, сфера деятельности, субъект управления, вид ресурса.
Источником ХД служат данные, в основном бухгалтерского учета. Эти данные, собранные из разных источников, интегрируются в ХД и являются основой OLAP – анализа, с целью поддержки принятия стратегических решений в системах ERP.
4.2. Техническое обеспечение компьютерной обработки учетных задач
Изучение данного материала базируется на знаниях, полученных студентами ранее при изучении дисциплины «Информатика», где излагаются характеристики персональных компьютеров, вычислительных сетей и средств коммуникаций, Обработка учетных задач базируется на:
– персональных компьютерах, являющихся одновременно средствами создания первичных документов и обработки информации;
– средствах коммуникации;
– оборудовании, автоматизирующим различные операции и услуги.
Все большее распространение получает ориентация на использование в машинных программах автоматов-кассиров, электронных расчетно-кассовых аппаратов, банкоматов.
Персональные компьютеры, предназначенные для обработки учетных задач, могут быть организованы по-разному:
1 вариант – локальные АРМ, организованные по участкам учета;
2 вариант– АРМы отдельных участков учета, объединенные в ЛВС бухгалтерии;
3 вариант– ЛВС бухгалтерии, входящая составной частью в ЛВС предприятия.
Наиболее сложными являются 2 и 3 варианты, требующие наличия серверов и рабочих станций, концентраторов, средств коммуникаций и каналов связи.
ЛВС бухгалтерии предусматривает организацию следующих АРМов: главного бухгалтера, банка, кассы, по учету труда и заработной платы; учету материальных запасов, учету основных средств и НМА, учету затрат на производство. Структура ЛВС бухгалтерии не является типовой и зависит от размера бухгалтерии. Широко известны такие типовые сети как, например, Novell, Ethernet. Существуют различные сетевые операционные системы: Windows, XP, Windows 2000, Novell- NetWare и др. ЛВС предприятия, объединяющая все подразделения, имеет сложную структуру.
Приведем пример аппаратно- программного обеспечения локальной вычислительной сети корпоративной системы KomTex, предусматривающий более 20 рабочих мест.
Используются совместимые IBM PC; сеть с пропускной способностью 100 Мбит/сек, протокол TCP/ip.
Рабочие станции (клиенты) оборудуются процессором Intel Celeron 1000 и выше (или аналоги); объем оперативной памяти 256 Мб и выше.
Сервер баз данных выбирается в зависимости от количества рабочих станций; так для сети более 20 рабочих станций – процессор Pentium IV 3,4 ГГц и выше; объем оперативной памяти 2Гб (1Гб).
Операционные системы на сервере:
Windows 2000/2003 или Linux; операционные системы на клиентской части: Windows 2000/XP/2003.
Для налоговых отчетов необходимо наличие программы MS Excel 2000/2003.