Итак, как же писать пресс-релиз так, чтобы его, во-первых, опубликовали, а во-вторых, адекватно восприняли ваши потенциальные клиенты?

Пресс-релизы и Интернет

1. Прежде всего, при составлении пресс-релиза нужно думать о том, каким образом подать новость, чтобы она была максимально интересна для журналиста, редактора сайта, и их рядового читателя или посетителя. И здесь не важен сам повод, будь то открытие или существенная переработка сайта, запуск нового проекта, награды или достижения, партнерские соглашения и т.д., важно то, как вы это сможете представить.

2. При формировании содержания пресс-релиза стоит учитывать, что для Сети он должен быть несколько короче, чем для традиционных СМИ. Это обусловлено тем, что большинство получателей будет читать пресс-релиз, во-первых, с экрана монитора, а во-вторых, в ряду аналогичных сообщений, приходящих десятками в их почтовый ящик или выложенных на сайте. Если суть новости предполагает более детальное описание, то лучше выложить подробности на специальной странице своего сайта и сообщить ее адрес в конце пресс-релиза.

3. Пресс-релиз следует начинать с даты и места события. Укажите, когда его можно публиковать (публиковать сразу, не раньше, чем..., и т.д.). Очень важным является заголовок. Основное требование к нему - информативность и, желательно, интрига, броскость. Заголовок помещают не только в начало, но и в тему электронного письма.

4. В нескольких первых предложениях пресс-релиза нужно постараться изложить суть истории. Отделенный от нее пробелом идет основной текст, где раскрываются детали. Сохраняйте краткость, избегайте восклицательных знаков и бравады. Следует также избегать малоизвестных, специфических терминов и жаргона и рассчитывать на не слишком продвинутого в Вашей области читателя.

5. В конце письма обязательно укажите ответственное лицо в вашей компании и способы контакта с ним, в случае, если журналисту потребуется дополнительная информация или некоторые пояснения. Здесь же нужно дать краткое описание вашей компании.

Адресуйте свой пресс-релиз всем, кому он может быть потенциально интересен:

· Новостным сайтам. Это могут быть как общеинформационные ресурсы, так и специализированные отраслевые интернет-издания.

· Офлайновым журналистам, специализирущимся в вашей области деятельности.

Последнее время многие из них используют Сеть как основной источник новостей. На страницах многих изданий адреса электронной почты публикуются рядом с именем автора.

Особо отметим центр рассылки пресс-релизов от Subscribe.ru. С помощью этого общедоступного сервиса вы сможете опубликовать свой пресс-релиз в рассылке, на которую уже подписались ваши потенциальные клиенты. Правда, существенным недостатком системы является то, что администрация оставляет за собой право не публиковать вашу информацию безо всяких объяснений.

При обращении к журналистам используйте электронную почту. Оптимальная форма - индивидуальное письмо для каждого издания, желательно с личным обращением по имени к ответственному за публикацию лицу.

Разумеется, если Вы не рассылаете пресс-релизы каждый день, Вам не стоит заводить и поддерживать личные знакомства с журналистами и редакторами сайтов, так как это делают профессиональные рекламные и PR-агентства, добиваясь более высокого уровня и количества публикаций в прессе. Возможно, Вам будет достаточно просто иметь список e-mail адресов журналистов и сайтов, заинтересованных в получении и публикации материалов такого рода.

Трудно переоценить значение электронной почты в рамках любой рекламной кампании. Если уж вы не используете её как наступательное оружие, то обязательно пользуетесь ею в тылу.

Нет ничего лучше для стабильного роста популярности Интернет-ресурса, чем своевременное информирование его посетителей о новых услугах, товарах, специальных акциях, различных мероприятиях, расширении сферы деятельности компании. И наиболее простым способом сделать это является рассылка по электронной почте. Действительно, заставить посетителя заходить на ваш сайт ежедневно в поисках чего-то нового трудно, а вот выслать ему письмо с анонсами обновлений - легко. С другой стороны и самому посетителю удобно получать всю интересующую его информацию в одном месте, а именно, в своём почтовом ящике. Именно этим и объясняется столь широкая популярность рассылок в Интернете. Некоторые Интернет-ресурсы их используют столь активно, что даже сам сайт выступает всего лишь в роли места сбора архивов рассылок. Это перестаёт удивлять, стоит лишь сравнить показания счётчика какого-либо сайта с аудиторией его рассылки. Помните, что далеко не все, кто был на вашем сайте вернутся на него снова, чтобы увидеть обновления, но зато все подписчики вашей рассылки узнают о них.

Если уж вы решились на массовую рассылку, то придерживайтесь следующих правил:

Используйте правила написания пресс-релизов, главным из которых здесь будет краткость (вашего письма не ждут, поэтому если оно придёт, то пусть оно придёт быстро).
Не присылайте в своих письмах прикреплённых файлов (помимо того, что вас могут заподозрить в рассылке вируса, дополнительный файл увеличит время загрузки вашего письма).

3. Не проводите рассылку несколько раз по одному и тому же списку адресов (ясно, что если человек вам не ответил, то вы его не заинтересовали, отстаньте от него, вы и так применяете запрещённый приём).

Не указывайте список адресов в полях "Кому" и "Копия" почтовых клиентов. (Такой метод рассылки наиболее негативно воспринимается читателями, так как тем самым вы делаете адрес каждого своего адресата всеобщим достоянием остальных.)
И, в конце концов, не забудьте извиниться за вторжение в личное пространство вашего случайного читателя.

[1] Котлер Ф. Маркетинг менеджмент\\ ПИТЕР- СПб, 1998, стр. 672

[2] Ламбен Ж.-Ж. Стратегический маркетинг \\ Наука – СПб, 1996