Делопроизводство и документооборот

Классификация СУБД

 

1. По назначению:

a) СУБД для выполнения специализированных задач (обычно проблемно-ориентированные СУБД);

b) СУБД общего назначения, для широкого круга задач (универсальные). Например, СУБД для ПЭВМ (Paradox, Dbase, FoxPro), СУБД, функционирующая в режиме клиент-сервер (ORACLE);

c) СУБД поддерживают разные типы данных. Набор данных в разных СУБД отличается. Некоторые СУБД позволяют разработчику добавлять новые типы данных и новые операции над этими данными. Такие системы называются расширяемыми БД (РСБД). Дальнейшим развитием концепции РСБД являются системы объектно-ориентированных БД.

2. По степени сложности и средства взаимодействия с пользователями:

· СУБД, ориентированная на конечного пользователя, который не умеет программировать. Например, Ms ACCESS. Основными требованиями, предъявляемыми к этим системам, является удобство интерфейса, высокий уровень языковых средств, наличие интеллектуальных модулей подсказок, повышенная защита от непреднамеренных ошибок и т.п.;

· СУБД, ориентированная на разработку законченного приложения (FoxPro, DBASE, почти все СУБД типа клиент-сервер). Данные СУБД требуют умения программирования на данном языке. Они позволяют создавать сложные системы обработки данных. Системы этого класса должны иметь качественные компиляторы и позволять отчуждать создаваемые продукты, обладать развитыми средствами отладки и др. От пользователей системы требуется только умения работать в законченном приложении.

3. В зависимости от способа реализации прикладных программ:

· СУБД с включающим языком. Программы обработки пишутся на алгоритмических языках. Например, C, VISUAL BASIC (Ms Access);

· СУБД с базовым языком. Эти СУБД имеют свой язык высокого уровня, позволяющий кроме операций манипулирования данными выполнять различные арифметические операции, операции ввода/вывода (Например, FoxPro).

Вывод: в каждой СУБД имеются трансляторы с базового или включающегося языка.

СУБД FoxPro - интегрирующего типа, т.е. прикладные программы, написанные на языке FoxPro, выполняются только в присутствии самой FoxPro.

4. По мощности СУБД делятся на:

· настольные;

· корпоративные.

Для настольных характерны невысокие требования к техническим средствам, ориентация на конечного пользователя, низкая стоимость. Корпоративные - обеспечивают работу в распределенной среде, высокую производительность, поддержку коллективной работы при проектировании систем, имеют развитые средства администрирования и более широкие возможности поддержания целостности. Оба типа систем интенсивно развиваются.

5. По языкам общенияСУБД делятся на:

· открытые;

· Замкнутые;

· смешанные.

Открытые системы - это системы, в которых для обращения к БД используются универсальные языки программирования. Замкнутые системы имеют собственные языки общения с пользователями БнД.

6. По числу уровней в архитектуре различают:

· одноуровневые системы;

· двухуровневые системы;

· трехуровневые системы.

Возможно и большее количество уровней. Под архитектурным уровнем СУБД понимают функциональный компонент, механизмы которого служат для поддержки некоторого уровня абстракции данных (логический и физический вровень, а также "взгляд" пользователя - внешний уровень). В литературе используются понятия "внешняя", "концептуальная" и "внутренняя" модель/уровень, "логический" и "физический" уровень, а также "внешняя схема", "подсхема" и т.п.. Понятие "схема" относится обычно к описанию соответствующего уровня описания данных.

7. По выполняемым функциямСУБД делятся на:

· информационные;

· операционные.

Информационные СУБД позволяют организовать хранение информации и доступ к ней. Для выполнения более сложной обработки необходимо писать специальные программы. Операционные СУБД выполняют достаточно сложную обработку (автоматически получать агрегированные показатели, не хранящиеся непосредственно в БД.

 

33 Структура банка данных (БнД)

Банк данных - современная форма организации, хранения и доступа к информации.

Банк данных - система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Банк данных - современная форма организации, хранения и доступа к информации.

Примеры банков данных:

· система бронирования билетов на самолёты, поезда;

· система бронирования номеров в гостиницах;

· банки научных и технических данных (информационная система по ядерной энергетике, информационная система по сельскому хозяйству, банк европейской организации космических исследований) и т.д.

Требования к банкам данных:

· хранение и модификация больших объёмов информации;

· заданный уровень достоверности и непротиворечивость хранения информации, её восстановление после сбоев и отказов;

· поиск информации по производственной совокупности;

· одновременное обслуживание большого числа пользователей;

· достаточная оперативность обработки запросов;

· простота обращения;

· доступ к данным тех пользователей, которые имеют необходимые полномочия.

Банк данных является сложной человеко-машинной системой, включающей в свой состав различные взаимосвязанные и взаимозависимые компоненты (рисунок 3.13).

Рисунок 3.13 - Структура банка данных

Ядром банка данных является база данных.

Словарь данных - помогает унифицировать и централизовать описание структур данных, уменьшить избыточность и предупредить противоречивость данных, своевременно и единовременно корректировать описание данных и удалять устаревшие записи.

Словарь включает в себя сведения:

· об объектах, свойствах и отношениях для данной предметной области;

· о данных, хранимых в базе (наименование, смысл, структура, связи с другими данными);

· о формате и допусках значений данных;

· о кодах защиты и разграничениях доступа к данным.

Персонал банка данных - операторы БД, конечные пользователи, программисты и системные аналитики.

Администратор базы данных - лицо или группа лиц, отвечающих за выработку требований к базе данных, их проектированию; осуществляющий руководство работой системных программистов, контроль работоспособности баз данных и принятие решений по поддержанию или созданию новых баз данных.

Языковые средства СУБД являются важнейшей компонентой банков данных, так как в конечном счете они обеспечивают интерфейс пользователей разных категорий с банком данных.

Спектр языковых средств, применяемых в СУБД, широк. Можно выделить две концепции развития языковых средств: концепцию разделения и концепцию интеграции. При использовании концепции разделения различают языки описания данных (ЯОД), языки манипулирования данными (ЯМД), языки запросов и другие языковые средства. В составе языков описания данных в зависимости от особенностей СУБД поддерживаются все или некоторые из следующих языков: язык описания схем, язык описания подсхем, язык описания хранимых данных, языки описания внешних данных (входных, выходных).

Языковые средства предназначаются для пользователей разных категорий: конечных пользователей, системных аналитиков, профессиональных программистов. Повышение уровня языковых средств, их дружелюбности приводит к тому, что все большее число функций выполняется пользователями-непрограммистами самостоятельно, без посредников.

 

Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документоведение (ДОУ) предполагает создание имеющих юридических силу документов, то есть запись информации на бумаге или внутримашинном носителе по правилам, установленным правовыми нормативными документами или выработанными традициями.

Результатом документирования является документ.

Документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования, содержащий реквизит.

Реквизит документа - обязательные характеристики, которые должен содержать документ для его однозначной идентификации (логотип, гриф учреждения, печать и т.д.). Совокупность реквизитов расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Типовой формуляр характерен для определенного множества документов, например для управленческих документов типовой формуляр установлен ГОСТом 6.10.5 - 87.

Документ в электронной форме - это документ, представленный в форме набора состояний элементов вычислительной техники или иных средств обработки, хранения, передачи информации, допускающий преобразования в форму, пригодную для однозначного восприятия человека.

Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований и т.д.

Документы делятся на официальные и документы личного происхождения, созданные человеком вне сферы служебной деятельности.

Официальные документы - в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на: управленческие, научные, технические (конструкторские), технические, производственные и др.

Организация работы с документацией - это:

· организация документооборота;

· хранение документов;

· использование документов в текущей деятельности фирмы.

Документооборот - движение документа с момента получения или создания до завершения исполнения, отправления по почте или сдачи в архив.

Документопоток - совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота (регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие, внутренние; документы поступающие или направляемые в вышестоящие организации; направляемые или поступающие из подведомственных организаций).

 

35 Определение САДД. Особенности электронного документооборота.

Автоматизация делопроизводства и документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, распространения и хранения документов организации.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) подразумевает организационно-упорядоченную совокупность документов и информационных технологий, реализующих информационные процессы в установленном законом порядке. САДД содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала. Под функционированием САДД подразумеваются любые информационные технологии, связанные с обработкой документов от использования простейших текстовых процессоров до систем управления потоком работы и управления базами данных.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

1. простота внесения изменений в документ;

2. возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

3. возможность использовать заранее заготовленные формы;

4. более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

5. экономия бумаги;

6. компактность архивов;

7. простота контроля информационных потоков;

8. высокая скорость поиска и извлечения информации;

9. возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.