Основные понятия теории организационных систем и бизнес-проектирования
Тема 1. Введение в теорию бизнес-проектирования
Целью данной темы является ознакомление студентов с основными понятиями теории организационных систем и бизнес-проектирования, а также современными теоретическими и практическими аспектами бизнес-проектирования организаций торговли.
1.1.1. О соотношении понятий бизнес-планирование и бизнес-проектирование
Планирование является комплексной прогнозной функцией управления, включающей в себя видение во времени всего комплекса работ по реализации проекта. Конкретная работа включает ее наименование, ответственных лиц, сроки исполнения, перечень необходимых ресурсов для реализации проекта от момента рождения идеи до ее материального воплощения и запуска в эксплуатацию.
План по мере реализации проекта постоянно уточняется, детализируется в направлении: стратегический план, тактический план, оперативный план. Такое уточнение непосредственно связано с конкретизацией проектных решений, то есть с выбором конкретных механизмов проектирования и, в итоге, выбором определенного состава механизмов проектируемого бизнеса. Именно состав данных механизмов определяет капитальную стоимость проектируемого бизнеса.
Понятия бизнес-планирование и бизнес-проектирование тесно связаны между собой. "Планирование" как функция включает в себя организацию и координацию работ, распределение ресурсов, "проектирование" – в широком смысле может включать в себя функцию планирования, но в первую очередь подразумевает разработку проекта (модели) будущего бизнеса.
Начало любого бизнеса требует от предпринимателя и его партнеров четкого понимания цели (целей), предмета и метода бизнеса, а также объективной оценки условий и возможностей внешней и внутренней сред. Этот сложный комплекс задач, мероприятий, работ, процедур (технологических, технических, организационных, финансовых и т. п.) должен быть системно организован в пространстве и во времени (от стадии зарождения идеи до стадии ее реализации) и системно управляем.
Таким образом, бизнес-проект — более широкое понятие, развернутое действие, чем бизнес-план. Бизнес-проект предполагает проектирование исполнения всех основных (системных) функций управления в их системной логике:
• мотивации участников проекта;
• нормирования работ и ресурсов проекта;
• планирования работ и ресурсов проекта;
• организации производственной системы проекта;
• учета исполнения работ и расходов ресурса проекта;
• контроля исполнения работ и расхода ресурсов проекта;
• регулирования проекта.
Бизнес-проект анализирует проблемы, с которыми может столкнуться фирма, и определяет способы их разрешения.
Правильно составленный бизнес-план в конечном счете отвечает на вопросы: стоит ли вообще вкладывать деньги в данное дело и окупятся ли все затраты сил и средств. Конечно, даже предприниматель-новичок старается продумать эти проблемы заранее и здесь очень важно составить бизнес-план на бумаге в соответствии с определенными требованиями и провести специальные расчеты. Это позволяет предугадать будущие трудности и понять, преодолимы ли они.
1.1.2. Базовые понятия организационных системы
Процесс – управляемая и неуправляемая смена состояний элементов. Смена состояний происходит в результате работы искусственного или естественного механизма, реализующего процесс. Если процесс реализуется естественным путем (механизмом), то говорят о стечении обстоятельств. В искусственных системах процесс преобразования входных элементов осуществляется в соответствии с заданной моделью (функцией, алгоритмом)получения выхода. Или другими словами, через череду событий обеспечивает выполнение поставленной цели с учетом заданных ограничений.
Модель получения выхода отвечает на вопросы: что должно получится, где, как, из чего, с помощью чего, в какие сроки. Таким образом, модель включает не только описание процесса как такового, но и описание механизма и порядка его использования для реализации данного процесса.
Напомним, что реальность - весь мир в многообразии его форм:
· материальный мир, объективно существующий в действительности (объективная реальность);
· мир, создаваемый индивидуальным сознанием (субъективная реальность).
Таким образом, части объективной реальности, задействованные на реализацию процесса – механизм этого процесса. То есть, механизм - как пассивнаясистема, предназначенная для реализации процессов, дающих реальный результат, состоит только из элементов, являющихся частями объективной реальности. Активная, то есть целенаправленная система, представляет собой совокупность пассивной подсистемы (механизма) и, являющихся плодом сознания, элементов субъективной реальности, инициирующих, запуск, контроль и регулирование работы механизма.
Механизм – это совокупность ресурсов. При их нехватке могут быть откорректированы показатели качества процесса или принято решение о невозможности его реализации. То есть процесс и его механизм должны проектироваться (и оптимизироваться) параллельно. При этом следует учитывать тот факт, что один процесс может быть выполнен разными механизмами. И наоборот, один и тот же механизм может быть в различной степени универсален в отношении каких-либо процессов.
Организационная система это целенаправленная система (механизм), использующая (организующая) процессы целеполагания и достижения поставленной цели.
Это определение поглощает, например, такое утверждение: "Концепция организационного развития рассматривает предприятие как адаптивную самообучающуюся организацию, которая своевременно реагирует на требования рынка, изменения институциональной, нормативной и законодательной базы и нацелена на внедрение новых технологий, инновационных методов и подходов в менеджменте" [16].И не противоречит определению: "Организационная система (organization) – объединение людей (например, предприятие, учреждение, фирма и т.д.), совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (механизмов) (иногда употребляется как синоним термина "активная система")" [17]. Примерами организационных систем могут служить семья, предприятие, региональная и национальная экономики, проект.
Основные традиционные элементы организационной системы - предприятия, обеспечивающие ее функционирование для достижения цели, приведены на рис.1.1.
Рис.1.1. Графическая модель основных элементов организационной системы
Чтобы построить проект (модель) бизнеса (рис.1.1, блок 6 "Организация процесса труда") рассмотрим необходимые понятия организационных систем.
Механизм организации – совокупность искусственных и естественных механизмов, реализующих все процессы организационной системы: первичного создания системы или ее фундаментального перепроектирования (реинжиниринга), целевого функционирования (производства и управления), развития (постоянного улучшения существующих процессов).
Поскольку любой механизм создается или привлекается для реализации какой-либо идеи, цели, то следует говорить о его главных "архитекторах": владельцах бизнеса, разработчиках-проектировщиках и главных менеджерах. Не забывая при этом множество ограничений, накладываемых на архитектуру организационной системы.
Человек, желая получить определенное (целевое) состояние выходных элементов осознанно (или интуитивно) конструирует или случайно находит комбинацию промежуточных состояний входных элементов и соответствующих способов (инструкций) и механизмов их получения.
Для реализации процесса необходимо соблюдение ряда внутренних и внешних условий. Внутренние условия создаются механизмом процесса. Данные условия осуществления процесса могут быть в разной степени созданы и отрегулированы.Внешние условия – создаются внешней средой (ее механизмами). Эти условия должны быть учтены в целях обеспечения надежной работы механизма.
Функция управления – совокупность двух процессов: управляющего и управляемого. Название функции происходит из названия управляемого процесса.
Управляющий процесс реализуется с помощью механизма – субъекта управления (СУ), человека, блока управления и т.д., способного регулировать работу управляемого процесса.
Управляемый процесс реализуется с помощью механизма - объекта управления (ОУ), человека, станка, и т.п., способного реагировать на управляющие воздействия.
Ранее говорилось, что части объективной реальности, задействованные на реализацию конкретного процесса – механизм этого процесса. В случае реализации функции этот механизм называется механизмом функционирования.
Функция управления в инженерном смысле конкретизирует понятие "роль". Роль (в социальной психологии) — социальная функция личности; соответствующий принятым нормам способ поведения людей в зависимости от их статуса или позиции в обществе, в системе межличностных отношений.
Наделение людей полномочиями по выполнению ими определенных функций есть не что иное, как вменение им в обязанность выполнение определенных ролей.
С точки зрения организационного проектирования речь идет о представлении человека как части механизма организации.
Такой подход позволяет критически подойти к традиционным схемам административной подчиненности сотрудников организации и распределению между ними функций управления.
Ролевой подход – основа описания внешней модели (модели взаимодействия клиентов с организацией) при инжиниринге бизнес-процессов. Суть данного подхода – описание всех функций, в которых субъектом управления является клиент бизнеса, а объектом управления – бизнес-структура и ее механизмы.
Отметим, что ресурсы потребляют только включенные в систему субъекты и объекты управления (а, не цели, миссии и т.д., являющиеся выходами соответствующих процессов). Ресурсы – средства, необходимые для создания субъектов, объектов управления и выполнения ими определенных функций.
При этом следует учитывать, что возможности существующего механизма могут являться ограничениями при разработке нового процесса.
Описанная природы функции позволяет естественным образом отнести такие понятия как адаптация, надежность, срочность к группе свойствмеханизма реализации функции.