ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерский учет, осуществляющий сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями, происходящими в организации, базируется на документах. Необходимость убедиться в правильности, целесообразности и законности совершения той или иной хозяйственной операции возникает не только в момент ее совершения, но и после того, как операция уже совершена. Для этого записи хозяйственных операций и их обобщение в учетных регистрах и отчетности должны быть соответствующим образом обоснованы и подтверждены документами.

Документом в бухгалтерском учете называется письменное свидетельство, подтверждающее совершение какой-либо хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Оформление операций документами называется документацией. Документация представляет собой начальную стадию бухгалтерского учета. Таким образом, документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующим документом. Документы составляются с соблюдением определенных требований, оформляются подписями лиц, участвующих в совершении операции, и имеют юридическую доказательную силу. Следовательно, бухгалтерский документ представляет собой свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на ее совершение. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в учете являются первичные документы.

Значение документов в бухгалтерском учете велико они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, Государственной налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Первичный документ составляется, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания на бланке типовой формы, отпечатанном типографском способом, заполненном от руки или созданном на машиночитаемых носителях информации. Оформляется документ, как правило, в нескольких экземплярах, свободные строки в нем обязательно прочеркиваются. Записи в первичных документах могут производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей в документах простой карандаш.

Заполняют документы разборчиво и аккуратно, без исправлений, подчисток и помарок. Но если ошибка все же допущена, то исправления вносят следующим образом: неправильный текст или сумму зачеркивают так, чтобы можно было прочитать исправленное, а сверху над зачеркнутым пишут исправленный текст или сумму.

Исправление ошибки в первичном документе (за исключением кассовых и банковских) должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, а также должна быть проставлена дата исправления. Такой способ исправления ошибки называется корректурным. Текст документа должен быть конкретным и четким, не допускать возможности его двойного чтения и каких-либо неясностей. Итоговые данные в первичных документах указывают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, чтобы исключить возможность подделки документа.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть обязательно пронумерованы.

Порядок составления первичных документов, отражения в них информации о хозяйственных операциях, их хранения и движения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Ответственность за документальное оформление хозяйственных операций и сроки представления документов в бухгалтерию организации несет главный бухгалтер.

Содержание хозяйственных операций, отраженных в документах, очень разнообразно. Для приданию документу юридической силы необходима полная характеристика совершаемой хозяйственной операции, т.е. наличие определенного перечня показателей, которые называются реквизитами документа. Все реквизиты можно разделить на две группы: обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам документа относят:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам документа относят:

- номер документа;

- основание для совершения хозяйственной операции.

В условиях компьютеризации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зашифрованы в виде кодов.

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам: по назначению, по содержанию, по способу отражения, по месту составления и обращения, степени использования средств вычислительной техники (табл. 3).

Таблица 3

Схема классификации бухгалтерских документов

Признак документа  
По назначению Распорядительные Оправдательные Бухгалтерского оформления Комбинированные Нормативные
По содержанию Первичные Сводные
По способу отражения хозяйственных операций Разовые Накопительные
По месту составления и обращения Внутренние Внешние
По степени использования средств вычислительной техники Заполнение вручную Частичное заполнение на машинах Полностью выполненное на машинах

 

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. К их числу относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции, например расчетные ведомости по заработной плате, накладные акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

По порядку составления, содержанию различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа может служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

 

 

 

ЗАО «ОРИОН» Типовая межведомственная

(предприятие, организация) Утверждена

Код по ОКУД

 

 

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № 2

 

«16» апреля 200 г.

Вид операции   Поставщик   Корреспондирующий счет     Код (номенклатурный номер)
  Склад   Наименование Код Счет, Субсчет Регистрационный номер счета или другого документа, на основании которого производится оприходование      
  Петров   10/1      

 

Наименование, сорт, размер, марка материал «С»

Единица измерения Количество Цена Сумма Порядковый номер записи по складской карточке
«С»   500 = 1000 =

Принял___Филиппов_____ Сдал________Петров__________

 

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения цеховых и общезаводских расходов и калькуляции. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом (форма авансового отчета № АО-1 введена в действие с 1 января 2002г.).