Документооборот

Классификация документов

 

Классификация бухгалтерских документов — это группи­ровка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью изучения и правильного их использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления и поря­док заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бух­галтерского (учетного) оформления и комбинированные.

Распорядительные — это документы, которые содержат при­каз, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удосто­веряют ее совершение:

− приказы;

− доверенности;

− накладные на работу;

− чек на получение наличных денег с расчетного или валют­ного счета;

− платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факты совершения хо­зяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Подписывают их работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтер­ском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денеж­ных и материальных средств. К ним, например, относятся:

− приходный (расходный) кассовый ордер на получение (вы­дачу) наличных денег из кассы предприятия;

− приходная (расходная) накладная — накладная на получе­ние (отпуск) товара;

− акт приемки и акт на списание товарно-материальных цен­ностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных доку­ментов подготовить соответствующие учетные записи для обра­ботки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

−накопительные ведомости;

−ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

−ведомости распределения общепроизводственных и обще­хозяйственных расходов;

−расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

−калькуляции фактической себестоимости продукции;

−разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалте­рией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различ­ные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Регистрировать принято только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на соверше­ние операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характеры (признаки распорядительных, оп­равдательных и документов бухгалтерского оформления). Приме­ром документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По порядку составления различают документы первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее оконча­нии путем первоначальной регистрации, удостоверяющей содер­жание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

− о поступлении материалов и отпуске их со складов пред­приятия в цеха (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

− об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

− о начислении заработной платы работникам за выработан­ную продукцию, выполненную работу или оказанные услу­ги (табель учета рабочего времени);

− о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных до­кументов.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные сред­ства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К этой группе документов относятся:

−акты приема-передачи и списания основных средств;

−документы на оприходование и списание материальных ценностей;

−счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые при­ходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почто­вые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сер­тификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юри­дическими и физическими лицами. К ним относятся платежные поручения и платежные требования, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты.

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют одну или не­сколько хозяйственных операций. При соблюдении определен­ных требований, предъявляемых к документу, информация, со­держащаяся в нем, служит основанием для составления бухгал­терской записи в учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйст­венные операции, которые совершаются в течение дня, недели или месяца. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (ведомости, сводки).

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершен­ные в пределах данной организации. К ним относятся:

− накладные на внутреннее перемещение товарно-матери­альных ценностей;

− расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу за­работной платы;

− товарные отчеты;

− авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации. К ним относятся:

− товарно-транспортные накладные;

− счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;

− доверенности;

− платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной тех­ники.

Составляемые ручным путем документы заполняются вруч­ную.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техни­ки, автоматически регистрируют информацию о производствен­ных операциях в момент их совершения.

 

 

Документооборот — движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или по­лучение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и даю­щее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения.

Документооборот — процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получе­ния до исполнения или отправки. Складывается он из количест­ва входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгал­тер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информа­ции, представленного в виде графика документооборота.

Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), пе­редаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке. Проводится она в три этапа:

− первый этап — проверяются документы с точки зрения за­конности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

− второй этап — производится формальная проверка доку­мента на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность запол­нения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные под­писи должностных лиц, участвовавших всовершении опе­рации и оформлении документов;

− третий этап — проверенные и принятые документы под­вергаются группировке, арифметической проверке (пра­вильности арифметических вычислений и подсчетов), так­сировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содер­жанию, группируются по однородным признакам, что служит основанием для записей в учетных регистрах, после чего пере­плетаются в папки и используются для различных справок, про­верок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдель­ных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать подсче­ты итогов, правильность отражения количественных и стоимост­ных показателей.

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйствен­ных операций, зафиксированных в документах. Многие посту­пающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы.

Контировка— бухгалтерская запись в первичном документе, т. е. проставление корреспонденции счетов по конкретной хо­зяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

Система управления документооборотом в ор­ганизации включает следующие действия:

1) разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

2) составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отноше­ние к учету,

3) составляется график документооборота в организации;

4) создаются технологии обработки учетной информации;

5) разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

6) проводятся экспертиза документов с точки зрения их цен­ности и подготовка дел к длительному хранению.