Тема 6 Документация и инвентаризация

 

Вопросы:

1. Бухгалтерские документы. Их роль и значение в учете

2. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

3. Инвентаризация и порядок ее проведения

 

6.1 Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Бухгалтерский документпредставляет собой письменное распоряжение на совершение или свидетельство о совершенной хозяйственной операции и служит основанием для отражения последней на счетах бухгалтерского учета. Ни одна хо­зяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. [5, c.213]

Процесс оформления операций документами представляет собой первичную ста­дию бухгалтерского учета и называется документацией.

Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения. По назначению документы подразделяют на:

- распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хо­зяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерс­ком учете.

После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;

- оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хо­зяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Доку­менты такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;

- бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распо­рядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;

- комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные не­скольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.

По способу составления документы подразделяют на:

- разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении.

Сразу же после составления они могут быть использова­ны для бухгалтерских записей;

- накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество.

Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

По объему содержания документы подразделяют на:

- первичные - оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;

- сводные - составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.

По месту составления документы подразделяют на:

- внутренние - составленные на самом предприятии;

- внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц.

По способу заполнения документы подразделяют на:

- типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;

- специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.

Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатывают и утверждают субъекты самостоятельно на основе мини­мальных требований, утвержденных уполномоченным органом.

Первичные документы, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- дату составления;

- наименование субъекта, от имени которого составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть вклю­чены дополнительные реквизиты.

К ведению бухгалтерских документов предъявляют определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей (записи проверяют по корреспондирующим счетам).

Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво, подписи в документах тоже должны быть разборчивыми. Ни в тексте, ни в цифровых данных не разрешаются какие-либо подчистки, помарки и не ого­воренные исправления. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в документе, за доброкачественное составление документа несут должностные лица, подписавшие его.

Руководитель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских докумен­тов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции. Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым руководителем субъекта.

Бухгалтерские документы со дня их выписки до передачи в архив находятся в движении, проходят ряд этапов учетной обработки. Такое движение документов по­лучило название документооборота. Он включает в себя стадии, каждую из которых проходят практически все документы: составление, прием в бухгалтерию (здесь осу­ществляется проверка, таксировка и учетная обработка документа), запись данных в учетные регистры, передача в текущий архив.

Основной задачей правильной организации документооборота является уско­рение движения документов, которое при высоком качестве оформления является одним из принципов организации бухгалтерского учета. Таким образом, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: на каждый вид доку­ментов должен быть определен кратчайший путь их продвижения, исключающий лишние операции и инстанции; должны быть намечены конкретные исполнители, отвечающие за оформление документов и их обработку на каждой инстанции; сроки обработки должны быть минимальными. [6, c.227]

На данном этапе развития бухгалтерского учета наличие базы прикладных про­грамм по бухгалтерскому учету, компьютеризация практически всех стадий докумен­тооборота позволяют значительно сократить время движения документов, их обра­ботки, что способствует оперативному руководству предприятием, своевременному составлению финансовой отчетности хозяйствующего субъекта. Поступившие в бухгалтерию документы после таксировки, проверки и разметки корреспондирующих счетов группируют в накопительных или группировочных ве­домостях, данные которых записывают в соответствующие регистры аналитического или синтетического учета. Единичные документы записывают в регистры без груп­пировки. Все документы, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, должны храниться в отдельной папке, на которой указываются все необходимые справочные сведения.

По окончании отчетного года, в течение которого все документы за этот период находились в бухгалтерии, бухгалтерскую документацию сдают в архив, где она хра­нится в течение сроков, оговоренных в учетной политике хозяйствующего субъекта. Для получения необходимой информации о деятельности предприятия все хозяйственные операции вносят в бухгалтерские документы, дан­ные которых после их приемки, проверки и учетной обработки группируют по эконо­мическому содержанию и регистрируют в определенной последовательности. Такую регистрацию осуществляют с помощью учетных регистров, являющихся одним из важнейших средств бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это листы бумаги, имеющие специальное графление, пред­назначенные для регистрации и группировки учетных данных. Запись данных из документов в регистры называется регистрацией.

В бухгалтерском учете регистры классифицируются по назначению, объему со­держания, внешнему виду и форме графления. По назначению учетные регистры подразделяют на:

- хронологические, в которых регистрацию хозяйственных операций осуществляют по мере их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию). К ним относят кассовую книгу, журнал учета поступающих грузов и др.;

- систематические, в которых проводят регистрацию хозяйственных операций, сгруппированных по экономическому содержанию. Например, это Главная книга, журналы-ордера, в которых записи систематизируют по синтетическим или анали­тическим счетам;

- комбинированные, в которых операции заносят одновременно в хронологичес­ком и систематическом порядке. Эта форма, являясь наиболее удобной, получила в настоящее время широкое распространение. К комбинированным учетным регистрам относят многие журналы-ордера и ведомости.

По объему содержания регистры подразделяют на:

- синтетические, предназначенные для отражения всех хозяйственных средств, их источников в обобщенном виде. Это такие регистры, как Главная книга и оборот­ная ведомость;

- аналитические, предназначенные для ведения учета хозяйственных средств и операций в разрезе аналитических счетов.

По внешнему виду учетные регистры подразделяют на:

- карточки - это регистры аналитического учета одинакового формата, разрозненные бланки учетной регистрации, отпечатанные на отдельных листах плотной бумаги, имеющие специальную форму графления. Они предназначены для организации учета различных объектов;

- книги - это регистры аналитического учета, сброшюрованные, пронумерован­ные, имеющие специальную форму графления. В книгах типографским способом напечатаны реквизиты, формирующие необходимые сведения об учетном объекте. Наиболее распространены кассовая книга и Главная книга;

- свободные листы - регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей, форма и графление которых зависит от их назначения;

- машинограммы (распечатки) - регистры аналитического и синтетического учета, разработанные при помощи прикладных программ по бухгалтерскому учету и оформленные в зависимости от желания заказчика информации и задаваемых па­раметров в форме карточек, листов книг бухгалтерского учета, журналов-ордеров, ведомостей и др.

При ведении аналитического учета в книгах до начала записей необходимо про­нумеровать все страницы книги и скрепить печатью, подписью главного бухгалтера.

При открытии регистров в них переносят начальные остатки из регистров за про­шлый отчетный период, там, где необходимо - обороты за период с начала года. При записи операции в регистр указывают содержание записи, дату и номер документа, при необходимости - краткое содержание операции, суммы операции, причем сум­мы записывают в графы соответствующих счетов. Операции, носящие однородный характер, предварительно накапливают в разработочных таблицах, накопительных ведомостях и т.п. В конце месяца данные разработочных таблиц итогами записывают в регистры синтетического и аналитического учета.

По окончании месяца подсчитывают месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим и синтетическим счетам. В тех регистрах, где это необходимо, выводят остаток на конец месяца (сальдо на 1 число следующего месяца). В конце месяца итоги оборотов используют для составления оборотных ведомос­тей и для текущего контроля. Учетные регистры должны быть сверены. Для этого делают записи по коррес­пондирующим счетам, что обеспечивает их достоверность, выявление и исправление ошибок до составления баланса. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппи­рованном виде переносятся в финансовую отчетность.

Совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса называют формой бухгалтерского учета.

Основные формы бухгалтерского учета:

1. Мемориально-ордерная;

2. Журнально-ордерная.

 

Журналы-ордера это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления. Включают в себя разработочные таблицы: 14 журналов-ордеров, 12 ведомостей к журналам-ордерам и главную книгу. Главная книга предназначена для обобщения данных журналов-ордеров по синтетическим счетам и взаимной проверки правильности произведенных в них бухгалтерских записей.

 

6.2Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры под­вергают бухгалтерской обработке, которая состоит в проверке формы и реквизи­тов, в проверке операций по существу (целесообразность и законность указанной в документе операции, соответствует ли ее содержание нормам, сметам и т.п.), в таксировке (оценка указанных материальных ценностей в денежном выражении), в арифметической проверке (определении правильности арифметических расчетов), в исправлении ошибок (исправляют выявленные в документах ошибки в результате арифметической проверки и проверки по существу), в разметке корреспондирующих счетов (на основе разметки корреспондирующих счетов проводят записи в учетные регистры). В процессе составления и обработки документов, записи их данных в учетные регистры могут быть допущены различные ошибки, например, такие, как неверная запись сумм, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов. Допу­щенные ошибки в бухгалтерских документах следует устранять в строго установлен­ном порядке, соблюдая определенные правила. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные первичные документы исправ­ления могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Существует несколько способов исправления ошибок в документах бухгалтерс­кого учета.

Корректурный способ заключается в том, что неправильно указанный текст или сумму зачеркивают одной чертой и рядом проставляют правильные данные, причем исправления оговариваются и подтверждаются подписью лица, либо внесшего ис­правления, либо лица, подписавшего документ. Этот способ не применяют в кассо­вых и банковских документах.

Способ "красное сторно" используют в том случае, если ошибка возникла в кор­респонденции счетов. Сущность этого способа заключается в том, что ошибочную корреспонденцию счетов записывают красными чернилами (берут запись в рамку, если она сделана обычными чернилами). Это означает, что сумма, указанная "крас­ным", исключается из оборота, то есть при подсчете итогов суммы, указанные "крас­ным", вычитают. Затем составляют правильную корреспонденцию счетов, которую записывают в соответствующие документы обычными чернилами.

Способ дополнительной записи (проводки) применяют в тех случаях, когда при верной корреспонденции счетов указана ошибочная сумма (меньшая). Ошибку ис­правляют путем записи корреспонденции счетов обычными чернилами на дополни­тельную сумму.

Способ частичного сторно используют в случаях, когда ошибочная сумма боль­ше правильной. Ошибку устраняют действиями, описанными в способе "красное сторно", но на сумму разницы между ошибочной и правильной суммами.

Использованные для учетных записей документы подлежат гашению, которое осуществляют специальными штампами или надписью ("Погашено", "Получено", "Оплачено").

 

6.3 Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчeтности субъекты не менее одного раза в год должны проводить инвентаризацию имущества, обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Это способ бухгалтерского учета, с помощью которого сопоставляются и регулируются учетные данные о средствах субъекта с их фактическим наличием в целях обеспечения соответствия этих показателей.

В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с фактическим наличием товарно-материальных запасов:

• по естественным причинам (усушка, раструска, распыл, разлив);
• недостачи при приемке или отпуске средств (просчеты, промеры, провесы);
• ошибки в учете - арифметические в подсчетах, описки в первичных дoкyментах, неправильное отражение документальных данных;
• хищения, обвесы, обмеры - при приемке или отпуске материальных ценностей, обсчеты при выдаче денег и других, а также прямое присвоение средств.

Расхождения можно выявить путем периодической сверки данных фактических остатков средств с данными бухгалтерского учета путем инвентаризации.

Инвентаризации бывают:

1. Полные. Касаются всех средств хозяйствующего субъекта. Обычно инвентаризацию проводят в следующие сроки:

· основных средств - не менее одного раза в год ( не ранее 1 ноября);

· зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств – один раз в 2-3 года;

· капитальных вложений - один раз в год (не ранее 1 декабря);

· незавершенного производства - на 1 января;

· капитального ремонта, расходов будущих периодов - не менее одного раза в квартал;

· нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

· расчеты с банком - по мере получения выписок по лицевым счетам;

· расчетов с финансовыми органами - ежеквартально;

• денежных средств и документов строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;
• межбалансовых расчетов (с дочерними, зависимыми, совместно контролируе­мыми юридическими лицами) - на первое число каждого месяца;
• расчетов с прочими дебиторами и кредиторами - два раза в год;
• остальных статей баланса - на 1 января следующего за отчетным года.

2. Частичные. Охватывают один вид средств (денежных средств в кассе, материа­лы на складе). Проводятся систематически на протяжении всего года в целях сохранности материальных ценностей.

3. Плановые. Проводятся в установленные по плану сроки.

4. Внезапные - по распоряжению руководителя, при смене материально-ответ­ственных лиц, по требованию следственных органов.

5. Внеплановые - после стихийных бедствий (пожаров и др.), а также ежемесячная инвентаризация денежных средств.

Так же инвентаризация проводится для обеспечения реальности бухгалтерского учета и баланса хозяйствующего субъекта. Для этих целей создается постоянно дейст­вующая инвентаризационная комиссия в составе руководителя субъекта (председателя комиссии), главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений, главных специалистов служб.

Она проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей; организует проведение инвентаризаций и осуществляет инструктаж членов рабочих ко­миссий; ведет постоянный контроль за ходом инвентаризации и организует контрольные проверки правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов; про­веряет правильность ведения складского учета и хранения ценностей в межинвентариза­ционный период; выведения результатов инвентаризации (излишки, недостачи); в необхо­димых случаях проводит повторные сплошные инвентаризации; рассматривает объясне­ния, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие на­рушения и вносит предложения о порядке регулирования выявленных недостач, потерь и порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризации приказом руководителя субъекта создается рабочая комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (специалистов и работников бухгалтерии). В состав комиссии включаются опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены и первичный учет. Работники рабочих инвентаризационных комиссий несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации, за полноту и точность составления описей и представления их в бухгалтерию.

Инвентаризацию проводят при смене материально-ответственных лиц, при ауди­торских проверках, по требованию следственных органов и в других случаях.

Результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) записывают в сличительные ведомости результатов инвентаризации. В них включают только те ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

Центральная инвентаризационная комиссия должна проверять правильность составления сличительной ведомости и свое решение зафиксировать в протоколе, который подтверждается руководителем субъекта не позднее 10 дней после окончания инвентаризации.

Основные средства, денежные средства, выявившиеся в излишке, подлежат оприходованию на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостача ценностей в пределах установленных норм списывается на расходы. Недостачу товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли, также потери от порчи ценностей относят на виновных лиц. Недостачу ценностей сверх норм естественной убыли, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновники не установлены, или о взыскании с материально-ответственных лиц отказано судом, относят на результаты хозяйственной деятельности. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются:

• излишки - доходом и подлежат оприходованию как доход от неосновной деятельности;
• недостачи - расходом;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на расходы;
• недостача имущества и его порча сверх норм списывается на виновных. Если виновные лица не установлены и судом отказано во взыскании, недостача и порча материальных запасов относятся субъектом на убытки.

Так как нормы естественной убыли действуют только для продовольственных товаров и стеклянной посуды в розничной сети, то субъекты, у которых отсутствуют нормы естественной убыли, должны рассматривать их как потери, которые списываются на убытки при отсутствии виновных лиц или в случае если судом отказано во взыскании убытков с них, и покрываться за счет чистого дохода субъекта, но при этом для целей налогообложения на вычеты не относятся.

Обязательно проведение инвентаризации в следующих случаях:

1. смена материально-ответственного лица;

2. передача имущества в аренду;

3. составление годовой бухгалтерской отчетности;

4. кража или порча ценностей;

5. стихийное бедствие;

6. ликвидация или реорганизация.