Вопрос 11. Бланки документов

1. Бланк документа— набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

2. Виды бланковподразделяются на: основные, к которым относятся:

• общий бланк; бланк письма;

дополнительные, к которым можно отнести:

• бланк конкретного вида документа; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.

3. Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части реквизитов (дата и номер документа). Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту. Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблему организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации (структурного подразделения); справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии); код организации (предприятия) по ОКПО; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

адресат; заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:

ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т. п.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя, например: "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Президент ЗАО "Дизель" и т. п. Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:

ЗАО "АРСЕНАЛ"

ДЕПАРТАМЕНТ БЕЗОПАСНОСТИ

При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов

продольный; угловой.

Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков документов применяют бумагу:

• формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

• плотности от 80 до 200 г/м²;

• со степенью белизны — от 88 до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Все бланки должны иметь поля (не менее):

• левое — 20 мм; • правое — 10 мм; • верхнее — 20 мм; • нижнее — 20 мм.