Акт приема работ от 15.09.2011 № 17 на 1 л. в 4 экз.
ИЛИ
ИЛИ
07.04.20__
02.09.20__
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО "Славнефтьконтинент"
Личная подпись А.И. Крутов
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания акционеров
от 01.03.2011 № 21
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО "Маяк"
от 09.11.2011 №5
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
' 17. Резолюция,написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:
. фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (при необходимости);
• срок исполнения;
• подпись и дату, например:
Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии к 15.04.20__.
Личная подпись 14.04.20__
Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.05.2011.
Личная подпись 25.04.2011
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19. Отметку о контролеза исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20. Текст документасоставляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящей или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были" "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., та его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, который нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "организация считает возможным"). 21. Отметка о наличии приложения,названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2011 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1
к приказу директора ЗАО "СТС"
от 01.04.2011 №12
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минатома России
от 04.06.2011 № 72
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2011 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.
22. В состав реквизита "Подпись"входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор Личная подпись О.А. Рубин
или
Генеральный директор
ОАО "Партия" Личная подпись О.А. Рубин
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:
Генеральный директор Личная подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Личная подпись Т.В. Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы
Личная подпись А.И. Петров Личная подпись И.Г. Орлов
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
| Генеральный директор завода "Энергия" Личная подпись И.П. Трушин | Президент фонда социальной защиты Личная подпись И.С. Карибский |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель КОМИССИИ Личная подпись А.С. ДОЛОХОВ
Члены комиссии Личная подпись Л.И. Антонова
Личная подпись О.Р. Трошева
Личная подпись А.И. Якунин
23. Гриф согласования документасостоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела земельной инспекции муниципального округа "Зюзино"
Личная подпись А. Г. Корж
00.00.2009
24. Согласование документаоформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Юрисконсульт
Личная подпись Н.И. Власов
06.06.2009
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись И.О. Громов
01.07.2010
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печатизаверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлинникуниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Гранин
00.00.2008
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителевключает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
О.Г. Родионова
236 01 26