Вопрос 2. Документ, его значение, понятие, функции
Любое управленческое решение выносится на основе информации.
Правильность принятого решения зависит: от полноты представленной информации; достоверности информации; своевременности ее представления. Информация может быть представлена: в устной форме; в документированной форме. Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:
отражают деятельность организации; на их основе принимаются управленческие решения; являются главным аргументом в спорных ситуациях; являются гарантом прав на недвижимость, собственность. Документ обеспечивает: закрепление информации; сбор информации; обработку информации; передачу информации; использование информации; хранение информации.
Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
учет — снаписанием различных отчетов; планирование — с составлением планов; инструктирование — с разработкой методик, инструкций; руководство — с изданием приказов, распоряжений. Документ— зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение.
Юридическое значение — это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово "documentum" и означает доказательство, свидетельство. Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть: правильно оформлен; не противоречить по содержанию действующему законодательству;
быть изданным организацией, которая имеет на это право. Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Документ может быть:
носителем информации (в сфере информационных технологий); средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).
Документы многофункциональны. К основным функциям документовможно отнести:
информационную (документирование, хранение и предоставление информации);
управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон); организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).