Определяются препятствия, которые могут возникнуть.

Планирование рабочего времени руководящих работников.

Основной причиной в большинстве случаев оказывается необхо­димость выполнять одновременно разные дела и производить раз­личные действия. Основой рационализации использования рабочего времени является его планирование.

Определение приоритетности задач дает:

-работать над действительно важными и необходимыми заданиями;

-концентрировать внимание на выполнении одного задания;

-выделять дела, которые могут выполнить другие;

-закончить выполнение важных дел в необходимые сроки.

При планировании рабочего времени:

1.Составляется перечень дел на ближайший период,который постоянно обновляется, дополняется, корректируется путем исключения того, что бывает неосуществленным.

Для облегчения диагностики времени функции группируют:

-обдумывание проблем, разработка решений, подготовка документов;

-руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);

-прогнозирование и планирование на перспективу;

-подготовка совещаний, выступлений, других мероприятий;

-контроль за подчиненными;

-осуществление внешних коммуникаций.

Наиболее дорогие факторы, требующие наибольшие затраты:

-нечеткое определение целей, приоритетов в результате чего люди не могут верно сориентироваться в ситуации: берут на себя или очень много, или очень мало работы, тонут в мелочах вместо того, чтобы решать серьезные проблемы;

-неудовлетворительное планирование, в результате чего менеджер не может справиться с распределением времени на выполнение тех или других дел;

-ненужные или очень продолжительные визиты или телефонные разговоры, многословные посетители и подчиненные;

-слабая организация подчиненных и самоорганизация руководителя, отсутствие дисциплины, свободное раскачивание;

-отсутствие информации, позволяющей принимать своевременные решения; откладывание последних через нерешительность руководства;

-неумение работать с партнерами, посетителями, оперативно проводить совещания.

После группирования работ им дается оценка по критериям: необходимость выполнения, целесообразность, соотношение фактических и нормативных затрат времени.

Все вышеизложенное, способствует соблюдения приоритетов запланированных сроков, мотивации руководителей на подчиненных, снижению вероятности возникновения конфликтов и стрессов.

Выбор приоритетных дел может осуществляться с помощью принципов:

принцип американского ученого Паретто, лежит в том, что в пределах определенного множества отдельные малые части имеют больше значения, нежели это отвечает их удельному весу в этом множестве (соотношение 80 : 20). Другими словами, 20% затрат труда на действительно важные проблемы обеспечивают 80% результата (или эффекта). На остальные 80% затрат труда на второстепенные проблемы приходится только 20% результата (эффекта). Например, по данным инвентаризации 20% сырья или товаров составляют 80% его стоимости; или 20% потребителей в зале ресторана обеспечивают 80% выручки; или 20% ошибок обуславливают 80% потерь.

Метод АБВ - анализа, основан на закономерностях:

-наиболее важные задания (категория А) составляют 15% от всего количества заданий. Их значимость с точки зрения вклада в достижение цели составляет 65% (и соответственно времени);

-важные (категория Б) - 20% и 20% времени составляет значимость;

-менее важные (В) - составляют 65% от всего количества заданий, и всего лишь 15% эффекта.

Таким образом, в соответствии с АБВ-анализом, менеджер должен в первую очередь решить задачи категории А, чтобы обеспечить большую часть общего результата. Только после этого можно заняться делами категории Б, и лишь, в последнюю очередь, В, которые обеспечивают наименьший вклад в достижение цели.

принцип бывшего президента США Эйзенхауэра: определение приоритетов на основе важности и срочности(рис. 1):

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными, не долж­ны отвлекать внимание руководителя, стол которого и так завален бумагами. Иногда это сопряжено с определенным риском, но такие дела следует сразу отправлять в корзину для бумаг.

Важность	В - задачи (важные, но не срочные) Определить сроки	А - задачи (очень важные и срочные) Немедленно исполнять
В корзину для мусора	С - задачи (менее важные, но срочные) делегировать
Срочность

Преимущества принципа Ейзенхауера для руководителя:

1. Начать работу с наиболее важных дел и концентрировать свое внимание только на них;

2. Разгрузить себя для действительно важных руководящих функций и мотивировать труд подчиненных через делегирование

3. Увеличивает требовательность к своим подчиненным, дает возможность стимулировать тех, кто имеет соответствующие способности.

 

Тема 10: Создание благоприятных условий труда.

 

План: