Объединение.
Подготовка источника данных.
Источник данных содержит, значения нолей слияния для основного документа. Наиболее часто используются уже готовые источники - табличные документы Word, электронные таблицы Excel, базы данных Access и др. Можно оперативно создавать новые источники в виде текстового документа Word табличной структуры или с помощью запроса на языке Microsoft Query.
После нажатия кнопки Получить данные из раскрывшегося меню следует выбрать источник данных. При этом указывается:
§ Создать источник данных — если для слияния будет подготовлен новый источник данных;
§ Открыть источник данных — если будет использоваться уже существующий источник данных.
§ Новый источник данных создается только в формате текстового документа Word.
§ Если в качестве источника данных используется существующий файл, указывается имя файла, формат данных, способ преобразования файла.
Если при подготовке слияния первый этап был пропущен, здесь можно нажать кнопку Правка, перейти к основному документу слияния и осуществить размещение в нем как постоянной информации, так и полей слияния. При выполнении команды выводится панель инструментов Слияние. С помощью кнопок этой панели, можно корректировать основной документ и источник данных, а также управлять процессом слияния.
Для выполнения объединения основного документа с источником данных следует нажать кнопку Объединить на панели инструментов Слияние. Для контроля процесса слияния следует нажать кнопку Поиск ошибок и указать способ проверки:
§ создать только отчет об ошибках;
§ создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их,обнаружения;
§ создать составной документ и отчет об ошибках.
Результат слияния — вид основного документа: печатный документ или файл, сообщение для электронной почты, факс — выбирается в окне Слияние из списка в окне Назначение.
Если вывод составных документов осуществляется по электронной почте или через факс, выполняется дополнительная настройка. Отправка документа слияния может осуществляться как в виде отдельного документа Word, вложенного в сообщение электронной почты, так и в виде текстового почтового сообщения.
Для создания составного документа можно использовать все записи или подмножество записей источника в заданном диапазоне номеров. Можно выполнить отбор записей источника по условиям — кнопка Отбор записей вызывает окно задания условий. Отдельные условия могут быть связаны между собой логическими операторами и/или.
Для упорядочения выводимых составных документов на вкладке Сортировка записей указываются поля и направление сортировки — по возрастанию/убыванию значений указанных полей.
Основный документ, подготовленный для слияния, допускает и обратное преобразование — в обычный документ Word. Для этого в диалоговом окне Слияние следует выбрать Основной документ и в раскрывшемся списке выбрать Преобразовать в обычный документ.