Редактирование данных

 

Выделение различных частей таблицы

Для того чтобы сделать ячейку активной, нужно щелкнуть по ней указателем мыши. Для выделения группы ячеек следует воспользоваться указателем мыши в сочетании с клавишами Ctrl (можно выделить ячейки в разных местах таблицы) и Shift (для выделения последовательно расположенных ячеек).

Для выделения прямоугольного диапазона можно щелкнул левой кнопкой мыши в левом верхнем углу диапазона ячеек, за тем, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкнуть в правом нижнем углу диапазона. Или очертить диапазон ячеек указателем мыши.

Чтобы выделить столбец, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца, чтобы выделить строку, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру строки. Чтобы выделить несколько столбцов, нужно, удерживая левую кнопку мыши нажатой, провести по заголовкам столбцов. Чтобы выделить несколько строк, нужно, удерживая левую кнопку мыши нажатой, провести по номерам строк.

Чтобы выделить полностью активный лист, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши в левом верхнем углу листа на пересечении номеров строк и заголовков (имен) столбцов таблицы.

Изменение ширины столбца и высоты строки

Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк. Paзмер столбцов и строк можно изменять, перетаскивая границу между заголовками столбцов и строк.

Чтобы изменить размер строки или столбца в соответствии с размером ячейки, содержащей самый большой объект, нужно щелкнуть дважды правую границу заголовка столбца или нижнюю границу заголовка строки. Для изменения ширины для нескольких столбцов нужно выделить нужные столбцы и переместить правую границу заголовка столбца. Чтобы изменить ширину всех столбцов на листе, нажмите кнопку Выделить все, а затем переместите границу заголовка любого столбца.

Для подгонки ширины столбца в соответствии с содержимым его ячеек установите указатель на правую границу заголовки и дважды щелкните кнопкой мыши. Аналогично можно поменять ширину и высоту строки.

Для установки ширины столбца по умолчанию используется команда Формат – Столбец – Ширина.

Манипуляции с ячейками

При перетаскивании ячейки за границу выделения, а также при выборе команд Вырезать , Копировать и Вставить Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы. Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы.

Команды Правка – Заполнить – Вниз/Влево/Вправо/Вверх позволяют скопировать содержимое первой из выделенных ячеек во все остальные в заданном направлении (рис. 9.4.).

Для вставки скопированных или перемещенных ячеек между существующими ячейками надо:

• выделить ячейки, содержащие данные, которые нужно скопировать или переместить;

• для перемещения выбранных символов выбирается команда Вырезать, а для копирования – команда Копировать;

• указывается левый верхний угол диапазона, в который следует поместить вырезанные или скопированные ячейки;

• Вставка – Вырезанные/Скопированные ячейки;

• выбрать направление, в котором следует сместить соседние ячейки.

Для копирования форматов одних ячеек на другие нужно выделить ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать, и нажать кнопку Форматпо образцу на панели инструментов Стандартная, затем нужно выделить диапазон ячеек, в который необходимо скопировать формат. Вместо копирования содержимого ячеек целиком можно скопировать только часть, например значение, формулу, примечание или формат ячейки, без копирования самой формулы, тогда используется команда Копировать. Затем указывается левый верхний yгол области вставки и выполняется команда Правка – Специальная вставка, в блоке Вставить выбирается нужный параметр.

 

Рис. 9.4. Запуск команды Правка – Заполнить

 

 

Рис. 9.5. Диалоговое окно «Специальная вставка»

 

Для удаления содержимого ячеек используется клавиша Del. Команда Правка – Удалить используется для удаления самих ячеек или строк/столбцов.

Для вставки новых ячеек (строк/столбцов) используется команда Вставка – Ячейки(Строки/Столбцы).

Перемещение и копирование формулы

При перемещении формулы ссылки, расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.

1. Выберите ячейку, содержащую копируемую или перемещаемую формулу.

2. Установите указатель на рамку выделения и нажмите левую кнопку мыши.

3. Для перемещения ячейки перетащите выделение, удерживая нажатой кнопку мыши, в необходимую область. MS Excel заменит все существующие данные во вставляемой области.

Чтобы скопировать ячейку, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Ctrl.

Кроме того, можно скопировать формулы в соседние ячейки при помощи маркера заполнения. Выделите ячейку, содержащую формулу, и перетащите маркер заполнения в примыкающий диапазон.

Формула в MS Excel выполняет вычисления над значениями на листе. Обычно формула задает вычисления над всеми значениями в заданном диапазоне.

Когда формула должна выполнять проверку условия, можно использовать условные формулы в Excel. Excel включает три функции, которые вычисляют результат в зависимости от выполнения условия. Чтобы подсчитать число появлений определенного значения в диапазоне ячеек, используйте функцию СЧЁТЕСЛИ. Чтобы подсчитать общую сумму с использованием одного условия, применяйте функцию СУММЕСЛИ. Чтобы вернуть одно из двух значений используйте функцию ЕСЛИ.

Если использование функций вызывает затруднения, воспользуйтесь мастером суммирования, который вычисляет суммы в зависимости от выполнения условий.

Функция ЕСЛИ проверяет условие, которое может принимать знчения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если условие выполняется, функция возвращает одно значение, если условие ложно – другое. Функция имеет три аргумента: проверяемое условие, значение, возвращаемое при истинном условии, и значение, возвращаемое при ложном условии.