Создание, открытие и сохранение документов

 

Создание документа.Существуют различные варианты создания документов в Word:

1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word.

2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.

3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа, на которой следует выбрать опцию Новый документ.

Открытие документов.Чтобы открыть существующий документ, надо:

1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.

2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.

3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.

В нижней части меню Файл, а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.

Переход от одного открытого документа к другому.Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно, в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.

В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все. Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.

Сохранение документов

Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.

Чтобы сохранить открытый документ под другим именем, нужно:

1. Выбрать команду Файл – Сохранить как.

2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение .doc добавляется автоматически).

3. Щелкнуть по кнопке Сохранить .

Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить, так и командой Файл – Сохранить как. И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.

В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документачерез определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры, вкладка Сохранение, включить режим Автосохранение, ввести интервал времени в минутах.

Закрытие документов

Закрыть документ можно различными способами:

1. С помощью команды Файл – Закрыть.

2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.

Режимы просмотра документов

В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа. Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.

Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.

Рис. 8.2. Режимы просмотра документа

 

Обычный режим рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает с максимальной скоростью.

В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.

В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.

Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.

Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.

Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран. Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим. Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.

Масштаб отображения документа на экране

Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.

Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц» доступны только в режиме разметки страницы.