Система управления человеческими ресурсами БОСС-КАДРОВИК
Классификация отечественных программных продуктов
ГЛАВА 23. РЫНОК ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ, применяемых в управлении персоналом
ГЛАВА 22. ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
ГЛАВА 21. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ (ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ)
Раздел 4. Информационные технологии в управлении персоналом
Административное управление человеческими ресурсами подразумевает осуществление следующих видов работ: управление кадровыми процессами подбора, развития, оценки и стимулирования, управление компетенциями.
Объектомкорпоративной информатизации является управление тремя видами ресурсов: финансовыми, материальными и человеческими посредством автоматизации информационных потоков. Грамотная автоматизация следует в фарватере пошагового организационного моделирования стратегий, структур и процессов компании и последующего построения количественных моделей (рис. 1).
Рис. 1. Модели – основа автоматизации управления
Операционная задача информатизации— обеспечение своевременности, объема и точности ввода, обмена, хранения, преобразования и выдачи информации. Стратегическая задача — поддержка конкурентоспособности компании за счет повышения эффективности деятельности, которая, в свою очередь, основывается на сохранении и приумножении знаний, корневых компетенций компании и профессиональных компетенций персонала, на обеспечении эффективных организационных коммуникаций, на повышении производительности индивидуального и коллективного труда.
Информационные системы управления человеческими ресурсами как обязательный атрибут современной компании уже давно и широко внедряются в российских компаниях. Однако объема и качества используемой кадровой информации недостаточно для принятия оптимальных управленческих решений.
Во-первых, кадровая информация не отличается той полнотой, которая имеется в других предметных областях: финансы, производство, логистика. Есть серьезные пробелы в информации о профессиональной деятельности персонала, о показателях его изменения (в частности, о динамике компетенций и пр.). Существуют совершенно закрытые сферы: личная жизнь, индивидуальные пристрастия и др.
Во-вторых, данные о персонале не аккумулируются в приемлемом виде — ни по срокам накопления, ни по структуре представления. Из всех возможных видов информации: исторической, текущей и прогнозируемой — в большинстве компаний, даже обладающих тем или иным программным продуктом, используется более или менее удовлетворительно (но никак не отлично) только текущая.
В-третьих, слабо ведется аналитическая обработка данных и практически не применяется более глубокая— интеллектуальная— обработка. Как следствие этого, представления о деятельности персонала базируются на очевидных фактах или на простых линейных зависимостях, полученных путем разового пересчета данных. Выявление же закономерностей развития и деятельности персонала, большая часть которых скрыта от прямого наблюдения и традиционных статистических методов, вообще не ставится как актуальная управленческая задача.
Информационная система поддержки управления человеческими ресурсами является частью корпоративной информационной системы и должна быть органично вписана в единую бизнес-модель компании. Это же обстоятельство требует и обеспечения унификации информации, т. е. сопряжения системы поддержки управления человеческими ресурсами с ERP, CRM и другими системами, с корпоративным порталом и прочими компонентами корпоративной информационной системы. Главное назначение программного решения - точно, в полном объеме и вовремя обеспечить менеджеров информацией о человеческих ресурсах компании и помочь в принятии решений за счет работы с новым видом информации — знанием. Знание же, в свою очередь, создает платформу для выбора альтернативных успешных решений и осуществления «точечного» управленческого воздействия.
Внедрение программного решения поддержки управления человеческими ресурсами влечет за собой эффект «гуманизации» и «дегуманизации»:
· гуманный эффект автоматизации — возможность избавиться от рутинных работ и сосредоточиться на интеллектуально насыщенных видах деятельности;
· антигуманный эффект — сведение функций человека к операциям робота, сокращение числа рабочих мест, тотальный контроль над деятельностью и поведением.
Развитие концепции управления человеческими ресурсами и повышение интеллектуальной насыщенности труда требуют внедрения новых программных подсистем:
· подсистем контроля (задачи: автоматический контроль ситуации в управлении человеческими ресурсами по отклонениям;
· многокритериальный контроль выполненных работ, динамики компетенции, истории рабочих мест);
· подсистем поддержки баз текстовых данных (электронной почты, рукописных текстов, стенограмм конференций). В перспективе понадобятся инструменты поддержки новых видов информации (видео, голос, рисунки);
· подсистем поддержки групповой работы (графиков, транзакций, административного контроля);
· подсистем поддержки решений.
Комплексная автоматизация компании неизбежно создает особую кибернетическую среду деятельности персонала. Отдельные части этой среды (в частности, электронный офис) ведут к революции в условиях труда персонала (работа на дому, гибкий график работ и др.). Все это, в свою очередь, требует видоизменения форм и методов контроля исполнения работ. Следовательно, нужно будет вносить существенные изменения в кадровуюполитику и в организационную культуру, а именно смещать акценты в сторону большей коммуникативной открытости, демократичности отношений и делегирования ответственности.
Эффективное внедрение информационных систем требует особой организационной поддержки (изменения организационного дизайна деятельности персонала, разработки новых корпоративных правил, организации обучения персонала и др.).
В автоматизации управления человеческими ресурсами следует применять непреложное правило современной автоматизации: главное не «что», а «зачем». Руководителей должны заботить не характеристики конкретных ИТ-систем, а их функционально-целевое назначение.
Руководители должны понимать смысл автоматизации и логику постановки задач перед ИТ-специалистами (рис. 2).
Логика действий по выбору ИТ-систем:
· анализ изменений требований (выявление опасностей и точек роста);
· трансформация системы управления компанией (новые стратегические, административные и операционные контуры деятельности);
· выбор ИТ-систем.
Содержание изменившихся требований:
• требования к взаимодействию во внутренней и внешней среде:
усиление горизонтального взаимодействия;
создание внутренних рынков;
• требования к управлению бизнес-процессами:
реинжиниринг бизнес-процессов;
командное управление бизнес-процессами;
• требования к информации:
информационная открытость.
Эти требования должны быть учтены при разработке технического задания на автоматизацию. Например, усиление горизонтального взаимодействия повышает плотность контактов внутри организации.
Рисунок 2 - Логика выбора информационной системы поддержки управления человеческими ресурсами.
Создается опасность превышения порога допустимой контактности — отвлечение сотрудников от основной деятельности, переутомление, рост конфликтогенности. Нужно предусмотреть технические решения, обеспечивающие прохождение больших объемов разнообразной информации без ущерба для остальных сторон деятельности персонала.
Таким решением может быть HR-портал. Он позволяет сотрудникам получать информацию (в том числе в виде отчетов) о своих доходах и кадровых данных напрямую из системы.
Критерии выбора программного решения при разработке технического задания на автоматизацию:
· стратегические перспективы компании (в том числе возможная управленческая концепция, масштаб компании, ее организационный дизайн и т. д.);
· актуальные задачи компании (при конфликте со стратегическими задачами выбирается система, способная разрешить «горящие проблемы», но с вложенной возможностью изменяться в необходимом с точки зрения корпоративной стратегии направлении);
· функциональность программного решения;
· полная стоимость владения (стоимость аппаратного оборудования, программного обеспечения, внедрения, сопровождения);
· возможность внесения изменения (наращивание числа рабочих мест, функциональности и др.);
· уровень сопровождения системы и технического обслуживания аппаратного оборудования;
· скорость и прочие издержки обучения сотрудников — пользователей системы;
• возможность взаимодействия с распространенным или заданным ПО и с модулями корпоративной информационной системы.
Программный комплекс — это интегрированное, готовое к работе программно-методологическое решение, позволяющее автоматизировать процессы управления человеческими ресурсами компании в следующих областях (и посредством соответствующих подсистем комплекса) (рис. 22.1).
Рисунок 22.1. - Архитектура программного комплекса управления человеческими ресурсами
Операционное управление:
• штатное расписание и организационная структура предприятия;
• кадровый учет;
• табельный учет;
• ведение нарядов и путевых листов;
• расчет оплаты труда;
• кадровое делопроизводство и документооборот.
Администрирование (управление кадровыми процессами):
• управление подбором, развитием, оценкой, стимулированием (контроль, планирование, анализ);
• управление компетенциями.
Стратегическое управление:
• бизнес-анализ;
• оптимизация;
• прогнозирование.
Подсистема организационного моделирования занимает особое место в корпоративной информационной системе, поскольку она не автоматизирует процессы, а задает исходные шаблоны для построения количественных моделей во всех предметных областях менеджмента. В части управления человеческими ресурсами эта система поддерживает организационные структуры кадровой деятельности (передает информацию о структурном и процессном устройстве компании, задает целевые показатели деятельности и др.).
Процесс управления поддерживается программным комплексом в части полной или частичной автоматизации следующих видов деятельности:
• целеполагания — задаются значения, достижение которых к определенному моменту времени будет означать успешную деятельность компании;
• регистрации — фиксируются текущие значения критериев управления;
• контроля — сравниваются текущие и целевые значения критериев управления для определения промежуточных результатов управления объектом;
• прогнозирования и моделирования — осуществляется поиск вариантов/сценариев развития;
• принятия управленческих решений - определяется воздействие для достижения цели управления или принимается решение о необходимости и возможности его изменения;
• планирования ресурсов — определяется потребность в ресурсах, необходимых для выполнения принятых управленческих решений;
•администрирования — выполняются функции формализации и преобразования принятых управленческих решений в упорядоченные управляющие воздействия.
Во многих российских компаниях достаточно хорошо решены вопросы автоматизации кадрового учета и делопроизводства, а остальные, особенно административные и управленческие, функции поддерживаются крайне слабо.
Возможности современных информационных технологий по повышению эффективности деловых процессов предприятия весьма разнообразны, а проекты по их внедрению — сложны в силу воздействия на различные стороны жизни предприятия (люди, порядок работы, технологическое обеспечение). Это существенно повышает риски на таких проектах. Поэтому проектные работы должны быть основаны на мощной, проверенной и хорошо зарекомендовавшей себя методологии внедрения (рис. 22.2).
Рисунок 22.2 - Архитектура работ по разработке и внедрению комплекса программного решения
Для управления работами с учетом целей проекта необходимо все действия, выполняемые на проекте, организовать в виде процессов. Для каждого процесса на начальной стадии должны быть согласованы и определены:
• лица, ответственные за работу по процессу;
• ресурсы исполнителя;
• ресурсы заказчика, привлекаемые к обследованию, координации и
оценке качества работ;
• формы, периодичность и полнота отчетности.
Такая группировка удобна для управления рабочей группой и обеспечивает «экспертные зоны».
Для максимального ускорения выполнения проекта рабочие процессы начинают исполняться с самых первых его фаз. Так, например, некоторые работы по обучению начинаются уже на первой фазе проекта, а не после фазы разработки, как это было бы при более традиционном подходе.
Аналогично и по другим процессам.
Для обеспечения контроля над проектом и выделения контрольных точек, позволяющих наблюдать прогресс проекта, работы сведены в фазы.
Каждая фаза позволяет достичь конкретной цели на проекте и определяет дальнейшие работы. В рамках одной фазы проектная команда выполняет работы нескольких проектных процессов.
Указанный подход создает надежную основу для структуризации, контроля и управления ресурсами проекта.
Главной целью создания программного комплекса является повышение эффективности системы управления человеческими ресурсами.
Для достижения главной цели необходимо решить задачи, лежащие в технической, технологической, методологической, организационной и других сферах.
В технической:
• обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа;
• создание электронных архивов с необходимой глубиной хранения;
• унификация взаимодействия с другими корпоративными информационными системами и внешним информационным окружением;
• автоматизация процесса ввода и обработки информации;
• обеспечение полноты и достоверности оперативной информации о состоянии управления человеческими ресурсами.
В технологической:
• сокращение бумажного документооборота;
• сокращение ручного труда;
• упрощение технологии прохождения документов;
• формирование отчетов;
• поддержка принятия решений;
• управление системой подготовки квалификации.
В производственно-экономической:
• сокращение трудозатрат на производственные операции, связанные с учетом персонала и подготовкой документов;
• повышение производительности и эффективности труда, сокращение затрат на подготовку и доставку документов;
• улучшение условий труда работников, участвующих в документообороте;
• исключение дублирования информации в различных подразделениях и связанных с этим ошибок;
• сокращение бумажного документооборота и затрат времени на формирование отчетной информации;
• повышение уровня квалификации работников;
• создание единого банка персональных данных сотрудников.
В конечном итоге программный комплекс позволяет достичь следующих результатов:
• значительно снизить затраты на управление за счет создания единой кадровой базы данных, полученных на различных участках учета и анализа;
• уменьшить трудозатраты на выполнение рутинных работ и обеспечить мгновенный поиск информации;
• повысить производительность труда;
• увеличить рентабельность кадровой деятельности;
• повысить стоимость интеллектуальных активов компании.
Ниже приведены обязательные свойства программного комплекса поддержки управления человеческими ресурсами (рис. 22.3).
Гибкость — быстрая настройка программного обеспечения в соответствии с особенностями учета, принятыми на конкретном предприятии. Масштабируемость— изменение вычислительной мощи системы по мере совершенствования структуры предприятия без серьезных изменений в базовом ПО.
Интеграция — программный комплекс функционирует как автономно, так и совместно с различными финансовыми системами.
Корпоративность — оптимальное использование исходной информации, позволяющее объединить все данные, обрабатываемые в подразделениях, в единое информационное пространство.
Рисунок 22.3. - Требования к программному комплексу поддержки
управления человеческими ресурсами
Соответствие российскому законодательству— все программные продукты компании полностью адаптированы к российскому законодательству.
Распределенность — организация работы в единой информационной среде для пользователей, территориально удаленных друг от друга.
Надежность — оперативное восстановление данных при возникновении нештатных ситуаций.
Клиент-серверная технология — существенно уменьшает нагрузку сети, увеличивает скорость обработки данных, снижает требования к аппаратному обеспечению, что позволяет гибко подойти к вопросам его обновления.
Быстрота внедрения — переход на учет и расчет зарплаты должен происходить в срок не более чем 1,5 месяца (при условии нормальной исходной структуры данных).
Ниже приведены типовые функционалы модулей программного комплекса (рис. 22.4 – 22.).
Рисунок 22.4. - Типовой функционал модуля программного
комплекса «Кадры»
Широта применения в экономике. Сбор, учет и анализ данных о персонале предприятий любого профиля и любой отрасли.
Объем кадровых данных. Сбор и хранение широкого спектра данных о сотрудниках предприятия, включая фотографии.
Широта кадровых задач. Решение следующих задач:
• описание структуры предприятия;
• формирование штатного расписания;
• ведение системы приказов;
• планирование графика отпусков;
• поддержка развернутого досье сотрудника;
• создание любых отчетов, справок и форм, в том числе статистических: Т-1, Т-2, Т-4, Т-5, Т-6, Т-8;
• Автономность настроек. Используя сервисные возможности программы, пользователь, даже не обладающий навыками программирования, может добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках.
Рисунок 22.5. - Типовой функционал модуля программного комплекса «Зарплата»
Объем видов начисления. Расчет любых видов оплат и удержаний: оклад, тарифная ставка, премии, региональные надбавки, отпуска, больничные листы, материальная помощь, алименты, оплата в валюте, расчет от обратного, подоходный и пенсионный налоги и пр. Расчет коллективного заработка.
Объем сгенерированных отчетов. Формирование любых выходных документов, в том числе таких, как ведомости 1-49, T-51, Т-53; списки; своды; лицевые счета Т-54 и Т-54а; кассовые ордера. Автоматизированная генерация отчетов в ИМНС, в том числе в «электронном» формате.
Автономность настроек. Простая для корпоративного пользователя и гибкая система настройки, позволяющая легко адаптироваться к изменениям законодательства. Полная адаптация к Налоговому кодексу РФ.
Интеграция с финансовыми системами. Возможности экспорта итоговых данных по оплате труда в форме бухгалтерских проводок в различные финансовые системы.
Коррекция начислений. Учет начисленных, но своевременно не выплаченных сумм. Корректное исчисление налогов с этих сумм и соответствующее отражение во всех налоговых справках.
Рисунок 22.6. - Типовой функционал модуля программного
комплекса «Табельный учет»
Автоматизированный ввод и обработка данных. Обеспечение ввода и обработки табельных данных для программного комплекса. Максимальная приближенность работы с модулем к работе табельщиков.
Автоматизированный анализ. Анализ отработанного времени по типам времени и различным аналитическим признакам. Автоматический расчет циклов графиков.
Генерирование статистической отчетности. Расчет среднесписочной численности сотрудников на предприятии в соответствии с требованиями Росстата. Возможность автоматической передачи данных в модуль «Зарплата».
Рисунок 22.7 - Типовой функционал модуля программного
комплекса «Учет выполненных работ»
Расчет комплексных работ. Расчет комплексных работ на основе системы расценок элементарных операций, нормативов времени и количества продукции.
Формирование исторических данных. Накопление многолетних данных о выполненных работах с учетом затраченного времени (без необходимости каждый год создавать новую базу).
Итерационное распределение коллективного заработка. Возможность итерационного распределения коллективного заработка междусотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты (КТУ), объем выполненной работы и величину отработанного времени.
Риунок. 22.8 - Типовой функционал модуля программного
комплекса «Персонифицированный пенсионный учет»
Автоматизация сбора, хранения учета и анализ персональной информации. Автоматизированный сбор, учет и анализ персональной информации со дня начала трудовой деятельности человека и в течение всей его жизни, в том числе: доходов, стажа, отчислений в Пенсионный фонд России (ПФР).
Автоматизация работы с документами и генерирование отчетности. Хранение, поиск, просмотр и редактирование всех документов персонифицированного пенсионного учета и формирование их в соответствии с требованиями ПФР в виде бумажных документов и в электронном виде.
Рисунок 22.9. - Типовой функционал модуля программного
комплекса «Конфигурация системы»
Полнофункциональное администрирование системы. Позволяет производить функциональную настройку рабочих мест и выполнять операции с серверной компонентой.
Обеспечение разных уровней доступа пользователей. Определяет уровень доступа пользователя к режимам, а также области видимости данных для каждого пользователя по подразделениям предприятия и разграничивает доступ к функциям с целью создания специализированных рабочих мест. То есть на основе программного комплекса можно создать рабочее место, которое будет обеспечивать полный цикл работы, например с отпусками
Рисунок 22.9. - Типовой функционал модуля программного
комплекса «Репликация»
Распределение работы между предприятиями и территориями. Это решение для холдингов и территориально распределенных компаний применяется для ведения единой нормативно-справочной информации, получения сквозных отчетов, планирования унифицированных организационных структур и документов, ведения объединенной базы, пересылки личных дел сотрудников, отслеживания изменений в общих классификаторах, контроля движения кадров. Модуль обеспечивает обмен данными между центром и филиалами при отсутствии постоянных каналов связи (следовательно, не используются стандартные механизмы репликации, например MS SQL Server).
Автономность настроек. Модуль обеспечивает гибкую настройку параметров обмена, ведение журналов выполнения процедур загрузки данных, получения информационных протоколов в случае возможных сбоев в работе процессов.
Рисунок 22.10 - Типовой функционал модуля программного
Комплекса «Планирование»
Поддержка всех видов планирования. Позволяет осуществлятьследующие виды планирования численности и деятельности персонала:
• планирование потребности в постоянном и временном персонале, занятом в основной производственной деятельности;
• планирование смен;
• внутрисменное планирование;
• планирование нагрузки персонала по месяцам;
• планирование отпусков и т. д.
Рис. 22.11 - Принципиальная схема распределения ответственности
по уровням управления человеческими ресурсами
На рисунке 22.11 представлена идеализированная модель распределения обязанностей руководителей и исполнителей в сфере управления человеческими ресурсами.
На практике в подавляющем большинстве компаний наблюдается смещение функций: топ-менеджеры погружены в административные процессы, администраторы — в операционную деятельность.
Только после приближения распределения обязанностей к идеальному состоянию можно говорить о том, что почва для внедрения ИТ-систем управленческого класса готова.
Рисунок 22.12. - Типовой функционал модуля программного
комплекса «HR-портал»
HR-портал, а также модули «Управление компетенциями» и «Управление обучением» представляют собой уже более высокий уровень поддержки управления человеческими ресурсами, а именно, поддержку административного уровня (рис. 22.12).
• персональный web-доступ сотрудников компании к своим персональным данным, хранимых в программном комплексе (корпоративной информационной системе);
• сотрудник может знакомиться со своими персональными данными, а также подавать заявку на их изменения.
Поддержка всего списка персональных данных (web-страница сотрудника):
• расчетные листы за последние два года;
• плановый табель сотрудника;
• информация об отпусках (фактические, текущие, компенсации);
• просмотр и заявка на корректировку кадровых данных;
• web-страница подразделения (плановое и фактическое использование рабочего времени);
• расширение функций web-страниц сотрудников (приказы, фактические табели, формирование запроса на получение правильно оформленных справок — принцип «единого окна»).
Ниже приведены характеристики функциональных задач, решаемых при поддержке модуля «Управление компетенциями» (рис. 22.13).
Рисунок 22.13 - Функциональные подсистемы модуля «Управление компетенциями»
Разработка моделей компетенций:
• разработка общей и специфической моделей компетенций, включая кластеры, уровни с указанием поведенческих индикаторов, настройку коэффициентов;
• разработка стандартов исполнения работ;
• разработка профиля должности по компетенциям и стандартам выполнения работ.
Разработка организационного дизайна:
• формирование для каждой из моделей набора ролей и рангов;
• связывание рангов с моделями;
• присвоение ролей штатным единицам;
• модуль сопряжен с программным продуктом класса orgware, что позволяет совершенствовать организационный дизайн компании.
Планирование аттестаций:
• регистрация результатов аттестации сотрудников с формированием их профилей компетенций;
• анализ результатов аттестации путем сравнения профилей сотрудников с требуемыми профилями должностей.
Планирование обучения:
• формирование списков сотрудников, нуждающихся в обучении, рекомендуемых на изменение оклада и должности;
• планирование учета тренингов сотрудников с анализом затрат по подразделениям, видам тренингов и исполнителям тренингов.
Анализ:
• глобальный анализ качества персонала в разрезе рангов, должностей и подразделений;
• анализ динамики уровней компетенций сотрудников.
Подбор:
• подбор в интерактивном режиме вариантов кадрового перемещения сотрудника в соответствии с профилями штатной единицы и кандидатов, а также с профилями сотрудника и штатными единицами;
• двухступенчатый отбор кандидатов на прием по формальным требованиям (стаж работы, образование и т. п.) и по компетенциям, сформированным по результатам входных тестов.
Ниже приведены функциональные возможности модуля «Управление обучением» (рис. 22.14).
Рисунок 22.14 - Функциональные подсистемы модуля
«Управление обучением»
Разработка тестов:
• возможность поддержки всех типов ключевых вопросов: да—нет— вид—обзор—многократный выбор/ответ, цифровой ответ — заполнить бланк и т. д. Возможность для каждого конкретного теста изменить вопрос, позволить или не позволить ученикам пропустить вопрос, вернуться к пропущенному и т. д.;
• наличие набора инструментов, позволяющего преподавателю активно работать с тестами, вопросами и базой данных, используя разделы: «курсы», «предметы», «студенты», «вопросы» и т. д. Это дает ему возможность просматривать отчеты, редактировать и составлять новые вопросы и задания для новых групп студентов;
• удобная в применении многоступенчатая линейка инструментов, предоставляющая преподавателю возможность легко составлять новые тесты и вопросы как для конкретного ученика, так и для группы при помощи таких разделов, как правила, вопросы, база данных, предметы, ключевые слова, критерии уровня сложности вопроса;
• возможность для преподавателя получить развернутую оценку успеваемости группы по пунктам или по конечному результату выполненного задания.
Взаимодействие преподавателя и ученика:
• наличие двухсторонней связи «преподаватель — ученик» — в процессе работы ученика/работника над тестом преподаватель может проанализировать как отдельные ответы, так и конечный результат, учитывая понимание задания и правильность ответа;
• ученик/работник также имеет возможность просмотреть весь список вопросов и варианты ответов.
Администрирование процесса обучения — контроль обучения, анализ информации и генерация отчетов:
• возможность для преподавателя получать и анализировать информацию как по средней успеваемости всего курса, так и по оценкам, полученным учеником/работником по отдельным предметам. Результаты анализа динамичны и позволяют преподавателю выявить слабые стороны и сконцентрироваться на них.
Новые управленческие (административные и стратегические) возможности открываются при интеграции модуля «Управление обучением» с модулем «Управление компетенциями». Эффекты интегрированного программного решения:
• достоверная информация о профессиональных компетенциях сотрудников;
• экономия времени и средств, затрачиваемых на процессы обучения и оценки;
• повышение эффективности расстановки кадров и управления карьерой сотрудников.
Интегрированное решение обеспечивает удобство и результативность при проведении комплексной оценки как учебной, так и основной деятельности сотрудников за счет следующих возможностей:
• автоматизированной обработки тестов;
• ускорения процесса обучения;
• снижения времени и затрат.
Вышеперечисленная функциональность программного решения не является единственным критерием выбора для компаний.
По мнению многих экспертов, перспективы развития программного обеспечения и аппаратных средств таковы, что, видимо, будут развиваться одновременно две разнонаправленные линии:
• вынос «информационного производства» за пределы организации и выделение особой - информационной — отрасли, которая будет обеспечивать соответствующим сервисом предприятия (по типу энергетики, которая на заре индустриального капитализма существовала в форме корпоративных электростанций, а сейчас является отдельной отраслью);
• корпоративная специализация программных решений, подстроенная под важнейшие особенности предприятий, включая специфику и состояние человеческих и иных ресурсов.
Выбирая программное решение, следует всегда учитывать опыт прошлого, опираться на настоящее и держать ориентир на будущее.
В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.
Данное программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.
Рынок информационных систем предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.
Программные продукты, существующие на отечественном рынке, можно условно разделить на следующие группы.
• Модули управления кадрамив составе комплексных информационных систем. Подобные модули могут работать как в составе комплекса (например, ERP-систем), так и автономно. Кроме стандартных функций кадрового учета и расчета зарплаты, эти системы поддерживают все элементы кадрового менеджмента: подбор, обучение, оценку, мотивацию, управление проектами и другие. Кроме того, эти информационные системы предоставляют возможность формировать и контролировать бюджеты
кадровой деятельности, осуществлять кадровое планирование, Internet- поддержку, обратную связь и многое другое. В качестве примера таких комплексных систем можно привести SAP, Oracle, BAAN, Scala, Navision (зарубежные), Галактика, Парус, 1С, БОСС, Бэст-Про (российские). Количество установок российских систем исчисляется сотнями и тысячами, западных — единицами и десятками. В финансовом смысле положение обратное: объемы продаж российских производителей измеряются, в лучшем случае, десятками миллионов долларов, западных — десятками миллиардов.
• Специализированные программы учета кадров.Большинство систем управления кадрами предназначены только для автоматизации кадрового делопроизводства. Таких программ много, и все они очень похожи, что объясняется четкой регламентацией правил и форм кадрового учета. Большинство таких систем работает не автономно, а в связке с системой расчета заработной платы.
Бесспорными лидерами на российском рынке являются программы московской фирмы «1С» («1С: Управление персоналом 8.0», «1С:Зарплата и кадры 7.7»). Они адаптированы к законодательству России, имеют хорошую поддержку со стороны фирмы-разработчика (обновление, консультации, развитие функционала). Хорошо зарекомендовала себя система HRB компании Robertson&Blums — многофункциональная западная система. Она также хорошо адаптирована к законодательству России. Данные программные продукты имеют инструментарий для настройки системы, учитывая индивидуальные требования компании-заказчика в рамках уже заложенной в конфигурацию функциональности («1С» имеет встроенный объектно-ориентированный язык, «HRB» — специальный язык алгоритмов, который позволяет адаптировать такие кадровые процедуры, как прием на работу, перевод, увольнение в соответствии со сложившимися бизнес- процессами компании).
• Локальные специализированные решения.Множество программ разработано для автоматизации отдельных процессов управления кадрами (подбор персонала - «Резюмакс» и «Рекрутер» разработчик – Центр кадровых технологий, разные виды тестирования - Maintest3, производство лаборатории Human Technologies, CAPTain Online разработка компании CNT Consult),. Такие системы не претендуют на роль комплексных решений, но вполне могут быть применимы для решения ограниченного круга задач.
Основной проблемой при поддержке таких решений является абсолютная зависимость предприятия-пользователя от разработчика системы.
• Распределенные узкоспециализированные информационные системы.Обычно разработчиками и владельцами таких систем являются крупные государственные и правительственные организации с разветвленной структурой, которые директивно обязывают нижестоящие структуры использовать единый программный продукт. Характерным примером подобной программы является Единая государственная кадровая система «Картка». В большинстве случаев такие продукты имеют строго заданный
функционал и не могут использоваться в других организациях.
23.2 Корпоративная информационная система «Галактика»
«Галактика»российско-белорусской корпорации «Галактика». Одна из наиболее популярных отечественных ИКИС класса ERP (имеются в виду последние - седьмая и восьмая версии). Внедрена на более чем 5600 предприятиях России и других стран СНГ.
«Галактика» построена в архитектуре клиент-сервер и является интероперабельной системой, способной функционировать в связке с различными серверами баз данных. На текущий момент полностью поддерживаются Oracle, MS SQL, Pervasive. Значительно дешевле западных систем аналогичного класса.
«Галактика» позиционируется как система для предприятий любой сферы экономической деятельности: средних, крупных, в том числе как без территориально распределенной инфраструктуры, так и со сложной распределенной инфраструктурой. Для малых и начинающих компаний предлагается решение «Галактика - Старт». Продукт тиражно-заказный, настраиваемый на конкретное предприятие с помощью большого количества настроек. Корпорацией «Галактика» создан широкий спектр решений для предприятий самых различных отраслей - нефтегазовой, химической, пищевой промышленности, связи и телекоммуникаций, торговли, энергетики, металлургии. Имеются примеры удачных внедрений в бюджетной сфере, а также на предприятиях научно-технического сервиса, в высших учебных заведениях, в органах государственного и муниципального управления.
«Галактика» обладает развитыми средствами поддержки корпоративного управления. С помощью этой системы сбыт может планироваться в разрезе различных каналов, рынков и любых других аналитических разрезов, в том числе по всем самостоятельным филиалам холдинга со сведением планов филиалов в единый план.
Система «Галактика» модульная, каждый модуль взаимосвязан с другими компонентами, но самодостаточен, может работать автономно, поэтому продукт обычно внедряется постепенно, с возникновением потребностей в функционале у заказчика. Модули объединены в контуры.
Важнейшими принципами, лежащими в основе системы «Галактика» и определяющими ее высокую эффективность, являются:
• реализация «петли управления» (прогноз - планирование - контролируемая деятельность по выполнению планов – анализ результатов - коррекция прогнозов и планов) для всех сфер деятельности предприятия;
• использование технологии интерактивной аналитической обработки данных (OLAP);
• обеспечение информационной поддержки принятия решений на разных уровнях вплоть до уровня топ-менеджеров предприятия;
• соответствие функциональности, технологичности и степени интеграции системы современным концепциям ERP, CSRP (Custom Synchronized Resource Planning - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем), SEM (Strategic Enterprise Management - стратегическое управление предприятием);
• сочетание высокой степени интеграции с гибкостью – система строится в виде набора взаимосвязанных, но относительно независимых компонентов, которые приобретаются в составе и порядке, удобном конкретному клиенту;
• обеспечение настройки на конкретную отрасль, регион, особенности бизнеса;
• отслеживание и оперативное включение в обновления системы всех изменений в российском законодательстве.
Основными объектами системы являются операционные документы, формируемые при проведении любой хозяйственной операции и образующие в совокупности документооборот предприятия.
Можно выделить четыре основных класса документов системы:
• документы-основания (ДО), регламентирующие операции, как между юридическими лицами, так и внутри предприятия между его подразделениями, например договора, счета, лимитно-заборные карты, требования;
• сопроводительные документы (товарные и финансовые), отражающие важнейшие стороны выполняемых операций;
• планы, отражающие намеченные предприятием показатели хозяйственной деятельности;
• отчеты, отражающие фактически достигнутые предприятием показатели хозяйственной деятельности.
Все перечисленные виды документов формируются в электронном виде и распечатываются по мере необходимости.
По всем первичным документам могут быть сформированы бухгалтерские проводки и финансовые операции с помощью механизма типовых хозяйственных операций (ТХО) и типовых финансовых операций (ТФО).
В системе интегрированы десятки (часто сотни) рабочих мест, размещенных во всех подразделениях предприятия. По мере создания операционных документов пользователями системы происходит накопление информации в единой базе данных предприятия.
Использование единой базы данных обеспечивает возможность однократного ввода информации, что устраняет дублирование работы пользователей и снижает трудозатраты. Возможность однократного ввода информации - в том месте, где она возникает, - важнейшее преимущество ИКИС, и оно реализовано в системе «Галактика» в полной мере.
Система обеспечивает возможность контроля корректности и целостности данных. Важно, что можно точно определить, кто из пользователей, когда и какие операции выполнял (персонификация действий пользователя).
Система «Галактика» - тиражно-заказной продукт. Это означает, что наиболее соответствующее потребностям пользователя отраслевое тиражное решение «доводится» в процессе совместной работы сотрудников предприятия-заказчика и работников одного из региональных представительств корпорации. Как правило, для осуществления такого рода «доводки» достаточно использовать настройки общесистемные и настройки модулей. Однако имеется возможность доработки программного кода модулей с помощью простых в освоении инструментальных средств.
С помощью проведения настроек пользователя можно определить специфику работы каждого конкретного пользователя. Настройки, задающие права доступа пользователей к документам, устанавливаются администратором системы.
Все возможности, обеспечиваемые системой, независимы от программно-аппаратной платформы. Система «Галактика» может работать в среде самых различных операционных систем: Novell NetWare, Windows NT, Windows 2000. В процессе инсталляции u1089 системы имеется возможность выбрать в качестве рабочей одну из СУБД - Pervasive SQL (Btrieve), Oracle, MS SQL, обеспечивающих эффективное использование архитектуры клиент- сервер.
Контур «Управление персоналом»
Контур предназначен для автоматизации учета кадров и выполнения ряда вычислительных процедур, связанных с оплатой труда. Состоит из двух модулей: «Управление персоналом»и «Заработная плата».Не надо быть специалистом-кадровиком, чтобы оценить всю трудоемкость проблемы управления персоналом.
Работа с модулем «Управление персоналом»начинается с ввода штатного расписания предприятия. Оформление приказа о приеме сотрудника на работу приводит к созданию личной карточки сотрудника. При этом автоматически формируется лицевой счет сотрудника, используемый в модуле «Заработная плата»,а также трудовой договор/контракт.
Возможности модуля:
• учет размера зарплаты - формирование каталога тарифных сеток и ставок, назначение/снятие доплат и надбавок (как для 84 «единицы» штатного расписания, так и персонально для сотрудника предприятия);
• учет заполнения штата и перерасчет вакансий, табельный учет, планирование и предоставление любых видов отпусков, составление плана- графика отпусков, отзыв из отпуска, регистрация больничных листов, аттестация сотрудников, формирование резерва на выдвижение;
• формирование статистики, форм и самых разнообразных отчетов для внутренних и внешних нужд.
Модуль «Заработная плата»автоматизирует работу самой многочисленной группы работников бухгалтерий - бухгалтеров-расчетчиков.
Модуль обеспечивает:
• разработку графиков работы персонала предприятия по любому режиму работы;
• ведение лицевых счетов работников, накопление данных о начислениях, удержаниях и вычетах;
• формирование табеля рабочего времени;
• начисление заработной платы с использованием различных видов оплат;
• расчет различных видов удержаний;
• расчет и оформление ежемесячных и разовых выплат в межрасчетный период (авансы, пособия, отпускные).
В стандартном варианте поставки модуля имеется около пятидесяти видов оплат. Дополнительные виды оплат и удержаний формируются пользователями по мере необходимости самостоятельно.
Алгоритмы модуля учитывают самые разнообразные особенности расчетов по оплате труда: изменения минимальной заработной платы, тарифной ставки первого разряда, видов и ставок налогов, всевозможные льготы, индексации.
Многие трудоемкие расчеты (например, подоходный налог, отчисления в Пенсионный фонд, профсоюзные взносы, аванс, больничные, пособия на детей) полностью автоматизированы.
Программный продукт компании АйТи БОСС-Кадровик является мощным инструментом, способным оптимизировать процесс управления кадрами и вывести его на новый качественный уровень.
Компания АйТи разрабатывала, развивала и модернизировала систему БОСС-Кадровик с 1993 года:
• 1993 г. - начало разработки системы БОСС-Кадровик (Scalable SQL, Novell, DOS-интерфейс);
• 1995 г - выход тиражной версии БОСС-Кадровика;
• 1996 г. - начало разработки отдельной версии продукта на платформе Oracle;
• 1997 г - перевод Scalable SQL версии на платформу Microsoft SQL, создание промышленной технологии внедрения, обучения и сопровождения продукта;
• 1999 г - поддержка в тиражной версии продукта распределенного режима работы;
• 2002 г. - выход HRM-контура системы БОСС-Кадровик;