I этап. Подготовка совещания

Подготовка совещания включает следующие моменты:

а) вопросы и их возможные решения:

• необходимость в обмене информации;

• мнения и альтернативы по вопросам;

• анализ сложных (нестандартных) ситуаций;

• принятие решений по неотложным вопросам.

Не следует проводить совещание, если:

- есть решение руководства по этому вопросу;

- можно решить вопрос по телефону;

- можно провести селекторное совещание;

- можно совместить этот вопрос с другими и вынести на боле
крупное совещание;

б) состав участников:

• не обязательно всегда собирать всех, лучше выборочно, кого
касается;

• по количеству — оптимально — столько, сколько будет
ствовать в обсуждении вопроса;

в) день и время совещания:

• как правило, один определенный день в неделю (чтобы дру
гие могли спланировать свое время);

• лучшее время — среди недели, а не в понедельник или пят­
ницу;

• лучшие часы — второй пик работоспособности (с 16.00 до
18.00), первый (с 11.00 до 12.00) нарушит ритм рабочего дня;

г) место и условия проведения:

• как правило, кабинет руководителя (>70%);

• зал заседаний;

стол должен быть не прямоугольный — руководитель не всех
хорошо видит, а трапециевидный (рис. 12.3) или круглый, овальный

• (рис. 12.4,12.5);

• в помещении должны соблюдаться нормальная температура,
освещение, звукоизоляция, вентиляция;

д) подготовка участников совещания:

• все участники должны знать повестку совещания (для деталь­ного обсуждения);

• можно поручить отдельным участникам подготовить сообщения по специальным вопросам.

II этап. Проведение совещания

При проведении совещания необходимо соблюдать следующее

а) продолжительность совещания:

• оптимальная продолжительность совместной умственной де­ятельности большого числа людей составляет 40—45 мин, после чего — шум, разговоры;

• интерес к обсуждаемым проблемам падает после 90 мин (это
период отрицательной активности), решения отличаются экстремизмом;

• после 2 часов без перерыва 90% участников согласны на лю­бое решение, лишь бы совещание скорее закончилось;

б) регламент:

• обязательно должен быть установлен регламент работы, иначе
создаются предпосылки для неделовой работы;

• оптимальный регламент:

- 1 час работы;

- если требуется больше времени, то через 40—45 мин работы
требуется 10—15 мин перерыва;

• уважать регламент должны все участники, независимо от
ранга;

в) протокол совещания — это документ, на основании которо­го руководство вправе требовать от участников выполнения пору­ченных им заданий. Ниже приводится форма протокола совещания.

III этап. Принятие решения
При принятии решения:

1) при малом числе участников (до 20) решение определяется простым голосованием большинства голосов;

2)проект решения составляет специально избранная комиссия;
по подготовке решения; проект берется за основу и после изменений
и дополнений принимается окончательно;

3)определяется лицо или группа лиц по осуществлению контро­ля исполнения решения.