Организация делового совещания

Решение

Общение

Процесс общения включает:

· начало общения;

· передачу (получение) информации;

· аргументирование информации.

Начало непосредственного общения связано.с преодолением
психологического барьера из-за:

• авторитета инициатора общения;

• содержания беседы;

• достаточности (недостаточности) информации по обсуждаемой теме;

• силы личности.
Элементы начала общения:

•установление контакта (знакомство, вопросы: как доехали?
здоровье?);

•создание приятной атмосферы для общения (удобная мебель, проветренное помещение, освещение, кофе и т.д.);

• привлечение внимания и пробуждение интереса кбеседе (на­водящие вопросы, приближающие к сути общения);

Передача (получение) информации. Цели этой части общения:

• сбор информации по проблеме;

• запросы собеседника;

• мотивы и цели собеседника;

• передача собеседнику запланированной информации;

• анализ и проверка позиции собеседника.

Элементы общения на данном этапе:

• информирование собеседника;

• постановка вопросов;

• прием информации от собеседника;

• наблюдение за реакцией собеседника;

• анализ реакции собеседника.

Умение слушать — один из главных показателей культуры менеджера.

Восточная мудрость гласит: «Истина лежит не на устах г верящего, а в ушах слушающего».

Аргументирование информации необходимо тщательно прод' мать (для утверждения своей позиции, например, ссылка на конкре! ные документы, имеющийся опыт и т.д.).

Для достижения эффекта в процессе аргументации:

• оперируйте простыми, ясными, точными и убедительными по­нятиями;

• темы и способы аргументации подстраивайте под характер и
темперамент собеседника;

• следите за корректностью аргументации;

• не затрудняйте восприятие главного несущественной информацией.

Совместно с другой стороной:

• подводятся итоги общения;

• выделяются главные моменты (решения);

• определяется круг нерешенных проблем.

 

Совещания классифицируются по следующим основным признакам:

по назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;

• разъясняющие и уточняющие этапы реализации ранее принятых решений;

• подводящие итоги или дающие оценку результатам;

• оперативные;

по периодичности:

• разовые;

• регулярные;

• периодические;

по числу участников:

• узкий состав (<5 человек);

• расширенный (<20 человек);

• представительный (>20 человек);

по степени стабильности состава участников:

• с фиксированным составом;

• с приглашаемыми по списку;

• комбинированные;

по принадлежности:

• общественные;

• административные;

• научные и научно-технические;

• объединенные.

Этапы организации проведения делового совещания показаны на рис. 22.2.

Деловое совещание
I этап Подготовка
II этап Проведение
Ш этап Принятие решения

Рис. 22.2 Этапы организации проведения делового совещания