Information and Communication

Коммуникации и эффективность управления

 

В предыдущих лекциях мы отмечали значение информации для эффективности управления. Данная лекция будет посвящена в основном методам и организационным форм обмена информацией, которые носят обобщенное название процесса коммуникаций. Значение коммуникаций трудно переоценить. Согласно авторитетным исследованиям, менеджеры от 50 до 90% своего рабочего времени затрачивают на коммуникации[1]. Обмен информацией встроен во все виды деятельности менеджеров, т.к. они выполняют свою роль в межличностных отношениях: в информационном обмене, принятии решений, планировании, организации, контроле, регулировании, мотивации и пр. Поэтому коммуникации часто называют связующим процессом.

Эффективность управления на прямую связана с эффективностью процесса коммуникаций в организации. Считается, что основной причиной неудач организации в коммерческой деятельности является проблемы в процессе коммуникаций[2]. Эффективно работающие менеджеры - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они обладают хорошо развитыми навыками устного и письменного общения, понимают влияние обстановки на обмен информацией.

Коммуникации организации и внешней среды. Этот вид коммуникации занимает особое место в деятельности организаций. Все факторы внешней среды, существенно влияющие на деятельность организации, определяют потребность организации в своевременном и полном информационном обеспечении о состоянии внешней среды. Если проанализировать, о чем говорят, пишут и читают сотрудники организаций, окажется что на первом месте находятся вопросы, связанные с потребностями в надежных коммуникациях с внешней средой.

Организации пользуются различными средствами коммуникаций для различных элементов внешнего окружения. С потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других средств продвижения товаров. В сфере отношений с общественностью, на первое место выступают средства создания “имиджа” организации на местном, национальном или международном уровне. Во взаимоотношениях с государственными структурами организации используют отчеты о производственной, финансовой и маркетинговой деятельности, а также пытаются влиять на принятие законов и постановлений через своих лоббистов и путем взносов в пользу различных политический объединений. Важное значение организации придают процессу коммуникаций с профсоюзными объединениями. Обычно они протекают в форме прямых переговоров и заключении трудового соглашения на определенный период.

Коммуникации между уровнями. Межуровневые коммуникации организации, т. е. вертикальные коммуникации подразделяются на нисходящие и восходящие. С помощью нисходящих коммуникаций сотрудники узнают о текущих задачах, изменениях приоритетов, рекомендуемых процедурах для работы в подразделениях и организации в целом. С помощью восходящих коммуникаций информация поступает с нижних уровней управления на верхнии. Это могут быть предложения сотрудников по поводу улучшения работы, сведения о неполадках, различного рода наблюдения могущие помочь в принятии управленческих решений.

Коммуникации между различными подразделениями. Любая организация состоит их множества относительно обособленных элементов отделов или подразделений, информационная составляющая взаимосвязи которых, является столь же важна как и материальная. Коммуникации между отделами и подразделениями обычно называют горизонтальными. Обмен информацией между отделами и подразделениями обусловлен необходимостью координации своих действий при выполнении общих задач. Кроме того, как доказали психологи, регулярный обмен информацией по горизонтали способствует сплочению организации и усилению ее потенциальных возможностей.

Большое значение налаживанию горизонтальных коммуникаций в организации уделяется в японский корпорациях. За счет более тесных горизонтальной коммуникаций удается иногда сократить количество вертикальных уровней и связей, а это сопряжено с экономией значительных финансовых средств.

Коммуникации руководитель-подчиненный. Конкретной формой реализации вертикальных связей являются сообщения между руководителем и подчиненными. Поскольку в ряде организаций этот вид коммуникаций составляет до 2/3 от их общего объема[3], мы выделим их отдельно.

Большая часть обмена информацией этого вида связана с прояснением задач, установлением приоритетов, обсуждением результатов, повышением эффективности, мотивацией трудовой активности и т. п.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Часто руководителям приходится общаться не с отдельными исполнителями а с целой рабочей группой. Этот вид коммуникаций позволяет руководителю повысить эффективность деятельности группы, наладить нормальные межличностные отношения, установить комфортный психологический климат в коллективе.

Неформальные коммуникации. Ранее мы установили, что организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Всякий обмен информацией вне официальных рамок организации относится к неформальным коммуникациям, которые часто называют “слухами” и широко используют для достижения целей организации.

Часто нужная информация по каналам слухов распространяется быстрее чем по официальным. Приписывая слухам репутация неточности информации имеет под собой основания. Однако исследования показали, что в не менее чем в 80% случаев слухи представляют собой правдивую информацию. Следует однако очищать эту информацию от влияния личных взаимоотношений и чрезмерной эмоциональной окрашенности. Типичной информацией передаваемой по каналам распространения слухов является:

* Предстоящие сокращения;

* Новые меры ужесточения дисциплины;

* Изменения в структуре организации;

* Грядущие перемещения руководящего состава;

* Изложения споров руководителей;

* Сведения о взаимных симпатиях и антипатиях.

Практика использования каналов распространения слухов широко распространена во многих частных и правительственных организациях США. Так например, перед принятием важных государственных или коммерческих решений администрация часто идет на запланированную утечку “секретной” информации, с целью изучения реакции общественного мнения. Если эта реакция благоприятная, то решение принимается, если нет - следует искать другое решение.