Лекция 5. Экономическая информация: особенности, виды, структура

 

Каждая область человеческой деятельности связана со "сво­ей" информацией. Экономическая наука, экономическая деятель­ность общества оперируют информацией, которая называется эко­номической. Как категория экономическая информация, с одной стороны, соответствует общему понятию "информация", с дру­гой - неразрывно связана с экономикой и управлением народным хозяйством. Поэтому на экономическую информацию распрост­раняются различные толкования и свойства: присущие информа­ции вообще и в то же время отражающие ее характерные особен­ности и отличия, вытекающие из ее природы. Таким образом, эко­номическая информация представляет собой лишь одну из разновидностей информации, хотя и достаточно важную.

В общем случае под термином "экономическая информация" понимается информация, отражающая и обслуживающая процес­сы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Более строго: экономическая информация - это объективизированное воплощение — с помощью знаков и сигналов — знаний о материальных, трудовых и стоимостных аспектах воспроизводи­мых в экономике процессов, устраняющих неопределенность в от­ношении исходов этих процессов.

Экономическая информация служит инструментом управле­ния и одновременно принадлежит к его элементам. Ее необходи­мо рассматривать как одну из разновидностей управленческой ин­формации, которая обеспечивает решение задач организацион­но-экономического управления народным хозяйством. Экономи­ческая информация представляет собой совокупность сведений (данных), отражающих состояние и определяющих направление развития народного хозяйства и его отдельных звеньев. В инфор­мационных процессах, осуществляемых в управлении, информа­ция играет роль предмета труда (исходная, "сырая" инфор­мация) и продукта труда (результатная, «обработанная» ин­формация). Говоря о понятии "экономическая информация" с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение сведений (исходных данных) в экономическую информацию, необходимую для при­нятия решений, направленных на обеспечение заданного состоя­ния народного хозяйства и его оптимального развития.

Экономическая информация неотделима от информационно­го процесса управления, осуществляемого в производственной и непроизводственной сферах, она используется во всех отраслях народного хозяйства и во всех органах общегосударственного управления.

Экономическая информация насчитывает много разновидно­стей (типов), которые выделяются на основе соответствующих классификационных критериев, например:

- по принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри - по отраслям и подотраслям народного хозяйства в соответствии с принятой их группировкой;

- по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса. В силу этого выделяется информация, отражающая снаб­жение, производство, распределение и потребление, а также ма­териальные, трудовые и финансовые ресурсы;

- по временным стадиям управления. С этих позиций выделя­ются: прогнозная информация, плановая, учетная, информация для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управле­ния, составления отчетности;

- по критериям соответствия отражаемым явлениям эконо­мическая информация делится на достоверную и недостоверную;

- по полноте отражения событий экономическая информация подразделяется на достаточную (полную), недостаточную и из­быточную. Для решения задач экономического управления не­обходима вполне конкретная по содержательности минимальная информация, т.е. достаточная. Избыточная информация содержит излишние данные, которые либо вообще не используются для ре­шения задач (составляют «информационный шум» с его разновид­ностью для компьютерных сетей - «электронным мусором», или «спэмом» (spam - анг.), либо выполняют контрольно-дублирую­щие функции;

- по стадии возникновения бывает исходная (первичная) и про­изводная (вторичная) информация. Исходная информация возникает в результате действия источников информации (министерства, ве­домства, предприятия и других организаций и подразделений), и по этим источникам исходная информация делится на планово-ди­рективную и учетно-отчетную. Планово-директивная информация перемещается ("спускается") вниз по уровням иерархии управле­ния, при этом она разукрупняется, детализируется, "расширяется". Учетно-отчетная информация, наоборот, перемещается вверх по уровням иерархии управления, причем по мере своего продвиже­ния эта информация укрупняется, агрегируется, "сжимается". Про­изводная информация возникает в результате обработки исходной и другой вторичной - либо только исходной, либо только вторич­ной. Среди производной информации различают промежуточную и окончательную (результатную) информацию;

- по стабильности во времени экономическая информация де­лится на постоянную (условно-постоянную) и переменную. При этом важно отметить, что период стабильности носит конкрет­ный характер для определенных задач управления. Как правило, он составляет один год, а для оценки уровня стабильности ин­формации используется коэффициент стабильности , рассчи­тываемый по формуле

, (7) -общее число информационных совокупностей;

- число информационных совокупностей, изменивших свои значения за рассматриваемый период (год).

Если > = 0,85, то информационную совокупность принято считать условно-постоянной, и в условиях автоматизированной обработки информации ее следует организовывать и хранить в виде самостоятельных массивов нормативно-справочной инфор­мации (НСИ) или файлов баз данных;

- по технологии решения экономических задач в системах уп­равления различают входную, промежуточную и выходную инфор­мацию.

Экономической информации свойственны некоторые особен­ности, вытекающие из ее сущности. Принципиальное значение для создания систем обработки экономической информации и фор­мирования информационных технологий имеют следующие ее свойства:

- преобладание алфавитно-цифровых знаков;

- необходимость оформления результатов обработки данных в форме, удобной для восприятия человеком;

- широкое распространение документов как носителей исход­ных данных и результатов их обработки;


- значительный объем переменных и постоянных (условно-по­стоянных) данных;

- дискретность, объясняющаяся тем, что экономическая ин­формация характеризует состояние объекта или процесса либо на определенный момент времени, либо за определенный интервал времени;

- организованность, вытекающая из того, что экономическая информация отражает результат интеллектуальной деятельности человека;

- неоднородность - в силу основного назначения информации: различать элементы и свойства отражаемых процессов;

- рассредоточенность источников и принципиальная невоз­можность концентрации и централизации процессов сбора дан­ных;

- сохраняемость (неиссякаемость) при ее использовании (по­треблении);

- возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;

- возможность сохранения переработанной информации у от­правителя;

- возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;

- способность к преобразованию, агрегированию по опреде­ленным признакам, детализации (разукрупнению) и сжатию (ук­рупнению);

- определенная самостоятельность данных по отношению к своему носителю.

В условиях выполнения функций управления теми или иными объектами экономическая информация должна отвечать опреде­ленным требованиям. Наиболее существенные из них:

- быть достоверной, правдивой;

- быть своевременной, так как запоздалое поступление нуж­ной информации часто оказывается бесполезным;

- быть документальной: юридически подтвержденной в доку­ментах соответствующими подписями (визами) соответствующих должностных лиц;

- быть актуальной, нужной для подразделения и лиц, прини­мающих решения.

Важной характеристикой экономической информации явля­ется ее структура. Структура информации играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. Говоря о структуре информации, различают два взаимосвязанных между собой аспекта:

- состав элементов, образующих структуру информации;

- взаимосвязь между элементами этой структуры.

Рассматривая с этих позиций структуру информации, выделяют простые и составные (сложные) единицы информации.

Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из совокупности других единиц инфор­мации, ассоциативно связанных между собой, т.е. связанных по смыслу.

Единицу информации, входящую в СЕИ, называют составляющей единицей информации.

Простой, элементарной составляющей единицей экономичес­кой информации является реквизит. Реквизитам присущи два свойства, важных с точки зрения их обработки:

- отдельно взятый реквизит не может полностью характери­зовать экономический процесс или объект;

- отдельный реквизит может входить в состав различных эко­номических показателей.

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением.

В зависимости от характера отображаемого ими свойства рек­визиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства эконо­мического объекта, процесса или явления. Они могут быть выра­жены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторо­ну процесса или объекта. Они чаще всего выражаются в цифро­вой форме. Над ними могут выполняться логические и арифмети­ческие операции.

Реквизиты можно расчленить и дальше - на символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов. Для ис­черпывающей характеристики экономического процесса, объек­та или явления необходима определенная совокупность реквизи­тов, описывающих качественные и количественные свойства ото­бражаемого объекта.

Совокупность реквизитов-признаков и реквизитов-оснований представляет собой сообщение об объекте. Каждое сообщение имеет определенную форму.

Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкрет­ный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является экономический показатель.

Существуют два определения этого понятия. В соответствии с первым, принятым в практике учета, статистики, планирования и т.п., под показателем понимается качественно определенная пере­менная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алго­ритмы их вычисления по различным исходным данным.

Второе, принятое в теории и практике автоматизированной обработки данных, определяет показатель как высказывание, со­держащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. Такое высказывание содержит единствен­ное количественное значение и определенный набор качествен­ных признаков, необходимых для его однозначной идентифи­кации.

Оба определения не противоречат друг другу, просто в пер­вом акцентируется внимание на то, как получен тот или иной по­казатель, а во втором - какие атрибуты показателя отражают его конкретное смысловое содержание.

Таким образом, экономический показатель как составная еди­ница информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-при­знаков. Показатель имеет название (наименование), раскрываю­щее его основной экономический смысл (что соответствует пер­вому определению понятия «показатель», так как позволяет со­поставить ему экономико-математическую модель расчета). Обычно в состав наименования показателя входят термины, обо­значающие измеряемый объект, т.е. что происходит с объектом (определяются наличие, мощность, выпуск, затраты, себестои­мость, потери, прибыль и т.п.), формальная характеристика, т.е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, сред­няя и т.п.). Кроме того, показатель содержит дополнительные при­знаки, которые не выражают его основной экономический смысл, но уточняют конкретное количественное значение показателя. Со­став дополнительных признаков определяется в каждом конкрет­ном случае по-разному, но обычно к ним всегда относятся терми­ны, обозначающие время, к которому относится данный показа­тель (момент или период), единицу измерения (кг, т, шт., руб. и т.п.), вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный и т.п.), а также термины, указывающие на то, кто производит действие над измеряемым объектом, где он находит­ся, перемещается.

Дополнительные признаки позволяют конкретизировать эко­номико-математическую модель расчета показателя, характери­зуя его особенность для каждого конкретного случая.

Анализ структуры показателей имеет большое значение для их идентификации и классификации при организации хранения, поиска и интегрированной обработки данных, так как каждый структурный элемент показателя может рассматриваться как при­знак классификации множества показателей. Например, по при­знаку формальной характеристики различают абсолютные и от­носительные показатели, по признаку процесса различают показа­тели, характеризующие состояние и изменение измеряемого объекта, в числе последних можно выделить показатели, характеризующие процессы производства, распределения, обращения, потребления и т.п. По признаку объекта различаются показатели: населения и трудовых ресурсов, природных ресурсов, продукции, основных фондов, финансов и т.п.

Как минимальная смысловая единица экономической инфор­мации, характеризующая какой-либо объект, экономические по­казатели делятся на первичные и вторичные (производные, рас­четные).

Первичные показатели отражают результаты производствен­но-хозяйственной деятельности объекта управления, определяе­мые путем измерения, подсчета, взвешивания и т.п. (например, ко­личество готовой продукции, количество отработанного време­ни, количество бракованных изделий и т.п.). Они служат исходными данными для формирования различного рода вторич­ных показателей (например, стоимость готовой продукции, зара­ботная плата, потери от брака и т.п.).

Экономический показатель - основная единица экономичес­кой информации, так как он имеет экономический смысл, исклю­чение хотя бы одной его составляющей неизбежно влечет потерю смысла. Вместе с тем в целях организации обработки информа­ции и реализации функций управления показатели могут образо­вывать более сложные составные структурные единицы инфор­мации: документы, массивы, информационные потоки, информа­ционную базу.

Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыс­лу экономических показателей. Экономический документ являет­ся основной и наиболее удобной формой представления инфор­мации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибу­ты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономи­ческих документов является табличная форма, которая в самом общем виде обычно включает общую, предметную и оформитель­скую части (смотри рис. 2).

Форма №120 Приемный акт №__________   Принято на склад № ________________ От поставщика ________________ По документам ________________ Дубликат № Вагон №     Общая часть
   
   
   
Номен­клатурный номер Наименование предмета Род единиц По документам значилось Фактически принято Недо­стача Излиш­ки Пред­мет­ная часть  
            размер сорт коли­чество, брутто нетто процент годно­сти раз­мер коли­чество, брутто нетто          
                     
                     
                       
                       
                      Офор­митель­ская часть  
                     
Материалы принял: Сдал: Присутствовали:

Рисунок 2- Пример построения экономического документа табличной формы.

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представ­ленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многострочного документа.

Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного доку­мента.

Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, не­посредственно не участвующие в процессах обработки информа­ции, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа. Помимо табличной формы представления документов в прак­тике организационно-экономического управления могут исполь­зоваться также документы упрощенной табличной формы, в ко­торых наименования реквизитов приводятся не в шапке докумен­та, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов.

Наконец, экономические документы могут содержать как шап­ку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансо­вой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя инфор­мации для отображения содержимого документов наиболее рас­пространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

Следует отметить, что в последнее время особое внимание уде­ляется электронным способам отображения содержимого доку­ментов, что позволяет значительно повысить эффективность сис­тем управления благодаря использованию качественно новых подходов к реализации информационных процессов.

При этом в самом общем виде электронные документы могут быть представлены либо как электронные копии (являющиеся факсимильным отображением информации реальных бумажных документов), либо как электронные формы (являющиеся компь­ютерной основой для решения задач управления, а в случае необ­ходимости - основой для получения соответствующих бумажных аналогов - «твердых копий»).

Представление документа в виде электронной (факсимильной) копии или электронной формы следует отличать от становящего­ся в последнее время все более популярным и актуальным поня­тия «электронный документ».

Электронный документ - сведения, представленные в форме, воспринимаемой электронными средствами обработки, хранения и передачи информации, которые имеют необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и которые могут быть преоб­разованы в форму, пригодную для восприятия человеком.

Одним из наиболее важных и неотъемлемых атрибутов элект­ронного документа (в отличие от электронной копии или элект­ронной формы) является электронная цифровая подпись (или просто электронная подпись). Цель электронной цифровой под­писи - удостоверение подлинности сведений, отображенных на материальных носителях информации или передаваемых средства­ми связи, и установление ее принадлежности к конкретному лицу. "Электронная цифровая подпись представляет собой опреде­ленную последовательность символов, имеющую неизменяемое соотношение с каждым символом определенного объема сведений электронного документа и предназначенную для подтверждения целостности и неизменности этого объема сведений, а также тож­дественности его содержания волеизъявлению заверившего его лица.

Выработка электронной подписи осуществляется сертифици­рованными средствами электронной подписи, обеспечивающими такое ее формирование, при котором любое изменение в заверен­ном электронной цифровой подписью документе нарушает его целостность и приводит к необходимости выработки новой элек­тронной подписи.

В целях упрощения организации процессов обработки, пере­дачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов -для машинных носителей).

Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (од­ного названия) со всеми их значениями либо сочетание таких на­боров данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целостность его структу­ры. Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединения - информационный поток.

Информационный поток - это совокупность информационных массивов, в том числе документов, относительно конкретной уп­равленческой деятельности, имеющая динамический характер.

Информационная база - вся совокупность информации реаль­ного экономического объекта.

Рассмотренные структурные единицы экономической инфор­мации отражают их логическое построение без учета особеннос­тей представления данных на технических носителях. При орга­низации автоматизированной обработки экономической инфор­мации понятие структуры данных связывается с представлением их на различных носителях, и таким образом соответствующие структурные единицы выделяются в зависимости от особеннос­тей того или иного носителя и способов фиксации данных на нем. Это составляет основу физического подхода к рассмотрению струк­тур информации.

При размещении информации на бланках документов можно выделить следующие структурные единицы: позицию, запись (документо-строка), строку, графу, зону документа, документ, пачку документов. Для электронной формы представления документа выделяются те же структурные единицы, только вместо понятия "пачки документов" используется понятие: "лист" или "страница".

Для магнитных лент выделяются: бит, байт, запись, дорожка, зона, том.

Для магнитных дисков выделяются: бит, байт, блок, сектор, дорожка, цилиндр, том, пакет.

Массив представляет, с одной стороны, физическую единицу обработки информации, с другой - отражает содержательный ас­пект информации, используемой в управлении. Последнее позво­ляет классифицировать информационные массивы следующим образом:

- постоянные (условно-постоянные) и переменные;

- основные и вспомогательные;

- входные, промежуточные (внутренние), выходные (резуль­татные);

- текущие (рабочие) и служебные.

Постоянные массивы, как правило, содержат нормативно-спра­вочную информацию (НСИ) длительного хранения и многократ­ного использования; переменные массивы - исходную и промежу­точную информацию, отражающую текущее состояние объекта управления.

Основные массивы предназначаются для хранения информации в процессе обработки данных и решения задач управления; вспо­могательные массивы являются производными от основных мас­сивов путем логической обработки последних в целях обеспече­ния более рационального процесса решения задачи.

Промежуточные массивы носят служебный характер и отли­чаются от других тем, что содержат результаты предыдущих рас­четов, полученных при решении задач и используемых в качестве исходных данных при решении последующих задач.

Входные и выходные массивы определяют характер их отноше­ния к рассматриваемым информационным процессам обработки данных, что имеет принципиально важное значение при оценке объемно-временных характеристик различных вариантов инфор­мационных технологий.

Текущие (рабочие) массивы содержат информацию о состоя­нии управляемого объекта или процесса на данный момент вре­мени. Они могут формироваться на основе нескольких входных массивов.

Служебные массивы (различного рода справочники, катало­ги, нормативные документы и т.д.) хранят информацию, непос­редственно не связанную с объектом управления, но необходи­мую для реализации процессов решения задач управления.

Данные, включаемые в информационные массивы, делятся на неоднородные и однородные. Однородные массивы содержат од­ноименные записи одинаковой структуры, неоднородные - разно­типные записи с различной структурой.

Совокупности массивов составляют структурные единицы более высоких рангов: системные наборы, библиотеки массивов.

Особое место в организации процессов обработки данных за­нимают так называемые динамические структуры данных: очере­ди и стеки. В любое время очередь или стек (магазин) содержит упорядоченное множество информационных элементов. Если эле­мент добавляется, то он становится в конец упорядоченного мно­жества.

Доступ к элементам или их исключение из множества возмож­но только в начале упорядоченного множества, определяющего очередь. Элемент, находящийся в очереди первым, является един­ственно доступным, и он должен быть исключен или обработан первым. В стеке - в противоположность очереди - обработка и исключение элементов множества осуществляются в порядке, про­тивоположном порядку записи элементов в стек, т.е. доступным в любой момент времени является элемент, находящийся в конце упорядоченного множества.