Психологические основы контроля

Принцип исключения

Принцип полезности

Ценность данных и отчетов, используемых для кон­троля, зависит:

a) оттого, насколько правильно выбран рассматриваемый период

b) от времени, которое проходит между окончанием этого периода и использованием данных контроля.

Урвик вновь подчеркивает условный характер деления времени и основанных на нем умственных построений. Как правительство, так и бизнес склонны строить контроль вокруг дней и недель, месяцев и лет. Но для одной формы деятельности однодневный период контроля слишком длинен, а для другой —годовой слишком короток.

Ежегодные расчеты торговой деятельности не по­зволяют вовремя исправить тенденции, уменьшающие прибыль, чтобы они не повлияли на контрольный пери­од. Ежемесячные данные необходимы хотя бы для того, чтобы осуществлять текущий контроль. Их точность с точки зрения бухгалтерии гораздо менее важна, чем их немедленная доступность сразу по окончании перио­да, к которому они относятся.

С каждым днем после окончания контрольного пе­риода отчеты и статистика, связанные с ним, становятся все менее полезными. С этой точки зрения старый под­ход к бухгалтерии, нацеленный в первую очередь на предотвращение злоупотреблений и учет каждого пен­са, представляет определенную опасность. Один отчет, предоставленный вовремя, стоит тысячи опоздавших.

 

Рабочий стол менеджера бывает буквально завален грудами писем и докладов, на каждом из которых он должен поставить резолюцию. Руководитель считает, что, уделяя внимание всем этим деталям, он поддержи­вает тесный контакт со всем предприятием. Принцип исключения в корне меняет такое положение дел. В соответствии с ним, менеджер должен получать только сжатые, обобщенные и обязательно сравнительные отчеты, касающиеся при этом всех областей управле­ния. Перед тем, как попасть к менеджеру, эти отчеты должны быть изучены ассистентом, чтобы указать на все исключения и отклонения от стандартов, как хоро­шие, так и плохие. Это позволяет менеджеру за несколь­ко минуг получить полное представление о достигну­том прогрессе или регрессе и дает ему возможность определить направления общей политики предприятия и изучить характер своих подчиненных и их соответ­ствие рабочему месту.

Очень многие администраторы считают, что, если у них есть полный разработанный аппарат цифрового контроля, то они знают о предприятии все и контроли­руют его. Но это неверно. Все цифровые данные —толь­ко инструменты. Их истинная ценность зависит оттого, что с ними будет делать администратор. В бизнесе, как и в любой ситуации, есть факторы, не поддающиеся арифметическому вычислению.

Если менеджер хочет, чтобы все было выполнено в соответствии с утвержденными планами, приказами и принципами, он должен убедиться, что эти планы, при­казы и принципы не только поняты, но и интеллекту­ально и эмоционально усвоены теми, кто будет их вы­полнять. Интеллектуально —потому, что недостаточно понять букву плана, надо осознать логику, лежащую в его основе, иначе подчиненные не смогут правильно согласовать план с реальной действительностью. Эмо­ционально — потому, что никто не станет проявлять инициативу и энтузиазм по отношению к проекту, если он духовно с ним не связан.