Процессы планирования 6 - 7. Планирование и назначение ресурсов и материалов.
Вопрос управления ресурсами – один из ключевых в управлении проектами. Он включает в себя: управление закупками, выбор поставщиков, контроль за поставками, правовое регулирование закупок, управление запасами, логистику, управление человеческими ресурсами и т.д. Поэтому менеджер проекта должен хорошо владеть этими знаниями. В рамках лекции рассмотрим только основы управления ресурсами проекта: планирование и назначение ресурсов.
Планирование ресурсов и материалов - это определение того, какие ресурсы (материалы) и в каком количестве необходимы для исполнения всех операций проекта и того, какие ресурсы (материалы) и в каком количестве могут быть использованы на всех операциях проекта.
А назначение ресурсов (материалов) – это определение тех ресурсов (материалов), которые будут задействованы на отдельных операциях проекта.
Под ресурсами в данном случае понимаются возобновляемые ресурсы, которые после выполнения какой-либо операции могут быть использованы на других операциях (люди, оборудование). Под материалами понимаются не возобновляемые ресурсы, которые на операциях проекта расходуются и не могут быть повторно использованы. Ресурс, назначенный на выполнение конкретной операции, будем называть назначением.
Планирование ресурсов и материалов состоит из двух элементов – из планирования их потребности и планирования их наличия (рис. 9). Планирование потребности осуществляется на основании созданной иерархической структуры работ и перечня операций, а также на основе информации об объемах работ на операциях. Определение потребности в ресурсах по каждой операции осуществляется для обеспечения точности планирования ресурсов и материалов. А объемы работ на каждой операции определяют конкретный тип необходимого ресурса и его количество, например, при малых объемах операций нецелесообразно использовать высокопроизводительное оборудование. Потребное количество ресурсов (материалов) в целом по проекту может быть определено только после составления расписания проекта, так как его нельзя определить простым суммированием по всем операциям вследствие не всегда последовательного выполнения операций.
Рис. 9. Планирование ресурсов (материалов).
Планирование наличия ресурсов и материалов выполняется в соответствии с некоторыми внешними условиями: наличием этих ресурсов и материалов у поставщиков, доступностью этих ресурсов, возможностью привлечения ресурсов и т.д.
Основные характеристики ресурсов и материалов представлены в таблице 4. На данном этапе определяется средняя производительность ресурса (табл.4 п.7), так как производительность назначенного ресурса может отличаться от производительности назначения.
Табл. 4. Характеристики ресурсов и материалов.
| Основные характеристики | Материалы | Ресурсы |
| 1. Наименование ресурса (материала) | + | + |
| 2. Единица измерения | + | + |
| 3. Наличное количество на проект | + | + |
| 4. Потребное количество на проект | + | - (определяется после составления расписания) |
| 5. Стоимость единицы ресурса (ма) | + | + |
| 6. Календарь ресурса | - | + |
| 7. Средняя производительность ресурса | - | + |
| 8. Расход материала ресурсом | - | + (машина расходует бензин) |
Последовательность планирования и назначения ресурсов (материалов) - итеративный процесс, состоящий из повторения трех этапов: планирование ресурсов, назначение ресурсов, выбор альтернатив.
1. На этапе планирования ресурсов создается документ, содержащий перечень всех типов ресурсов и материалов, необходимых для выполнения всех операций проекта, с указанием их количества, а также содержащий возможные альтернативные ресурсы, т.е. ресурсы и материалы, которые могут быть использованы для исполнения операций. Приблизительный вид такого документа представлен в табл. 5.
Табл. 5. Приблизительный вид документа для планирования ресурсов.
| Тип ресурса (материала) | Необходимое количество ресурса (материала) на проект | Наличное количество ресурса (материала) на проект | Альтернативные ресурсы (пул) |
| 1. Станок фрезерный, средняя производительность. | Примерно 10 000 раб. час. | 10 шт. | 1. Станок фрезерный, высокая производительность. 2. Станок фрезерный, низкая производительность. |
| 2. Фрезеровщик 4-5 разряда | Примерно 10 чел | 10 чел | 1. Фрезеровщик 3 разряда. 2. Фрезеровщик 6 разряда. |
| … | … | … | … |
Такой перечень альтернативных ресурсов, которые могут быть использованы, называется пулом ресурсов. Почему необходимо задавать пул ресурсов? Дело в том, что для исполнения одной и той же операции может быть использовано однотипное оборудование, но с различными характеристиками. Если однозначно не определено, какое оборудование будет использовано, то необходимо привести все возможные (доступные) виды ресурса. Окончательный выбор в пользу того или иного ресурса будет сделан позже.
2. На этапе назначения ресурсов создается документ, содержащий перечень всех операций проекта с указанием всех ресурсов и материалов, необходимых для выполнения каждой конкретной операции. Фактически на данном этапе формируется список назначений (т.е., ресурсов, назначенных на выполнение конкретной операции). Примерный вид такого документа представлен в табл. 6.
Через характеристики табл. 6 будут рассчитаны длительности операций типа "производительность" (см. лекцию 9). Получить расписание исполнения проекта можно, только назначив ресурсы на исполнение операций!
Табл. 6. Вид документа для назначения ресурсов (материалов).
| Наименование операции | Тип ресурса | Производительность назначения | Количество единиц ресурса на операцию (наличное) | Загрузка назначения | Альтернативные ресурсы (пул) |
| 1. Покраска стен, 100 кв. м. | 1. Маляр | 10 кв. м. в час | 1 чел. | 100% |
Производительность назначения показывает, сколько единиц объема данной операции одна единица ресурса производит за час работы (за единицу времени). Загрузка назначения показывает, насколько данный ресурс загружен на исполнении данной операции. Загрузка ресурса измеряется в процентах: 100% - ресурс полностью загружен на операции, 50% - значит, что ресурс может одновременно исполнять еще одну операцию с загрузкой до 50%.
Если на выполнении операции конкретный вид ресурса не определен, то может быть назначен пул ресурсов. Хорошие программные средства управления проектами позволяют автоматически выбирать из пула те ресурсы, которые или в данный момент доступны или те, которые быстрее выполнят данную операцию, в соответствие с заданными приоритетами проекта.
При назначении материалов на операции проекта достаточно определить только расход каждого материала на всю операцию проекта. Иногда может быть задан профиль использования материала, то есть неравномерный расход материала в течение операции.
3. Выбор альтернатив – это выбор конкретного вида ресурса, исполняющего операцию, в соответствии с приоритетами проекта.
Рассмотрим процесс выбора альтернатив на примере. Допустим, что в ходе выполнения этапов планирования и назначения ресурсов было определено, что для выполнения n-ой операции с физическим объемом работ 12 м2 может быть использовано оборудование с различной производительностью и стоимостью: первый вид оборудования имеет производительность 2 м2/час и стоимость 150 руб./час; второй вид ресурса имеет производительность 4 м2/час и стоимость 400 руб./час. Далее производим расчет расписания и стоимости операции с поочередным назначением первого и второго ресурса. Для первого ресурса получаем длительность операции 6 часов за 900 руб. Для второго ресурса – 3 часа за 1200 руб. Выбор ресурса осуществляется в соответствии с приоритетами проекта. Если приоритетом в проекте является время, то назначается второй ресурс: быстрее, но дороже. Если приоритетом является стоимость проекта – то первый: медленнее и дешевле.
Итеративность процесса планирования и назначения ресурсов состоит в неоднократном повторении этих трех этапов (рис. 10). Возврат может быть осуществлен к любому этапу.
 |
Рис. 10. Схема, отражающая итеративность процесса планирования и назначения ресурсов.
Процесс планирования и назначения ресурсов и материалов тесно связан с последующими процессами планирования: составлением расписания и оценкой стоимости проекта. Это еще раз подчеркивает два основных свойства процессной модели. Выбор альтернатив – основной метод назначения ресурсов и материалов. Так же могут использоваться нормативы, экспертные оценки и оценки по аналогам.
При назначении ресурсов на исполнение операций может возникнуть множество нюансов. Например, какой-либо вид работ несколько ресурсов могут делать только вместе (водитель и машина, два рабочих). В этом случае назначаются так называемые мультиресурсы. Мультиресурс – это несколько ресурсов, которые могут выполнять работу только вместе.
Производительность мультиресурса отличается от производительности ресурсов, входящих в него. Приведем пример. Ресурс "Рабочий" имеет производительность 50 м2 в час. Необходимо выполнить операцию объемом 500 м2. Назначив на операцию рабочих в количестве двух человек мы получим длительность операции 500/100= 5 часов. Назначив мультиресурс, состоящий из двух рабочих, получим длительность 500/50 = 10 часов.
При назначении мультиресурсов производительности ресурсов, входящих в его состав, не складываются. Производительность мультиресурса определяется ресурсом с минимальной производительностью, входящим в его состав.
Основной результат процесса планирования и назначения ресурсов (материалов): это перечень типов и количества ресурсов (материалов), необходимых для выполнения всех операций и всех элементов иерархической структуры работ: назначение ресурсов происходит по операциям, а по элементам ИСР ресурсы агрегируются.