Кассовая книга

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал (см. Приложение 19) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. - до передачи в кассу организации. Исключение составляют расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей – они регистрируются после их выдачи.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) состоит из обложки и вкладного листа. На обложке указывается наименование фирмы, структурное подразделение, код фирмы по ОКПО, а также год заполнения, должность и ф.и.о. лица, ответственного за ведение журнала. По образцу вкладного листа происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных кассовых документов(графы 5-8).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов может вестись как в ручном, так и в автоматическом режиме.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в Кассовой книге (см. Приложение 20). Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу (форма № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

При ведении кассовой книги формируются два экземпляра: "Вкладной лист кассовой книги" (1-й экземпляр) и "Отчет кассира" (2-й экземпляр). Они должны составляться к началу следующего рабочего дня и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги осуществляется в порядке возрастания с начала года. На «Вкладном листе кассовой книги» указывается наименование фирмы и период, за который составлен данный лист (это может быть один день). Далее в табличной части в колонке «Номер» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров, выданных за указанный период. В колонке «От кого получено и кому выдано» указаны организации или физические лица, внесшие либо получившие денежные средства. В колонке «Корр. счет» указаны корреспондирующие счета бухгалтерских проводок по соответствующим операциям, в колонках «Приход» и «Расход» указаны соответственно суммы поступивших и выданных денежных средств. В верхней строке в графе «Приход» указан остаток денежных средств в кассе на начало периода, ниже таблицы приведены строка «Итого за период» отдельно по приходу и расходу, а также остаток денежных средств в кассе на конец периода. Остаток на конец периода не должен превышать разрешенный банком лимит кассы. Исключение составляют средства, предназначенные для выдачи заработной платы, которые указываются в последней строке таблицы. Вкладной лист кассовой книги подписывается кассиром и направляется на проверку бухгалтеру, который фиксирует количество документов (приходных и расходных), приложенных к листу кассовой книги.

Вкладные листы Кассовой книги сброшюровываются и оформляется первый и последний листы Кассовой книги (см. Приложение 21). На первом листе указывается наименование организации, структурное подразделение и код организации по ОКПО. Указывается период, на который оформляется Кассовая книга. На последнем листе указано, сколько листов содержится в Кассовой книге, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, ставится печать организации и дата.

Параллельно оформляется «Отчет кассира», который составляется из вторых экземпляров листов Кассовой книги, к которым прикрепляются все приходные и расходные кассовые ордера и другие документы за период, на который оформлен данный лист Кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.