Заголовки столбцов
Рекомендации по созданию списка на листе книги
База данных в Microsoft Excel .
Решение.
1. Выделите таблицу на листе MS Excel.
2. Выберите команду «Правка» → «Копировать».
3. Создайте новый документ MS Word.
4. Находясь в текстовом процессоре выберите команду меню «Правка» → «Специальная вставка».
5. В появившемся окне (см. рис. 2) укажите тип документа «Лист Microsoft Office Excel (объект)» и выберите переключатель «Связать».
6. Нажмите ОК.
При таком способе обмена данными связанный объект также сохраняет функциональность приложения, в котором был создан, однако физически в документ-получатель внедряется лишь ссылка на него. Вследствие этого, размер документа изменяется незначительно. Изменения, вносимые в связанный файл отображаются как в связанном фрагменте, так и в самом документе. Однако, для поддержания связи файлы должны оставаться в тех же папках, где находились во время операции связывания.
Задание 4. Осуществить внедрение и связь двух документов в виде значка.
Указание. См. рис. 2, флажок «В виде значка».
В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список.
Список — это способ представления данных, при котором данные в таблице взаимосвязаны и структура таблицы определяется заранее. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, при этом курсор должен находиться в любом месте внутри таблицы.
Если таблицу считают базой данных, то:
1. столбцы списков становятся полями базы данных;
2. заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
3. каждая строка списка преобразуется в записьданных.
Все действия со списками (базой данных) выполняет команда главного меню ДАННЫЕ.
1. Размер и расположение списка
ü На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
ü Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
ü В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
ü Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.
ü Заголовки столбцов должны находиться в первом столбце списка. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.
ü Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.
ü Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.