VI. Делопроизводство и документационное обеспечение СУП

XIII. Этапы управления персоналом

Наука и практика выработали ряд последовательных этапов в УП:

1. Определение потребности в персонале (П):

а) планируется качественная потребность в П

б) определяются методы расчета количественной потребности в П

в) планируется численная потребность в П

 

2. Обеспечение потребности в П:

а) изучается и анализируется маркетинговая информация, касающаяся персонала

б) определяется способ обеспечения потребности в П

в) осуществляется отбор П, его оценка

 

3. Мотивация труда и поведения П:

а) профилактика и управление конфликтами

б) планируются и формируются формы и системы оплаты труда работников, форма участия в прибылях и капитале

в) вырабатываются стиль и методы У

г) складывается социально-психологический климат

 

4. Обеспечение процесса УПО:

а) формируются методы учета и статистики П

б) формируется правовое, нормативное регулир-е труд. взаимоотношений

в) формируется кадровая политика

 

5. Использование П:

а) определяется характер и содержание труда на каждом рабочем месте

б) определяется форма учета результатов труда

в) происходит адаптация П

г) обеспечение безопасности труда и создание нормал. условий труда

д) осуществляется высвобождение П

 

6. Развитие П:

а) планируются и реализуются служебные перемещения, карьерное продвижение

б) организуются и осуществляются обучение, проф. переподготовка

 

 

Документационное обеспечение (ДО) - организация работы с документами, обращающимися в СУП. Основой ДО СУП является делопроизводство (ДП) - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в др. подразделения.

 

Основные функции по ДО:

1. Своевременная обработка поступающей и передаваемой документации.

2. Доведение документации до соответствующих работников СУП для исполнения.

3. Печатание документов по кадровым вопросам.

4. Регистрация, учет и хранение документов по персоналу.

5. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной О.

6. Копирование и размножение документов по кадр. вопросам.

7. Контроль за исполнением документов.

8. передача документации по вертикальным и горизонт. связям.

 

ДП по форме организации работ м.б.:

1. Централизованное - если оно осущ-ся в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат).

2. Децентрализованное - если оно рассредоточено по различн. подразделениям.

3. Смешанное - если часть наиб. важных, общих для всей О работ осущ-ся в одном подразделении, а ост. часть - в др. подразделениях. В этом случае ответственность за ДП м.б. возложена на секретаря (секретаря-референта), референта руководителя кадр. службы, либо назначается ответств. лицо из числа ее работников.

 

Требования к оформлению документов основываются на гос. стандартах унифицированных систем документации.

Осн. госстандарты в области ДП:

1. ГОСТ 16487-83 “ДП и архивное дело. Термины и определения”.

2. ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система орг.-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

 

В подсистеме УП, как и во всей СУО, ведутся следующие унифицированные системы документации:

1. Плановая документация (план. задания по кадр. вопросам, заявки на молод. специалистов, наряды, плановые расчеты по числ-ти П, по оплате труда)

2. Первичная учетная (по учету труда и заработной платы).

3. Отчетно-статистическая (по численности, по балансу раб. времени, по з/п, по пр-ти труда, по высвобождению работников).

4. По социальн. обеспечению (по пенсиям, пособиям, соц. страхованию, льготам).

5. Орг.-распорядительная документация (акты, письма, докладн. записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав).

Каждое подразделение службы УП самостоятельно разрабатывает, оформляет, исполняет документацию, к-рая соответствует его функциональному назначению.

Напр., ОК ведет:

- личные дела работников О (личный листок по учету кадров, анкета, автобиография, копии документов об образовании)

- личные карточки Т-2

- трудовые книжки

- трудовые договора (контракты)

- пенсионные дела.

Кроме того:

- проекты приказов по кадровым вопросам (личному составу)

- сведения о текучести кадров

- графики отпусков

- план по численности с разбивкой по подразделениям

- штатное расписание

- табель учета раб. времени работников

- предложения по формированию кадр. резерва

- планы и графики прохождения курсов переподготовки, аттестации

- заявки на молодых специалистов.

 

Не относятся к комм. тайне:

- численность работников

- состав их

- заработная плата

- условия труда

- наличие вакансий.