VI. Делопроизводство и документационное обеспечение СУП
XIII. Этапы управления персоналом
Наука и практика выработали ряд последовательных этапов в УП:
1. Определение потребности в персонале (П):
а) планируется качественная потребность в П
б) определяются методы расчета количественной потребности в П
в) планируется численная потребность в П
2. Обеспечение потребности в П:
а) изучается и анализируется маркетинговая информация, касающаяся персонала
б) определяется способ обеспечения потребности в П
в) осуществляется отбор П, его оценка
3. Мотивация труда и поведения П:
а) профилактика и управление конфликтами
б) планируются и формируются формы и системы оплаты труда работников, форма участия в прибылях и капитале
в) вырабатываются стиль и методы У
г) складывается социально-психологический климат
4. Обеспечение процесса УПО:
а) формируются методы учета и статистики П
б) формируется правовое, нормативное регулир-е труд. взаимоотношений
в) формируется кадровая политика
5. Использование П:
а) определяется характер и содержание труда на каждом рабочем месте
б) определяется форма учета результатов труда
в) происходит адаптация П
г) обеспечение безопасности труда и создание нормал. условий труда
д) осуществляется высвобождение П
6. Развитие П:
а) планируются и реализуются служебные перемещения, карьерное продвижение
б) организуются и осуществляются обучение, проф. переподготовка
Документационное обеспечение (ДО) - организация работы с документами, обращающимися в СУП. Основой ДО СУП является делопроизводство (ДП) - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в др. подразделения.
Основные функции по ДО:
1. Своевременная обработка поступающей и передаваемой документации.
2. Доведение документации до соответствующих работников СУП для исполнения.
3. Печатание документов по кадровым вопросам.
4. Регистрация, учет и хранение документов по персоналу.
5. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной О.
6. Копирование и размножение документов по кадр. вопросам.
7. Контроль за исполнением документов.
8. передача документации по вертикальным и горизонт. связям.
ДП по форме организации работ м.б.:
1. Централизованное - если оно осущ-ся в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат).
2. Децентрализованное - если оно рассредоточено по различн. подразделениям.
3. Смешанное - если часть наиб. важных, общих для всей О работ осущ-ся в одном подразделении, а ост. часть - в др. подразделениях. В этом случае ответственность за ДП м.б. возложена на секретаря (секретаря-референта), референта руководителя кадр. службы, либо назначается ответств. лицо из числа ее работников.
Требования к оформлению документов основываются на гос. стандартах унифицированных систем документации.
Осн. госстандарты в области ДП:
1. ГОСТ 16487-83 “ДП и архивное дело. Термины и определения”.
2. ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система орг.-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
В подсистеме УП, как и во всей СУО, ведутся следующие унифицированные системы документации:
1. Плановая документация (план. задания по кадр. вопросам, заявки на молод. специалистов, наряды, плановые расчеты по числ-ти П, по оплате труда)
2. Первичная учетная (по учету труда и заработной платы).
3. Отчетно-статистическая (по численности, по балансу раб. времени, по з/п, по пр-ти труда, по высвобождению работников).
4. По социальн. обеспечению (по пенсиям, пособиям, соц. страхованию, льготам).
5. Орг.-распорядительная документация (акты, письма, докладн. записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав).
Каждое подразделение службы УП самостоятельно разрабатывает, оформляет, исполняет документацию, к-рая соответствует его функциональному назначению.
Напр., ОК ведет:
- личные дела работников О (личный листок по учету кадров, анкета, автобиография, копии документов об образовании)
- личные карточки Т-2
- трудовые книжки
- трудовые договора (контракты)
- пенсионные дела.
Кроме того:
- проекты приказов по кадровым вопросам (личному составу)
- сведения о текучести кадров
- графики отпусков
- план по численности с разбивкой по подразделениям
- штатное расписание
- табель учета раб. времени работников
- предложения по формированию кадр. резерва
- планы и графики прохождения курсов переподготовки, аттестации
- заявки на молодых специалистов.
Не относятся к комм. тайне:
- численность работников
- состав их
- заработная плата
- условия труда
- наличие вакансий.