Работа с базами данных
План
План
Microsoft Word
Оформление документов в текстовом редакторе
_______________________________________________________________________
1. Текстовые редакторы
2. Текстовый процессор Microsoft Word
1. Значительная доля времени при работе с современными персональными компьютерами расходуется на создание, редактирование и печать разнообразной текстовой информации.
Обработку текстовой информации на компьютере обеспечивают пакеты прикладных программ — текстовые редакторы (текстовые процессоры). Различают встроенные текстовые редакторы и самостоятельные
В процессе подготовки текстовых документов можно выделить следующие этапы:
§ набор текста;
§ редактирование;
§ форматирование текста, разметка страниц;
§ печать (просмотр перед печатью текста на экране, печать ).
§ Базовые операции редактирования:
§ редактирование строки текста с вставкой, заменой и удалением символов;
§ удаление символов, строк, блоков;
§ поиск и замена фрагментов текста;
§ перемещение, копирование элементов текста;
§ изменение начертания символов: обычное, полужирное, курсив
§ автоматический перенос текста на новую строку;
§ создание таблиц и диаграмм;
§ форматирование абзацев и разметка страниц;
§ Проверка правописания; просмотр перед печатью образа текста на экране, смена шрифта
Большинство современных редакторов текстов позволяют одновременно обрабатывать несколько документов, размещая их в разных окнах. Например
распространенный несколько лет назад в России текстовый редактор Лексикон имеет 10 окон редактирования, Microsoft Word позволяет одновременно обрабатывать до 100 документов.
Текстовым процессором обычно называют мощный текстовый редактор, располагающий продвинутыми возможностями по обработке текстовых документов. Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных функций, позволяющих намного упростить набор и модификацию текстов, повысить качество отображения текста на экране, качество распечатки документов. Например:
• форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний);
• форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы и автоматический перенос слов);
• оформление страниц (автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок);
• оформление документа (автоматическое построение оглавления, указателей);
• создание и обработка таблиц;
• проверка правописания и т.д.
Таким образом, от понятия «простой текст как объект обработки текстового редактора» мы приходим к понятию «документ как объект обработки текстового процессора». Файл, представляющий собой документ, содержит, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты. Например, текстовый процессор Microsoft Word позволяет создавать документы, включающие графические объекты и даже звук.
При выборе текстового редактора для работы нужно учитывать многие факторы: сложность создаваемых документов, масштаб (объемы) текстов, требования к качеству документа на бумаге, характер материалов (например, простой текст или таблицы, формулы, уравнения и т.п.).
Наиболее известные ныне редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:
• процессоры общего назначения;
• редакторы научных документов;
• редакторы исходных текстов программ
Далее мы рассмотрим основы работы с текстовым процессором Microsoft Word. Это связано не только с исключительными возможностями этой программы. Дело в том, что Microsoft Word — один из основных элементов офисной технологии фирмы Microsoft, которая стала стандартом де-факто в российских организациях.
2. Microsoft Word — это приложение, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. Он является одной из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. С помощью Microsoft Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ. Microsoft Word предусматривает форматирование символов с применением множества шрифтов, разнообразных начертаний и размеров; форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски); форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей); проверку правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.
В процессоре Microsoft Word 1 реализована возможность связывания и внедрения объектов, которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.
Microsoft Word — одна из первых общедоступных программ, которая позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.
Microsoft Word — это уникальная коллекция оригинальных технологических решений, которые превращают нудную и кропотливую работу по отделке текста в увлекательное занятие. Среди таких решений — система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таблиц, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов и др.
Следует помнить, что Microsoft Word использует графическую технологию и шрифты Тrue Туре, поэтому некоторые вопросы редактирования решаются в Word принципиально иначе, чем в простых текстовых редакторах. Например, для оформления абзацев, таблиц, рисунков используются линии, рамки, узоры и другие элементы графической природы, не имеющие аналогов в текстовом режиме.
Из-за того, что Word является слишком универсальной программой, он не лишен недостатков. Некоторые процедуры проще и быстрее выполнить в менее мощных, но более специализированных приложениях. Как считают многие пользователи, из-за своей универсальности Word имеет низкую производительность при наборе чернового текста по сравнению с простыми редакторами. По замыслу разработчиков Word должен обслуживать сотни изощренных фантазий пользователя и потому выглядит иногда «тугодумом» при исполнении слишком простых функций. Если вы постоянно заняты подготовкой крупных блоков сравнительно однородной текстовой информации (например, статей или брошюр на гуманитарные темы), вас вполне устроит описанный выше основной набор операций: ввод и модификация текста, работа c фрагментами, поиск и замена. Эти операции гораздо быстрее выполняет простой текстовый редактор, например WordPad Подготовленный текстовый файл можно затем форматировать средствами Word.
Другой «недостаток» Word — высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений и химических формул. Кроме того, Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласов, альбомов, журнальных обложек), а также для редактирования высококачественных иллюстраций.
В зависимости от своих потребностей и мощности компьютера пользователь может выбрать один из нескольких вариантов установки Word: минимальный, выборочный, стандартный, полный.
Рассмотрим основные принципы обработки документов в среде текстового процессора Microsoft Word, входящего в состав пакета программ Microsoft Office.
Запуск процессора Word.Для запуска текстового процессора Word можно воспользоваться любым из стандартных способов, например, щелкнув кнопку Пуск и затем последовательно выбрав в Главном меню следующие пункты: Программы, Microsoft Word.. Помимо стандартных элементов окноWord может содержать дополнительные панели. Число панелей и набор инструментов в них можно изменять.
Особенностью интерфейса в программах, входящих в Microsoft Office, является отображение только часто используемых команд и панелей инструментов. Меню можно легко развернуть, чтобы отображались все команды Office. После выполнения какой-либо команды она добавляется в сокращенное меню. Для увеличения рабочего пространства панели инструментов располагаются в одной в строке. При нажатии кнопки на панели инструментов эта Кнопка добавляется на сокращенную панель инструментов.
Основные элементы текстового документа.
Работая с редактором Word, мы имеем дело с символами, словами, строками и предложениями текста.
Символы, слова, строки, предложения. В позицию текстового курсора может быть введен любой символ из любого шрифта, подключенного к Word
Символ — минимальная единица текстовой информации. Для вставки символа можно выбрать в меню Вставка команду Символ, затем выбрать вкладку Символы или Специальные символы, указать нужный символ и щелкнуть кнопку Вставить.
Слово — это произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов служебными символами. Служебный символ — это пробел, точка, запятая, дефис и т.п.
Строка — произвольная последовательность символов между левой и правой границей абзаца.
Предложение — произвольная последовательность слов между двумя точками.
Абзац. В процессоре Word абзац — это произвольная последовательность символов, замкнутая символом «Возврат каретки», который вводится нажатием [Еп1ег]. Допускаются и пустые абзацы (одиночные символы «Возврат каретки»). Абзац — простейшее, но фундаментальное понятие Word. Абзац всегда начинается с новой строки, однако, в отличие от многих текстовых редакторов, Word не требует обязательного отступа вправо в первой (красной) строке абзаца.
Word фактически рассматривает абзац как поток текста в одну длинную «строку», размещая набранные слова в строке страницы и перенося слово на новую строку, если оно не уместилось в текущей
Создание нового документа и задание параметров текста.
Для создания нового документа в Word можно щелкнуть на панели инструментов Стандартная ярлычок с символом листа(крайний слева). Поставьте курсор в начало страницы и вводите текст. Для переключения языка вводимых символов можно щелкнуть по индикатору в правой части панели задач, указывающей текущий язык, а затем выбрать нужный язык из списка.
При вводе текста необходимо следовать основному стандарту редактирования. При этом для перехода на новую строку не нужно нажимать клавишу [Епtег]. Когда набираемый текст достигнет правого края абзаца, Word автоматически переходит на новую строку. При этом, если необходимо, на новую строку будет перенесено либо последнее слово текущей строки, либо часть слова(если включен автоматический перенос). Закончив набор абзаца, нажмите клавишу [Епtег]. В текстовом процессоре Word невидимый символ ¶, посылаемый в текст при нажатии [Епtеr], является и концом строки, а концом абзаца. Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца, нажмите [Shift] + [Епtег].
Позиция ввода очередного символа отмечается текстовым курсором — мерцающей вертикальной чертой. Конец набранного текста (жирная горизонтальная черта) появляется в обычном режиме отображения и в режиме структуры документа. Позиция текстового курсора называется также точкой вставки. Эта точка определяет позицию документа.
Запуск и завершение процессора Word
Ссылка на Word обычно находится в группе Microsoft Office Диспетчера программ или в подчиненном меню пункта Главного меню
Запуск и завершение программы осуществляются любым из стандартных способов. Если в момент закрытия окна Word обнаруживает, что вы внесли изменения в документ, но не сохранили его в файле, то на экран выводится диалоговое окно, в котором предлагается три варианта. Вы можете сохранить изменения в файле («Да»), не сохранять изменения («Нет») или продолжить редактирование («Отмена»).
Вопросы для самоконтроля:
1. Каково назначение текстовых процессоров?
2. Опишите функциональные возможности текстовых процессоров.)
3. Охарактеризуйте возможности текстового процессора Microsoft Word
4. Что такое шаблон документа?
5. Для чего нужны шаблоны?
6. Что такое абзац текста, чем он отличается от предложения?
7. Что такое стиль?
8. Перечислите структурные элементы страницы и покажите их на примере документа.
9. Опишите способы изменения параметров страницы.
10. Как установить масштаб изображения на экране?
11. Влияет ли масштаб документа на экране на размер символов при печати?
12. Можно ли набрать математические формулы в текстовом процессореMicrosoft Word?
Тестовые задания
Текстовые редакторы и процессоры относятся к:
1. прикладному программному обеспечению общего назначения
2. прикладному программному обеспечению специального назначения
3. вспомогательному программному обеспечению
4. базовому программному обеспечению
Укажите клавишу, предназначенную для завершения ввода информации, перехода на новую строку
1. Enter
2. Esc
3. Shift
4. Ctrl
Какая программа Microsoft Office применяется для создания текстовых документов?
1. . Word
2. Excel
3. Access
4. Power Point
Нумерация страниц задаётся командой:
1. Вставка
2. Разметка страницы
3. Вид
4. Главная
Какая команда применяется для смены ориентации листа?
1. Разметка страницы
2. Вставка
3. Вид
4. Главная
| Специальность (шифр), форма обучения | 030503.51, форма обучения дневная |
| Название дисциплины | «Информационные технологии в профессиональной деятельности» |
| Курс, семестр | 3 курс, 5 семестр |
| Ф.И.О. преподавателя – разработчика программы | Комина Лидия Вениаминовна |
Лекция 7
Обработка данных средствами электронной таблицы Microsoft Excel
_______________________________________________________________________
1. Электронные таблицы
2. Табличный процессор Microsoft Excel
1. Практически в любой области деятельности человека, особенно при решении планово-экономических задач, бухгалтерском и банковском учете, проектно-сметных работах и т.п., возникает необходимость представлять данные в виде таблиц, при этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам.
В том случае, когда данных, заносимых в таблицу, немного и расчет по формулам производится один раз, заполнять таблицу можно с помощью калькулятора. Если же данных много и таблицы приходится заполнять постоянно, работник чувствует дискомфорт, быстро устает, что приводит к появлению ошибок. Такие работы относятся к разряду рутинных, и для их выполнения целесообразно привлекать компьютер. Именно для проведения расчетов на компьютере в табличной форме были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название «электронная таблица», или табличный процессор. Считается, что именно табличные процессоры произвели переворот в обработке больших массивов экономической и статистической информации и стали неотъемлемой частью программного обеспечения компьютера.
Первая такая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, SuperСа1с была разработана в 1979 г. По этой концепции основной формат электронной таблицы — это экран с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами и цифрами. Клетка, стоящая на пересечении столбца и строки называется ячейкой таблицы.
Часть ячеек таблицы содержит исходную, или первичную, информацию, а часть — производную. Производная информация является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными.
Базовую идею электронных таблиц можно изложить следующим образом. Каждая ячейка таблицы имеет адрес (например В8, С4 и т.п.). Часть ячеек таблиц содержит какие-то числа (например, 5, 9, 12,8 и т.п.), а в другой части записаны какие-то формулы (точнее, ссылки на формулы). Например, пусть в ячейке А6 записана формула В8*С4 - 2/А1. Если мы изменим значения ячеек А1, В8, С4 (т.е. введем другие числа), автоматически изменится и значение формулы, т. е. ячейки А6.
Электронные таблицы ориентированы, как было сказано выше, прежде всего на решение экономических задач. Однако заложенные в них инструментальные средства позволяют успешно решать инженерные задачи, например выполнять расчеты по формулам, строить графические зависимости и т. п.
Освоение работы с электронными таблицами обеспечивает возможность самостоятельного решения различных задач, не прибегая к услугам программиста. Создавая ту или иную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции разработчика алгоритма, программиста и конечного пользователя. Это обеспечивает высокую эффективность эксплуатации программ, так как в них оперативно могут вноситься любые изменения, связанные с оптимизацией алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т.д. Кроме того, табличные процессоры могут служить обычным калькулятором.
Электронные таблицы используются в компьютерной технологии около 20 лет. В 1980-х гг. в нашей стране большое распространение получили табличные процессоры Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Defelopment и SирегСа1с фирмы Соmputег Аssоciаtes, работавшие с операционной системой МS DOS в текстовом режиме. На современных компьютерах чаще применяются более совершенные программы обработки электронных таблиц, работающие в графическом режиме под управлением Windows, причем в нашей стране наиболее популярны QuatгоРго фирмы Novell и особенно Microsoft Excel
Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно программы, а с другой —техническими характеристиками компьютера: объемом таблицы (количество строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом внешней памяти компьютера.
Табличные процессоры обеспечивают:
• ввод, хранение и корректировку большого количества данных;
• автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;
• дружественный интерфейс;
• наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;
• эффективную систему документирования информации,
Перечисленные возможности позволяют рекомендовать табличные процессоры для решения задач, требующих обработки больших массивов информации без сложных логических условий, не требуя при этом специальных знаний в области программирования.
Современные табличные процессоры реализуют целый ряд дополнительных функций:
• возможность работы в локальной сети;
• организацию связи на уровне обмена файлами с другими программами.
2. Программа Microsoft Excel предназначена для создания и обработки электронных таблиц. Точно также как процессор Microsoft Word стал фактическим стандартом в подготовке текстовых документов, так и Excel— почти стандарт для обработки экономической информации.
Программа Ехсе1 входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows
Документом (т.е. объектом обработки) Ехсе1 является файл с произвольным именем и расширением .хls. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В каждом хls-файле может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом..
В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 16 384 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16 384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, ..., Z, АА, АВ, ... На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы — ячейка. В любую ячейку можно ввести исходные данные — число или текст, — а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.
Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, А1, Р8, С24, АА2 и т.д.). В некоторых табличных процессорах ячейка называется клеткой, а адрес — координатами клетки.
Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации, однако на практике мы работаем обычно лишь с верхней левой частью таблицы.
При установке Ехсе1 на компьютере, в зависимости от своих потребностей и мощности компьютера, пользователь может выбрать один из нескольких вариантов установки: минимальный, выборочный, стандартный, полный.
Запуск и завершение программы Ехсе1 Ссылка на Ехсе1 обычно имеется в группе Microsoft Office диспетчера программ или в именном меню пункта главного меню Программы. Ехсе1 запускается (и завершается) любым из стандартных способов запуска (завершения) программ в Windows.
Если в момент закрытия окна Ехсе1 обнаружит, что вы внесли изменения в документ, но не сохранили его в файле, на экран поступит диалоговое окно с предлагаемыми вариантами ваших действий. Вы можете сохранить изменения в файле («Да»), не сохранять изменения («Нет») или продолжить редактирование («Отмена»).
Создание, загрузка и сохранение файлов-документов (рабочих книг. Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Ехсе1 аналогичны принципам создания, загрузки и сохранения документов в Microsoft Word.
Если вы запустили Ехсе1без аргумента командной строки (т.е. не указав имя файла), программа по умолчанию предлагает вам начать создание нового документа под условным наименованием «Книга 1». Вы можете подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (команда Файл/Сохранить как) в виде файла с произвольным именем и расширением хls.
Сохранение файлов-документов выполняется по стандартным правилам Windows.
Если вы хотите продолжить обработку уже существующего файла-документа, выберите команду Файл/Открыть. Откроется стан
дартное диалоговое окно, в котором нужно указать имя файла . хls для обработки.
При сохранении и загрузке документов не забывайте о правильной установке каталога, в который помещается или из которого читается файл . хls .
Иногда вы редактируете попеременно несколько файлов-документов. Ехсе1, как и Word, запоминает имена четырех файлов, которые вы обрабатывали за последнее время, и выдает их на экран в качестве команд пункта меню Файл. Для открытия любого из таких файлов достаточно щелкнуть мышью по его имени.
Если вы решили создать новый документ, выберите команду Файл/Создать. Ехсе1 предложит вам пустую таблицу с обозначением «Книга 2» (или «Книга 3» и т.п.).
Как и Word, Ехсе1 является многооконной программой. Это означает, что вы можете одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть — заготовками (без имени, но с обозначениями «Книга 2», «Книга 3» и т.д.).
Основные правила работы с окнами документов те же, что и в Word.
Кроме того, Ехсе1 позволяет разделить (расщепить) окно таблицы на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы.
Расщепить окно таблицы можно либо с помощью разделителей окна (черные прямоугольники на полосах прокрутки), либо командой Окно/Разделить.
Вопросы для самоконтроля:
1. Для решения каких задач предназначены табличные процессоры? Какие преимущества может дать обработка информации с помощью электронных таблиц по сравнению с обработкой вручную?
2. Опишите возможности современных табличных процессоров. В каких областях деятельности человека они могут использоваться?
3. Чем отличается производная информация от первичной или исходной?
4. Что такое ячейка и как определяется ее положение в таблице? Какая ячейка называется активной и как она выделяется?
5. Что называется рабочей книгой в Ехсе1? В чем состоит отличие рабочей книги от рабочего листа?
6. Каково назначение Строки формул?
7. Какую информацию выдает Ехсе1 в Строке состояния!
8. Перечислите все способы ссылки на ячейку и на диапазон ячеек
9. Что такое относительный адрес ячейки?
10. Как указать абсолютный адрес ячейки? В каких случаях необходимо использовать абсолютный адрес?
11. Как увидеть формулу, записанную в ячейке?
Тестовые задания
Какая программа Microsoft Office применяется для создания электронных таблиц?
1. Excel
2. Access
3. Word
4. Power Point
Табличные процессоры (электронные таблицы) относятся:
1. прикладному программному обеспечению общего назначения
2. прикладному программному обеспечению специального назначения
3. вспомогательному программному обеспечению
4. базовому программному обеспечению
Вид маркера заполнения:
1. тонкий чёрный крест
2. большой белый крест
3. стрелка с наклоном вправо
4. стрелка с наклоном влево
Вид курсора для выделения диапазона:
1. большой белый крест
2. тонкий чёрный крест
3. стрелка с наклоном вправо
4. стрелка с наклоном влево
Вид курсора для копирования и перемещения выделенного диапазона:
1. стрелка с наклоном влево
2. большой белый крест
3. тонкий чёрный крест
4. стрелка с наклоном вправо
| Специальность (шифр), форма обучения | 030503.51, форма обучения дневная |
| Название дисциплины | «Информационные технологии в профессиональной деятельности» |
| Курс, семестр | 3 курс, 5 семестр |
| Ф.И.О. преподавателя – разработчика программы | Комина Лидия Вениаминовна |
Лекция 8
_______________________________________________________________________