Основные объекты базы данных Access

Терминология баз данных

Microsoft Access

Данные– это информация, которая хранится в компьютере с помощью программы Access.

Таблица– это набор записей, каждая запись содержит информацию о конкретном объекте. Таблица состоит из строк и столбцов. Каждый столбец представляет некоторый параметр, характеризующий объект, например, если в таблице хранятся данные о компаниях, то в первом столбце могут находиться названия компаний, во втором – адреса компаний, в третьем – телефон и т.д.

Пересечение столбца и строки называется полем, это место для хранения порции данных.Поля объединяетзапись, ее часто называют строкой.

База данных– это набор таблиц, а также средства работы с данными, хранящимися в таблицах.

В Access предусмотрено 10 типов полей:

- текстовый - хранятся буквы, цифры, знаки препинания, всего до 255 символов;

- числовой - поле содержит число, с которым можно выполнять различные арифметические действия;

- денежный - число обозначает количество рублей;

- дата / время - используется для хранения даты или времени;

- счетчик - обеспечивает уникальность каждой записи, с его помощью можно проставить номера, например, клиентам компании;

- логический - поле этого типа может содержать одно из двух значений Да или Нет, Истина или Ложь и т.д.;

- объект OLE - объектом OLE может быть документ Word, файл изображения, песня, видеофайл. Если объект OLE внедрен в поле таблицы, то программа Access правильно выберет программу для обработки этого объекта, например, если внедрен видеофайл, то будет открыт проигрыватель;

- гиперссылка - поля такого типа могут применяться для обращения к другим источникам информации;

- поле Мемо - для хранения примечаний, описаний или других текстовых данных, может содержать до 64 000символов информации, то есть почти 18 страниц книжного текста:

- вложение.

Access является программой управления реляционными базами данных. Реляционная база данных содержит несколько таблиц, таблицы связаны между собой. Поле, связывающее между собой таблицы реляционной базы данных называется ключом. В Access есть три типа отношений: один ко многим, один к одному, многие ко многим. Чаще всего используются отношения типа один ко многим.

В Access базы данных можно создавать и настраивать вручную, а также базы данных можно создавать с помощью шаблонов приложений баз данных, которые можно изменить и заполнить собственной информацией. В качестве шаблонов можно использовать Контакты, Мероприятия, Учащиеся, Основные средства и другие.

Основными объектами базы данных являются таблицы, они предназначены для хранения информации. Предназначение любого другого объекта базы данных – взаимодействие с одной или с несколькими таблицами. Каждый объект Access может быть представлен минимум в двух режимах. Для таблиц обычно используемыми режимами являются режим таблиц(можно просматривать и изменять данные, хранящиеся в таблице) и режим конструктора (можно просматривать и изменять структуру таблицы).

Чтобы найти определенную информацию, хранящуюся в таблицах, можно создать запрос. При выполнении запроса отображается таблица с записями, соответствующими критериям поиска.

Запросы можно организовать с помощью Мастера запросов (применяется для быстрого создания несложных запросов, в окнах Мастера вводятся информация о полях и таблицах, запрос формируется Мастером автоматически) или с помощью Конструктора запросов (для выполнения запроса выбираются таблицы и в решетке конструктора устанавливаются поля).

Общие типы запросов:

- запросы на выборку – получают данные из одной или нескольких таблиц и отображают результаты в виде таблицы, их можно использовать для группировки записей и вычисления суммы, количества, средних значений и итоговых значений;

- запросы повторяющихся записей – это вид запросов на выборку, которые находят записи, имеющие одинаковую информацию в одном или нескольких указанных полях;

- запросы несоответствующих данных – это запросы на выборку, возвращающие записи в одной таблице, не имеющие связанных записей в другой таблице, например, такие запросы можно использовать для поиска людей в таблице заказчиков, не имеющих заказов в таблице заказов;

- запросы с параметром – это специальный тип запросов, позволяющий пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса, этим приёмом обеспечивается гибкость работы с базой данных. Они запрашивают информацию, которая будет использоваться в запросе, например, диапазон дат, максимальное значение поля и т.д.;

- перекрестные запросы – вычисляют и реструктурируют данные для упрощения анализа. При помощи таких запросов можно производить определенные вычисления (например, сумму, среднее значение), группирующиеся по двум наборам значений, один из которых отображается в левой части таблицы, а второй сверху от нее. Ячейки на пересечении строк и столбцов отображают результаты вычислений, выполненных запросом.

Чтобы облегчить ввод информации, ее получение, отображение можно создавать формы, при их помощи пользователи могут работать с базой данных. Форма – это окно, содержащее элементы управления, которые либо отображают информацию, либо позволяют ее вводить. Форма предоставляет дружественный интерфейс для работы с таблицей. Как и таблицы, или запросы, формы можно отображать в нескольких режимах:

- режим формы, в котором пользователи могут вводить данные;

- режим макета, в котором данные представлены в виде таблиц;

- режим конструктора, в котором можно работать с элементами формы, чтобы изменить ее внешний вид и функции.

Информацию, хранящуюся в таблицах, можно отображать в красиво отформатированных и доступных отчетах, которые можно просматривать на экране и распечатывать. Отчеты могут включать сведения из различных таблиц и запросов, значения, полученные на основе данных из таблиц, а также элементы оформления, например, колонтитулы и заголовки. Отчеты можно просматривать в четырех режимах:

- режим конструктора, в котором можно создавать и изменять отчет также как и форму;

- режим отчета, в котором можно просматривать информацию без разделения на страницы, появляющегося при выводе на печать;

- режим предварительного просмотра, в котором отчет выглядит в точности так, как будет выглядеть после вывода на печать;

- режим макета, в котором данные отображаются аналогично режиму предварительного просмотра, но можно также изменять макет.

Таблицы, запросы, формы и отчеты – наиболее часто используемые объекты. Однако, для еще большего расширения возможностей Access, можно использовать макросы и модули.

Макрос – это простая программа, выполняющая различные действия, они полезны для пользователей, не имеющих большого опыта работы с базой данных. Например, с часто выполняемыми в базе данных действиями, такими как открытие и закрытие форм или вывод на печать отчетов, можно связать кнопки на панели управления, сгруппировать команды меню и позволить их выполнять одним щелчком на кнопке, чтобы все пользователи могли выполнять их с помощью унифицированного интерфейса.

Модули – это программы, созданные на языке программирования Visual Basic for Application (МИФ), предоставляющие больше возможностей, чем макросы. Макросы позволяют автоматизировать пять – шесть десятков действий, а язык VBA включает сотни команд и может бесконечно расширяться дополнительными подключаемыми модулями. При помощи VBA можно выполнять задачи, слишком сложные для того, чтобы их можно было выполнить при помощи макросов, например, открытие таблицы Excel и получение из нее определенной информации.