Информационная технология управления

Информационная технология обработки данных

Основой технологии является база данных: специально организованная совокупность данных, состоящих из однотипных элементов, называемых записями. Простая база данных может представлять собой таблицу, как, например, приведенная ниже таблица 1.1.

Таблица 1.1.Пример организации простой базы данных

№ п/п	Фамилия	Имя	Отчество	Подразделение	…
1.	Иванов	Иван	Иванович	ОБЭП	…
2.	Петров	Петр	Петрович	УР	…
3.	Русаков	Руслан	Романович	МОБ	…
…	…	…	…	…	…
…	Якимов	Ярослав	Яковлевич	УР	…

Обычно база данных состоит из совокупности связанных по определенным полям таблиц (реляционные базы данных). Например, приведенная выше таблица может быть связана по полю «Подразделение» с другой таблицей, где содержаться данные на все подразделения ОВД.

База данных содержит структурированные данные. Основная функция технологии – ввод данных, их обработка, получение сведений по текущим запросам, формирование разнообразных отчетов. Использование технологии позволяет существенно увеличить эффективность управленческой работы на уровне выполнения отдельных операций – формировать ведомостей на сдачу экзамена, вести достаточно большие по объему учеты сотрудников, товаров и их перемещений в процессе производства и т.д.

Основным элементом информационной технологии обработки данных является система управления базой данных (СУБД). СУБД – специальный пакет программ, посредством которого реализуется управление базой данных и обеспечивается доступ к данным[17]. Это сложные программные комплексы, выполняющие всю совокупность функций, связанных с использованием и эксплуатацией баз данных. С помощью СУБД реализуется: ввод данных (новых файлов и записей), управление ими (сортировка, формирование и выполнение поисковых запросов, производство вычислений), формирование отчетов. Важнейшим элементом СУБД являются ее языковые средства. Через языковые средства данные становятся доступными пользователю. С их помощью выполняются две основных функции – описание представления базы данных и инициирования выполнения операций манипулирования данными.[18]

Данная технология предназначена для обеспечения информацией на всех уровнях управления. Как правило, технология управления ориентирована на широкий круг пользователей и содержит в себе множество запросов к данным. От технологии обработки данных она отличается детализацией и специализацией функций. Основу технологии составляет база данных, включающая два уровня:

· данные о функционировании организации;

· нормативно-справочная документация.

Отличительной особенностью технологии управления является возможность подготовки большого количества видов отчетов, характерных для управленческой деятельности. При этом информация представляется в агрегированном виде для того, чтобы были видны тенденции изменения показателей функционирования организации, отклонения от заданных значений и т.д.