Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение является основой разработки всего комплекса средств информационной технологии, определяя организационное, техническое и программное обеспечение.

Информационное обеспечение – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией[6].

Информационное обеспечение чаще всего определяют через ряд составляющих: совокупность справочных данных, классификаторов информации (справочно-нормативное информационное обеспечение); унифицированных систем документации; специально организованных массивов информации[7].

Справочно-нормативное информационное обеспечение составляют федеральные, ведомственные и локальные информационные массивы. Федеральное справочно-нормативное информационное обеспечение содержит законодательные акты и организационно-технические документы – ГОСТы и федеральные классификаторы. Ведомственные массивы содержат информацию о нормативном регулировании в области, в которой функционирует данная информационная технология, локальные ориентированы на решения локальных прикладных задач.

Система классификаторов формируется для:

· обеспечения однозначности и точности при заполнении различных первичных документов;

· адекватности представления и отображения информации в различных информационных подсистемах;

· обеспечения возможности обмена информационным обеспечением.

Среди федеральных классификаторов следует отметить общероссийский классификатор административно-территориального деления (ОКАТО); общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН); общероссийский классификатор продукции (ОКП); общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); идентификационный номер налогоплательщика ИНН, системы ведомственных классификаторов[8]. В МВД России отраслевые классификаторы разрабатываются в соответствии с Приказом № 533 от 1996 г.

Массивы информации составляют данные по предметной области, специально организованные в виде баз данных.

Под данными в области информационных технологий принято понимать информацию, представленную в виде, пригодном для её передачи и обработки автоматическими или автоматизированными средствами.

База данных – специально организованная совокупность данных в виде таблицы: столбцы – поля, строки – записи базы данных.

Построение баз данных часто представляется на практике в виде двух этапов:

1-й этап – обследование всех функциональных подразделений организации с целью:

· понять специфику и структуру ее деятельности;

· построить схему информационных потоков;

· проанализировать существующую систему документооборота;

· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных[9].

Часто в информационном обеспечении выделяют еще один элемент –схемы информационных потоков. Они отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Анализ информационных потоков должен проводиться с целью их более организации, повышения интенсивности передачи и обработки информации, поступающей от источника к потребителю. Построение схем информационных потоков обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

Подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая им используется.

Таким образом, для создания информационного обеспечения необходимо:

· ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления;

· представление движения информации от момента возникновения и до ее использования в виде схем информационных потоков;

· использование системы классификации и кодирования;

· совершенствование системы документооборота;

· составление концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· организация массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения[10].