Александр Галиновский, Компания Мегатек

Когда и какая автоматизация нужна

Когда и почему?

Каковы причины, по которым туристические фирмы приступают к процессу автоматизации? С нашей точки зрения существуют два характерных типа компаний, готовых автоматизироваться:

1. Уже имеющие достаточно серьезные обороты и столкнувшиеся со шквальным ростом рутинной бумажной деятельности.

Такие компании обычно вполне отчетливо осознают, что им нужно - им нужны оперативность и управляемость. Во-первых, они желают разгрузить своих сотрудников от рутины, т.е., по сути дела, более эффективно использовать ценных менеджеров, и, во-вторых, руководство компаний движимо желанием "держать руку" на пульсе. А представьте, как трудно в разгар сезона удержать в голове даже какие-то совокупные цифры. Ведь для большой компании сводная информация о текущем состоянии дел является основой для принятия тех или иных стратегических решений.

2. Сравнительно свежие компании, которые5 либо хотят "сразу и правильно" жить, либо просто поступают согласно существующей моде на автоматизацию.

На мой взгляд, можно выделить следующие уровни или этапы автоматизации:

	офисная оргтехника (телефония, факсы, ксероксы);
	компьютеры со стандартным программным обеспечением типа Microsoft Office;
	специальное программное обеспечение - так называемый BackOffice, связь BackOffic-ных программ с глобальными системами бронирования;
	наличие своих Интернет - магазинов.

Где ж тот достаточный и, конечнонеобходимый минимум автоматизации?

Чтобы ответить на этот вопрос, прежде всего надо трезво и по возможности объективно оценить уровень своей фирмы, объемы, с которыми Вы сталкиваетесь, уровень компьютерной подготовки Вашего персонала, степень готовности и желание менеджеров осваивать новые технологии. Очень плохо, если, осмотревшись Вы увидите один компьютер, два человека персонала, с отвращением подходящих к компьютеру, и пять клиентов в месяц. В этом случае все Ваши вложения в светлое дело автоматизации будут: А) бессмысленны, Б) неоправданны, В) обречены на провал.

Из вышесказанного можно сделать следующие выводы:

1. Необходимый уровень автоматизации определяется прежде всего объемами, с которыми Вы сталкиваетесь. Три десятка туристов в месяц легко учитываются средствами Microsoft Office - Excel или даже Word - ом.

2. Отсюда неоспоримый факт - Вам нужен в офисе хотя бы один компьютер. И это минимум автоматизации, без которого современная туристическая фирма, на мой взгляд, работать не может. Сюда же следует отнести наличие электронной почты. Без этого этого элемента автоматизации Вы лишаете себя эффективного средства коммуникаций. Ибо все большее число туроператоров, да и небольших агентств упор делают именно на e-mail, как более удобный и, главное , дешевый способ информационного обмена, хотя отказаться от факса и сегодня возможным не представляется.

3. Необходимость специального программного обеспечения, проще говоря, какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутри офисную работу, обуславливается двумя причинами. Первая - объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии контролировать. Это примерно 100 туристов в месяц. Можно сказать, это тот предел, после которого должна начаться новая жизнь. В противном случае Вам гарантированны проколы, материальные потери и судебные иски от неудовлетворенных клиентов. Вторая причина, по которой Вы просто обязаны иметь специальную BackOffic-ную программу, - это высокий профессиональный уровень подготовки Вашего персонала. Проще говоря, если Ваши люди могут и желают работать высокотехнологично, Вам необходимо предоставить им такую возможность. И Вы увидите, что результат не замедлит сказаться. У Ваших менеджеров будет больше времени и возможности обслужить большее число клиентов. А ведь именно к этому мы все стремимся в своем бизнесе.

4. Решившись на покупку, Вы должны понять, какой специальный софт Вам нужен. Иначе говоря, кто Вы - агент, туроператор, или и то и другое вместе. Агенту - свой софт, туроператору - свой.

Сколько стоит автоматизировать турофис?

И здесь мы плавно переходим к вопросу, а что, собственно, стоит этот самый софт. Если коротко, то цена агентского софта сегодня колеблется вокруг 200-долларовой отметки. Туроператорский софт начинается приблизительно с $900. Это, так сказать, прямые расходы. Но, как легко догадаться, без компьютеров софта не бывает. Вы должны быть готовы к тому, что придется вкладывать деньги в железо - либо в новое, либо в модернизацию существующих компьютеров, ибо каждый софт предъявляет свои требования к железу. Сегодня средний новый компьютер стоит в районе $700. Покупать более дешевый мы бы не советовали - это вам слишком дорого обойдется. Более дешевый компьютер означает дешевые комплектующие, которые совсем не обязательно будут работать качественно. Но на этом ваши расходы не заканчиваются. Вполне возможно, что купленный вами софт потребует наличия специального компьютера - сервера приложений. А это уже $1500 - 2000 и выше. Мощность сервера зависит от требований конкретного софта, от интенсивности информационных потоков в вашей сети, от количества операторов в сети. Кроме того, "сеть" - это означает дополнительные деньги на прокладку кабелей. Но и это еще не все. Железо и софт не могут работать сами по себе. Они, как любимая женщина, требуют заботы и ухода. Вам понадобится человек или целый коллектив на постоянную работу или приходящий, допустим, раз в неделю. Этот человек (или коллектив) захочет тоже получать деньги. И это обойдется вам еще от $100 до 500 в месяц на человека.

Я вам сильно советую не спешить в выборе такого человека. Наша практика показывает, что чем крупнее фирма, чем выше уровень технологичности, тем больше вы можете потерять из-за профнепригодности компьютерщика. Поэтому не работайте со случайными людьми, иначе останетесь один на один с непонятными технологиями, с криво работающими компьютерами, с отказавшей вдруг факсовой или mail-овой рассылкой и т.п.

Типичный пример.Друг директора фирмы пристроил свое юное дарование, студента техвуза, на должность администратора сети. Молодой человек, умный, уже что-то понимающий в компьютерах, убедил директора, что на сервер надо ставить UNIX. Это бесплатный софт с хорошей наработкой на отказ, опять же защищает от несанкционированного доступа и т.п. Но пусть все так. Мальчик только забыл сказать, что специалистов по этому софту в Москве не так уж много и стоят они дорого. И когда он уволился, а сервер вылетел, фирма неделю не могла нормально работать.