Ценная информация и конфиденциальные документы

 

Предпринимательская деятельность всегда связана с созданием, использованием и хранени­ем значительных объемов информации и документов, которые представляют конкретную ценность для фирмы и подлежат защите от различных видов угроз.

Документированные информационные ресурсы, которые используются предпринимате­лем в бизнесе и управлении фирмой, являются его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность. Эта информация является интеллекту­альной собственностью предпринимателя и нуждается в охране.

Под интеллектуальным продуктом понимается результат творческого труда предпри­нимателя или коллектива сотрудников фирмы, имеющий конкретную ценность для собст­венника или владельца. Интеллектуальный продукт, как составной элемент интеллектуаль­ной собственности, - это коммерчески ценная идея, реализованная в информационном виде.

Ценность информации может быть стоимостной категорией и характеризовать кон­кретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утрате. Инфор­мация становится часто ценной ввиду ее правового знания для фирмы или развития бизне­са, например: учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и по­средниками и т.д. Ценность может проявляться в ее перспективном научном, техническом или технологическом значении.

Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринима­теля:

• техническая, технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспе­чение, производственные показатели, химические формулы, рецептуры, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т.п.;
• деловая: управленческие решения, методы реализации функций, стоимостные показа­тели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.

 

Ценная информация формируется в следующих направлениях деятельности фирмы:

• управление фирмой - применяемые нетрадиционные методы управления, порядок подготовки и принятия решений по направлениям деятельности фирмы и другим во­просам;
• прогнозирование и планирование деятельности фирмы - расширение или свертывание производства, предполагаемый объем исследований, программы развития, программы взаимодействия с другими фирмами, планы инвестиций, продажи, закупок и т.п.;
• финансовая деятельность фирмы - баланс, сведения о состоянии банковских счетов и уровне доходности продукции, информация о получении кредитов, кругообороте средств и производственных операциях, долговых обязательствах и т.д.;
• производственная деятельность фирмы - производственные мощности, тип используемого оборудования, запасы сырья, материалов и комплектующих изделий, готовой продукции и т.п.;
• торговая деятельность фирмы - информация о рыночной стратегии, методах осущест­вления продаж, результатах изучения рынка, эффективности коммерческой деятельно­сти и т.п.;
• переговоры и совещания по направлениям деятельности фирмы - информация о под­готовке, содержании и результатах проведения переговоров с посредниками и деловы­ми партнерами, о совещаниях с персоналом фирмы и т.п.;
• формирование ценовой политики на продукцию и услуги фирмы - информация о структуре цен, предполагаемых расчетных ценах в будущем, методы расчета, размеры скидок и т.п.;
• формирование состава клиентов, компаньонов, посредников и поставщиков фирмы, потребителей ее продукции - сведения о зарубежных и внутренних заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях и т.п.;
• изучение направленности интересов конкурентов фирмы - используемые методы ана­литической работы и способы борьбы за рынок, результаты маркетинговых исследова­ний и т.п.;
• участие в торгах и аукционах - стратегическая информация, информация о подготовке намечаемых ценах, результатах и т.п.;
• научная и исследовательская деятельность по созданию новой техники и технологий - сведения о программах перспективных исследований, результатах и т.п.;
• использование новых технологий - информация об их содержании, специфике приме­нения, получаемом эффекте и т.п.;
• управление персоналом фирмы - персональные сведения о сотрудниках, методики подбора, тестирования кандидатов на должности, результаты текущей работы с персо­налом и т.п.;
• организация безопасности фирмы - сведения о функционировании службы безопасно­сти, содержании системы защиты информации, системе охраны и т.п.

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных раз­работках, материально-техническом обеспечении фирмы, условиях контрактных перегово­ров, сведения о персонале, системе безопасности фирмы. Больше всего конкурентов интере­сует информация о динамике сбыта продукции и эффективности предоставляемых фирмой услуг. В России сфера интересов конкурента обычно включает, в первую очередь, финансо­вую деятельность фирмы и направления обеспечения безопасности работы фирмы.

К разряду ценных и всегда подлежащих защите относятся сведения, составляющие про­изводственную или коммерческую тайну сотрудничающих с фирмой партнеров, заказчиков и клиентов,

В соответствии с основополагающими принципами обеспечения безопасности информа­ционных ресурсов фирмы сведения могут быть: а) открытыми, т.е. общедоступными, ис­пользуемыми в работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях, интервью и т.п. и б) ограни­ченного доступа и использования, т.е. содержащими тот или иной вид тайны и подлежащи­ми защите, охране, наблюдению и контролю.

Под информационными ресурсами, отнесенными к категории ограниченного досту­па к ним персонала и иных лиц, подразумевается документированная на любом носителе (бумажном, магнитном, фотографическом и др.) ценная текстовая, изобразительная или электронная информация, отражающая приоритетные достижения в области государствен­ной, экономической, предпринимательской и другой деятельности, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства или ее собственника.

Законодательство Российской Федерации запрещает относить к информации ограничен­ного доступа:

• законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус орга­нов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граж­дан, порядок их реализации;
• документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, ме­теорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населен­ных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в це­лом;
• документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной и ис­полнительной власти и органов местного самоуправления об использовании бюджет­ных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, относящихся к государственной тайне;
• документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной и исполнительной власти, органов местного само­управления, организаций, общественных объединений, представляющие обществен­ный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Ценная общедоступная информация охраняется нормами информационного права (па­тентного, авторского, смежных прав и др.). Ценная информация ограниченного доступа до­полнительно защищается регламентацией сферы и специально установленного порядка ее распространения, использования и обработки. В соответствии с этим документированная информация (документы) ограниченного доступа делится на секретную и несекретную.

Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии с законодательством государствен­ную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударствен­ной тайне (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы и др.) или содержащие персональные данные, именуются конфиденциальными.

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается необхо­димым образом оформленный носитель документированной информации, содержащей све­дения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, термин ши­роко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограничен­ного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность отражает огра­ничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

Конфиденциальные документы включают в себя:

в государственных структурах - документы, проекты документов и сопутствующие
материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (на­зываемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содер­жащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не под­лежащие опубликованию в открытой печати;

в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности - документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тай­не, тайне фирмы, тайне мастерства;

независимо от принадлежности - документы и базы данных, фиксирующие любые
персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечи­вающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и других структур.

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельст­вах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретно­сти не допускается.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

· массовый носитель ценной, защищаемой информации;

· основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;

· обязательный объект защиты.

Важно, что собственная ценная информация предпринимателя, подлежащая защите, не обязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно сохранить в целостности и сохранности, обезопасив от похитителя или стихийного бедствия. Защите подлежит любая официальная документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.

Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется вре­менем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроиз­водства, опубликования и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости. При этом предпри­ниматель всегда решает один принципиальный вопрос: использовать ценную информацию для производства товаров, их продажи или, запатентовав новшество, иметь прибыль от про­дажи лицензий. При решении вопроса учитывается, что защита ценной информации стоит дорого и всегда есть опасность потерять ее в результате действий конкурента.

В соответствии с этим конфиденциальность документов всегда имеет значительный раз­брос по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до значительного числа лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциаль­ных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения перво­го руководителя фирмы снимается.

Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Период на­хождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долго­временным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Пе­риод конфиденциальности документов зависит от специфики деятельности фирмы. Напри­мер, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают значительно более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.

Можно предположить, что в среднем кратковременный период конфиденциальности со­ставляет 1-3 года, долговременный - свыше этого срока. Документы, относимые к производ­ственной, профессиональной тайне, а также содержащие персональные сведения о гражданах, могут сохранять конфиденциальность в течение длительного времени. Однако при этом не сле­дует отождествлять два разных понятия - срок хранения документов и период их конфиден­циальности, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятия­ми. Период конфиденциальности может быть длиннее, чем срок хранения документов и дел.

Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы разви­тия бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носи­теля. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и мо­гут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при нали­чии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.

Следовательно, в основе безопасности информационных ресурсов ограниченного досту­па лежит выработка критериев ценности документированной информации (документов) для предпринимателя и отнесения их к категории конфиденциальных. Главными аспектами, ха­рактеризующими конфиденциальные документы, являются наличие их в различных по типу организационных структурах и объективная нестабильность продолжительности срока ог­раничения доступа к ним персонала.

 

12.3. Регламентация состава конфиденциальных

сведений и документов

Процесс выявления и регламентации реального состава информации, представляющей цен­ность для предпринимателя, в том числе составляющей тайну фирмы, является основопола­гающей частью системы защиты информации.

Принимая во внимание, что система защиты ценной и конфиденциальной информации является дорогостоящей технологией, определение состава сведений, подлежащих защите, должно базироваться на принципе экономической целесообразности их защиты. Поэтому анализ информационных ресурсов фирмы осуществляется с учетом двух основных крите­риев: степени заинтересованности конкурентов в информации и степени ценности инфор­мации (стоимостной, правовой, деловой).

Для анализа необходимо иметь не только полный перечень реальных и потенциальных конкурентов, но и знать слабые и сильные стороны их деятельности, обладать информацией о состоянии дел у каждого конкурента, разрабатываемых новшествах, сотрудничестве со структурами промышленного шпионажа или криминальными структурами. На этой основе можно с полной уверенностью определить, какую информацию фирма не хотела бы раскры­вать конкурентам. Необходимо также определить экономическую значимость новшества, рассчитать величину ущерба от его утраты и на этой основе сделать вывод о том, является ли оно предметом коммерческой тайны и объектом защиты.

Следует учитывать, что вопрос о конфиденциальности информации возникает в случаях: принятия фирмой новой стратегии развития, заключения выгодных контрактов, появления технического или технологического новшества, установления факта потенциальной или ре­альной угрозы этому новшеству со стороны конкурента. При определении размера ущерба от возможной утраты информации учитывается стоимость продукции, которая не будет про­изведена, потери от замораживания капитальных вложений, стоимость произведенных научно-исследовательских работ и другие убытки.

В процессе анализа выделяются главные элементы информации, отражающие фирмен­ный секрет. Это дает возможность удешевить систему защиты и сделать ее максимально це­ленаправленной, динамичной и эффективной. Защита новшества, включая общеизвестные его составляющие, как правило, желаемого результата не дает, за счет громоздкости системы защиты и трудности контроля больших объемов конфиденциальной информации. Массо­вость засекречивания ведет к росту штатной численности служб безопасности и, в конечном счете, к снижению эффективности защиты и утрате информации. Например, есть смысл за­щищать новую формулу в известном рецепте производимого продукта, новый алгоритм из­вестных действий, новый прибор в производимом оборудовании и т.п.

Информация может быть отнесена к коммерческой (предпринимательской) тайне и стать конфиденциальной при соблюдении следующих условий:

• информация не должна отражать негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства, фальсификацию финансовой деятельности с целью неуплаты налогов и другие подобные факты;
• информация не должна быть общедоступной или общеизвестной;
• возникновение или получение информации предпринимателем должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала фирмы;
• персонал фирмы должен знать о ценности такой информации и быть обучен правилам работы с ней;
• предприниматель должен быть в состоянии выполнить реальные действия по защите
  этой информации, т.е. иметь, например, средства для закупки или разработки системы защиты информации.

В соответствии с постановлением Правительства РСФСР «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. к конфиденциальным не мо­гут быть отнесены следующие сведения и документы:

• учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;
• документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регист­рационные удостоверения, лицензии, патенты);
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятель­ности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
• документы о платежеспособности;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
• документы об уплате налогов и обязательных платежей;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законода­тельства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причи­няющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства Рос­сийской Федерации и размерах причиненного при этом ущерба;
• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предпри­ятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

 

В отличие от государственной тайны состав сведений, составляющих коммерческую тай­ну, государством централизованно не регламентируется и определяется индивидуально каж­дой фирмой. Одновременно фирма устанавливает необходимый уровень конфиденциально­сти этих сведений, степень требуемой их защиты, длительность защиты, ее стоимость и тех­нологию. Состав ценной и конфиденциальной информации, подлежащей защите, определя­ется собственником или владельцем этих сведений и фиксируется в специальном перечне. В основе перечня лежит типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля.

Перечень конфиденциальных сведений фирмы представляет собой классифицирован­ный список типовой и конкретной ценной информации о выполняемых работах, производи­мой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В нем закрепляет­ся факт отнесения сведений к защищаемой информации и определяется период (срок) кон­фиденциальности (т.е. недоступности для всех) этих сведений, уровень (гриф) их конфиден­циальности, список должностей сотрудников фирмы, которым дано право использовать эти сведения в работе. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы.

Перечень является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безо­пасности и конфиденциальной документации. Поэтому он должен регулярно обновляться и корректироваться. Ограничение доступа к информации, относящейся к новой продукции, но не обладающей ценностью, применяться не должно.

Важной задачей перечня является дробление коммерческой тайны на отдельные инфор­мационные элементы, известные разным лицам. Закрепление части информации за конкрет­ными должностями позволяет снизить вероятность раскрытия секрета сотрудниками и пре­дотвратить возможность включения ими в документы конфиденциальной информации.

Перечень необходим также для выделения конфиденциальных документов из общего документопотока, соответствующего их маркирования (грифования) и автономной обработки, использования и хранения. При рассмотрении в судах дел о краже сотрудниками информа­ции и понесенных фирмой в связи с этим убытках перечень используется в качестве доказа­тельства отнесения этих сведений к разряду конфиденциальных.

Ведение перечня заключается в регулярной его корректировке и обновлении, отражаю­щих новые перспективные разработки фирмы, переход на выпуск нового вида продукции, изменение тематики работы, направлений деятельности, конъюнктуру рынка и т.п. В про­цессе ведения в перечень включается конфиденциальная информация, отражающая реаль­ные новшества, разработки и изобретения. С этой целью руководители структурных подраз­делений фирмы или направлений ее деятельности должны регулярно составлять реестры новой индивидуальной конфиденциальной информации и информации, потерявшей свою конфиденциальность. Реестры представляются в комиссию для внесения изменений в перечень.

Перевод сведений, включенных в перечень, из категории конфиденциальных в категорию открытых, т.е. исключение сведений из перечня, осуществляется комиссией по представлению руководства фирмы, структурных подразделений и службы безопасности.

На основании перечня конфиденциальных сведений служба безопасности или служба фирмы составляет и ведет классифицированный перечень ценных и конфиденциаль­ных документов фирмы, подлежащих защите, с указанием обозначаемого на них грифа ограничения доступа и состава сотрудников, допущенных к этим документам. Перечень со­ставляется в рамках структурных подразделений или направлений деятельности фирмы и регламентирует два аспекта работы сотрудников фирмы с конфиденциальными документа­ми; а) состав создаваемых подразделением документов и документов, направляемых в подразделение для работы, б) состав конфиденциальных сведений, которые могут быть вклю­чены в каждый указанный в перечне документ. Утверждается перечень первым руководите­лем фирмы.

В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране. Часто обычный открытый правовой акт важно сохранить в целостности и безопасности от похитителя или стихийного бедствия. Перечни формируются индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомен­дациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем фирмы. Эта же ко­миссия регулярно вносит текущие изменения в перечни в соответствии с динамикой выпол­нения фирмой конкретных работ.

В перечне должно быть положение о том, что сохранение коммерческой тайны партне­ров является неотъемлемой частью деятельности фирмы. Открытая публикация сведений, полученных на договорной или доверительной основе или являющихся результатом совме­стной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров.

При заключении любого договора (контракта) стороны должны брать на себя взаимные письменные обязательства по защите конфиденциальной информации другой стороны и до­кументов, полученных при переговорах, и исполнению условий договора.

Следовательно, в целях определения состава защищаемых сведений и документов каждая фирма должна составлять и регулярно обновлять соответствующие перечни, без которых система защиты информации фирмы не может функционировать. Важно, что эти перечни но­сят индивидуальный характер для каждой фирмы и отражают реальную информационную сферу направлений ее деятельности, требования собственника информации по ограничению доступа персонала к информации, составляющей интеллектуальную собственность фирмы.

 

Контрольные вопросы:

1. Что включает в себя понятие «конфиденциальные сведения»?

2. Каков порядок работы с конфиденциальной документацией?

3. Какие документы подходят под определение «коммерческая тайна»?

4. Каков порядок регламентации состава конфиденциальных сведений?