В условиях единоличного принятия решений

Издание распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоря­жений — включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости изда­ния распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных органи­заций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства орга­низации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и свое­временной информации. Для этого необходимо прежде всего опре­делить источники такой информации — это могут быть законода­тельные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подве­домственных организаций; архивные документы; публикации в пе­риодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и ана­лиза информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторон­ней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распоряди­тельного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант до­кумента.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу ре­шения в других организациях). Если согласующих инстанций мно­го, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование проводится с руководи­телями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касает­ся вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кад­ров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руково­дителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и до­полнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредст­венно в представленный проект документа или оформлены на отдель­ном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладыва­ется к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и заме­чания должны будут поступить вместе с документом на рассмотре­ние руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поруче­нию вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направля­ется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного докумен­та руководителем, — решающая стадия подготовки распорядитель­ного документа. Подпись руководителя превращает проект докумен­та в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей — это ти­ражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

6.2.2. Издание распорядительных документов в условиях коллегиальности

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседа­нии коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту ра­боту проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурно­го подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю ин­формацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящем­ся решении специалистами и подписана руководителем подразделе­ния, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопро­су и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядитель­ную часть — поручения.

На второй стадии подготовленные материалы — справка и про­ект решения — передаются секретарю коллегиального органа — как правило, за 10— 15 дней до заседания. Это время необходимо для раз­множения представленных материалов и их рассылки членам кол­легиального органа для предварительного изучения. Члены колле­гиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного — подго­товка заседания, и основного — заседание. На первом этапе председа­тель коллегиального органа знакомится с представленными материа­лами и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На втором этапе (четвертая стадия) обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и до­полнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) при­нимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стеногра­фическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В выс­ших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллеги­ального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия — издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представитель­ными и коллегиальными исполнительными органами власти субъек­тов Российской Федерации (например, Московской городской Ду­мой, Правительством Москвы и т. п.). Коллегиальные органы учреж­дений, организаций, предприятий (например, общее собрание учре­дителей (участников), акционеров, совет директоров открытого ак­ционерного общества) издают решения.

Решения информационного характера, как правило, не оформ­ляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют прото­кольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при из­дании распорядительных документов при единоличном принятии решений.