Основной рабочий инструмент - автоматизированная система управления.

Информационные проспекты (могут располагаться рядом на специальных стойках).

Канцелярские товары

Документация

Информационно-ключевой щит

Калькулятор, лучше американская модель, печатающая на бумаге все действия и результат

Детектор для просмотра денег

Ксерокс

Факс

Электрические прокатные машины для пластиковых кредитных карточек.

Компьютер

Организация отъезда и проводы гостей

Организация действий в экстремальных ситуациях

Работа с жалобами

Организация хранения ценностей гостей

Работа с почтой и сообщениями

Рабочие инструменты служащих:

лазерный принтер профессиональный для печатания счетов (должен выдерживать большие нагрузки);

авторизационная машина для проката кредитных карточек.

терминал для кодирования ключей (монитор с клавиатурой и прокатным механизмом);

цифровая многоканальная телефонная станция, которая переводит звонки внутри гостиницы; телефон должен иметь дисплей, на который выводится информация о том, кто и кому звонит;

Всё это должно быть скрыто от глаз клиента и размещено удобно для работы.

Технологические процессы в службе приёма

РАЗМЕЩЕНИЕ ГОСТЕЙ - процесс, состоящий из нескольких операций: встречи, регистрации гостя, вручения ключа и сопровождения в номер.

ВСТРЕЧА - трансфер, предрегистрация.

РЕГИСТРАЦИЯ - анкета, карта гостя; наиболее важная часть процедуры регистрации - контакт с гостем.

ВРУЧЕНИЕ КЛЮЧА - Во всех отелях должно выполняться международное требование: «политика неразглашения номера комнаты» как мера безопасности.

СОПРОВОЖДЕНИЕ В НОМЕР - посыльный, 1 минута.

ОПЛАТА услуг:

- наличный расчётв момент поселения как предварительная оплата будущих услуг по тарифам отеля;

- кредитный лимит - взимания в качестве предоплаты определённой суммы, установленной администрацией отеля, в счёт будущих трат гостя. В некоторых гостиницах при этом гостю выдаётся пластиковая кредитная карточка, посредством которой он производит расчёт в службах гостиницы;

- проживание в кредит - когда гость расплачивается посредством кредитной карточки во время окончательного расчёта при выезде;

- безналичный расчёт - использование дорожных и именных чеков;

- перечислениечерез банк фактически затраченных сумм на счёт отеля (используется в основном для оплаты проживания групп и командированных).

Багаж прибывающих гостей принимает швейцар или посыльный и помещает его на время регистрации гостя в комнате рядом с помещением посыльных. Гостю выдают чек на багаж (номерок).

Расчёт и выписка уезжающих гостей производятся у стойки гостиничной кассы. В кассе начисляют все расходы гостя на его счёт.

При этом служащий должен предоставить разъяснения по счёту клиента, если у того появились вопросы. Выписка клиента фиксируется с немедленным оповещением других служб гостиницы, прежде всего хозяйственной.