Деловые совещания и оценка деловых качеств подчиненных
План
Лекція 7. ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ
Лекция 1. ОСОБЕННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ КАК ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ........................................................................................................................ 4
1. Профессия как вид трудовой деятельности ........................................................................................ 5
2. Особенности профессиональной деятельности госслужащих.......................................................... 7
3. Профессиональная деятельность госслужащих как управленческая.............................................. 10
4. Личностный подход в изучении профессиональной деятельности госслужащих....................... 15
Лекция 2. ЛИЧНОСТЬ И МОТИВАЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО. ПРОЯВЛЕНИЕ ЛИЧНОСТНЫХ ОСОБЕННОСТЕЙ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОССЛУЖАЩИХ..................................................................................................................................................................... 18
Лекція 3. ИМИДЖ ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО............................................................ 45
2. Внешний вид, как ведущий фактор успеха....................................................................................... 46
Лекция 4: ОРГАНИЗАЦИЯ И КУЛЬТУРА РАБОЧЕГО МЕСТА...................................................... 55
1. Культура труда как комплексное понятие......................................................................................... 55
2. Организация рабочего места............................................................................................................... 55
3. Оснащение рабочего места.................................................................................................................. 59
4. Обслуживание рабочего места............................................................................................................ 62
Цвет............................................................................................................................................................ 63
5. Культура рабочего места государственного служащего.................................................................. 63
6. Культура труда..................................................................................................................................... 66
Лекция 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО ТРУДА ГОССЛУЖАЩЕГО.............................. 68
1. Персональный менеджмент в работе госслужащего........................................................................ 68
2. Цели как залог успеха.......................................................................................................................... 69
3. Роль планирования в профессиональной деятельности госслужащих.......................................... 70
4. Методы планирования......................................................................................................................... 71
5. Основные правила планирования времени...................................................................................... 73
6. Организация рабочего дня.................................................................................................................. 73
7. Принятие решений и делегирование полномочий госслужащими-управленцами...................... 75
8. Основные правила (техника) делегирования.................................................................................... 78
Лекция 6. ОСОБЕНОСТИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБЩЕНИЯ ГОССЛУЖАЩИХ............... 81
Лекція 7. ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ......................................................................................... 101
Деловые совещания и оценка деловых качеств подчиненных......................................................... 101
Деловые дискуссии................................................................................................................................ 104
Телефонный разговор............................................................................................................................ 106
Работа с деловой корреспонденцией................................................................................................... 111
Визитная карточка и ее роль в деловых контактах............................................................................ 113
Деловые приемы и их особенности..................................................................................................... 115
В деловом совещании могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, большее количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия. Ведущий совещания вначале должен высказать надежду, что совещание будет носить деловой и конструктивный характер, в течение совещания следить за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая «малоактивных», останавливая «словоохотливых», определяя порядок предоставления слов, задавая необходимые вопросы, осуществляя перефразирование и подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания. Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы. В случае, если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос и вы пытаетесь найти наилучшее решение...». Главное — не победите в споре, а продвинуться в решении проблемы. Важно отнестись к своей позиции не как единственно возможной и единственно верной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иного мнения. В целях снятия пассивности участников могут применяться: 1) высказывания по кругу или 2) метод «мозгового штурма». При конфликте мнений могут быть две формы: конкурентно-соревновательнаяи кооперативно-сотрудничающая. Вцелях ослабления враждебности при конкуренция мнений могут создаваться согласительные комиссии или группы, включающие участников с противоположными взглядами, которые должны определить пункты, в которых их мнения сходятся, найти пункты в чужой позиции, которые нравятся или могут быть полезными для оптимального решения проблемы.
Деловые совещания часто носят директивный характер, когда руководитель с позиции «Родитель» указывает свое мнение как единственное решение проблемы, и остальные участники с позиции «Ребенка» принимают это решение к исполнению. Наиболее эффективны деловые: совещания, которые носят коллегиальный характер равноправного взаимодействия с позиции «Взрослый — Взрослый». Впрочем, встречаются и манипуляции, когда внешне взаимодействие осуществляется как «Взрослый — Взрослый», а на самом деле «Родитель — Ребенок», т. е. руководитель, вроде бы, просит всех высказаться, даже молчунов, но после того, как все высказались, руководитель, парафразируя всех, расставляет нужные акценты и в результате проводит нужное ему решение, обязывая участников исполнять это решение фактически с позиции «Ребенка».
Различные формы поведения участников на собрании:
а) конструктивная роль:
— проявление инициативы,
— (повторное) изложение проблемы,
— внесение предложений,
— запросы об информации, мнениях, мыслях,
— сообщение информации, мнений, идей,
— выявление связей между имеющимися данными,
— оценка проблемы;
б) способствование ходу собрания:
— поддержка, стимулирование выступающих,
— «расчистка пути»,
— формулировка и контроль за соблюдением установленных и группе правил,
— организация группового процесса и формирование общественного сознания,
— посредничество, поиск компромиссов,
— снятие напряженности;
в) отрицательная роль:
— агрессивное поведение,
— блокирование принятия решения,
— «самолюбование»,
— соперничество,
— поиск сочувствия.
Разработка трех этапов
Постановка вопроса:
— введение в курс дела,
— формулировка вопроса,
— формулировка исходной позиции,
— постановка вопроса.
Формирование мнения о путях решения вопроса:
— сбор данных,
— изучение всех сторон вопроса,
— новая формулировка основной проблемы,
— поиск альтернативных решений,
— выдвижение предложений,
— подведение предварительных итогов обсуждения,
— выработка основных направлений,
—обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.
Принятие решения:
— выводы из 2 этапа,
— договоренности,
— решения.