Функции документов

Виды документов, их классификация

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

Деятельность учреждений, организаций, предприятий фиксируется в различных видах документов. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа объединяет его разновидности. Так, например, протокол – вид документа; его разновидности: протокол собрания, протокол заседания, протокол разногласий и др. Или акт – вид документа; его разновидности: акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт приемки товаров по качеству и др.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;

2) документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений.

Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:

1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.);

2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);

3) организационно-распорядительные документы (протоколы);

4) информационно-справочные документы (справки, сводки, обзоры, докладные записки, письма и др.);

5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы и др.).

По видам документы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места (пробелы).

Для выработки определенных принципов составления и оформления документов, форм и методов работы с ними, производится их классификация.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируют по различным признакам.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию –первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.

По наименованию: приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.

По месту составления:внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.

По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения вопределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения неустановлен.

По происхождению:служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся и конкретного лица и являющиеся именными.

По степени гласности:обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе: подлинные и подложные документы.

По назначению (стадиям создания)документы подразделяют на подлинники (оригиналы), копии.

Подлинник – это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр, изготовленный на бланке.

Копия – это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. Нотариальные копии должны быть заверены нотариусом.

Копия документа должна воспроизводиться на бланке фирмы, организации, а если не на бланке, то при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово” Копия“. В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.

Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги.

Дубликат – это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.

Выписка – это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишут заголовок ”Выписка” и указывает, из какого документа она сделана, его индекс, дату.

Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью. Выписка делается из договоров поставки товаров, товарных спецификаций, протоколов собраний, заседаний и др. В том случае, если выписка произведена из какого-либо нормативного документа (закона, указа, постановления правительства, инструкции), ее принято называть извлечением. Извлечения используются, как правило, в справочном порядке. При составлении служебных документов пользоваться извлечениями не рекомендуется.

По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до10лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.

 

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

1)Поскольку понятие ”документ” неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа – это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

2)Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

- документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

- документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

3) В управленческойфункции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:

-стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;

- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.) акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).

В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

5)Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

6) Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.

Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование – как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

7) Функция документа как исторического источникаизучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил на постоянное хранение.

Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, социальную, коммуникативную, исторического источника).

Знание той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т. д.

Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.