Организация учетного процесса при разных формах бухгалтерского учета.

 

Учетный процесс включает в себя взаимосвязанные этапы сис­темы бухгалтерского учета:

- текущее наблюдение, измерение и регистрация фактов хозяй­ственной деятельности;

- систематизация и группировка учетной информации и обеспе­чение контроля за движением имущества организации и ее обяза­тельств путем отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

- обобщение информации об имуществе организации, ее обяза­тельствах и хозяйственных операциях путем составления бухгал­терской отчетности.

Учетный процесс может вестись при разных формах бухгалтерс­кого учета. Формой бухгалтерского учета называется совокупность учетных регистров, используемых в определенной последователь­ности и взаимосвязи. Форма бухгалтерского учета определяет ме­тодику и технику регистрации хозяйственных операций, техноло­гию и организацию учетного процесса.

Основными отличительными признаками, определяющими от­дельные формы бухгалтерского учета, являются:

1) внешний вид и строение учетных регистров;

2) количество учетных регистров;

3) сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналити­ческого учета;

4) техника учетной регистрации.

Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются. Про­грессивной считается такая форма, которая обеспечивает своевре­менное и полное получение экономических показателей для управ­ления деятельностью предприятия, повышает производительность труда счетных работников при обработке первичных данных, со­кращает количество ошибок при регистрации и обобщении учет­ных данных. При этом должны обеспечиваться минимальные зат­раты труда и средств на ведение учета.

В современных экономических условиях наибольшее распрост­ранение получили следующие формы бухгалтерского учета: мемо­риально-ордерная (контрольно-шахматная), Журнал-Главная (раз­новидность мемориальной), журнально-ордерная, упрощенная для малых предприятий (на базе принципов журнально-ордерной фор­мы) и автоматизированная (компьютерная).

1. Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная в настоящее время используется в организациях малого бизнеса и считается разновид­ностью мемориально-ордерной формы. Журнал-Главная объединяет в себе хронологические и систематические записи. Левая часть фор­мы является журналом и имеет вертикальные графы для отражения даты, номера статьи, текста и сумм операций. Правая часть под­разделена на отдельные колонки, каждая из которых предназначе­на для записей операций по одному какому-либо синтетическому счету. Эта часть заменяет собой Главную книгу, причем для каждого счета предусмотрены две графы — для дебета и кредита. Записи производят в хронологическом порядке. Отражают оборот записи и сразу на той же горизонтальной линии проставляют суммы по дебету и кредиту соответствующих счетов. Каждую отдельную опе­рацию или несколько одинаковых операций записывают в форму Журнал-Главная с кратким изложением содержания, а сумму пока­зывают в одной строчке три раза: в графе оборотов, по дебету счета и по кредиту счета.

Журнал-Главная открывается на 1 год записями остатков на 1 ян­варя по всем синтетическим счетам.

Положительные стороны данной формы состоят в том, что она проста в применении, достигается наглядность записей синтети­ческого учета, не требуется составлять оборотную ведомость по син­тетическим счетам.

Недостатком этой формы является ограниченное количество счетов Главной книги – 20-25. В крупных организациях с боль­шим числом синтетических счетов форма неудобна для примене­ния, т.к. все они на одном развороте книги не помещаются - тре­буются вкладные листы. При этом записи теряют свою наглядность.

2. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета возникла на базе карточно-шахматной формы. Основная особенность мемори­ально-ордерной формы учета состоит в том, что на основе данных первичных документов, сведенных в отчеты и накопительные ве­домости, составляются мемориальные ордера, в которых группиру­ются бухгалтерские записи (проводки) по однородным хозяйствен­ным операциям.

 

В мемориальных ордерах делаются ссылки на документы, при­водится корреспонденция счетов, краткое содержание записи, сум­мы и другие показатели.

Данные мемориальных ордеров заносятся в регистрационный журнал в хронологической последовательности. Журнал предназ­начен для нумерации мемориальных ордеров и контроля за их со­хранностью, открывается на каждый месяц.

Записи мемориальных ордеров группируются в систематичес­ком регистре синтетического учета - Главной книге, где подсчиты­вают итоги оборотов по дебету и кредиту каждого счета. Сальдо по счетам в Главной книге не выводится.

В конце каждого месяца на основании данных Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Итоги ведомости по оборотам синтетических счетов сверяют с итогами записей в регистрационном журнале.

Аналитический учет ведется в книгах, карточках или на свобод­ных листах.

Мемориально-ордерная форма учета проста в использовании, позволяет упорядочить группировки операций в мемориальных ордерах, а также улучшить проверки записей на счетах. Однако имеются и недостатки: дублирование записей, оторванность запи­сей в аналитических счетах от записей в регистрах синтетического учета, потребность в составлении дополнительных справок и рас­четов бухгалтерии, невозможность внедрения комплексной авто­матизации учетных процедур.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета регистра­ми учета являются журналы-ордера, которые построены по креди­товому признаку, т.е. все операции в них отражаются по кредиту счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами, и ведомости, которые, наоборот, построены по дебетовому признаку.

Записи в журналы-ордера и ведомости производятся непосред­ственно из документов по мере их поступления, т.е. в хронологическом порядке

При большом количестве документов их предва­рительно группируют в группировочных ведомостях и журналах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносят­ся в Главную книгу, строение которой отличается от рассмотренной в мемориально-ордерной форме.

Один лист Главной книги соответствует одному синтетическо­му счету. Главная книга открывается на год. Каждая строка соот­ветствует данным за один месяц. В конце месяца подсчитываются дебетовый и кредитовый обороты, после чего выводится сальдо. На основании конечного сальдо по каждому счету составляются бух­галтерский баланс и другие отчетные формы.

Журнально-ордерная форма учета имеет существенные преиму­щества по сравнению с мемориально-ордерной формой: значитель­но сокращается объем учетной работы и повышается оперативность, наглядность и полезность учетной информации для управления, устраняется разрыв между синтетическим и аналитическим учетом, облегчается составление отчетности, создаются условия для меха­низации и автоматизации учетных процедур.

Упрощенные формы бухгалтерского учета применяются в органи­зациях малого бизнеса. Организация учета по упрощенной форме построена на основе сокращенного рабочего плана счетов и специ­альных регистров бухгалтерского учета или без использования пос­ледних.

 

Так, упрощенную форму учета можно вести:

по простой форме бухгалтерского учета - без использования учетных регистров малой организации;

по упрощенной форме бухгалтерского учета - с использовани­ем учетных регистров малой организации.

В современных условиях, когда широкое распространение в орга­низациях получило применение ПЭВМ, стало возможным автома­тизировать рабочее место бухгалтера и в целом процедуру бухгал­терского учета. В результате были созданы современные информа­ционные системы (программы для ЭВМ) автоматизации учетно-аналитических процедур в любой организации. Результатом этого явилось создание новой формы бухгалтерского учета, кото­рая называется автоматизированной формой бухгалтерского учета.

Используемые в настоящее время информационные системы бух­галтерского учета весьма разнообразны по охвату реализуемых фун­кций, принципам построения, составу сервисных услуг, техничес­кому и методологическому сопровождению, отраслевой ориентации.

Преимущества данной формы: 1) резкое снижение стоимости учетных процедур; 2) непосредственно на рабочих местах создает­ся возможность равномерного ввода данных в оперативном поряд­ке по мере поступления доходов; 3) оформление в регламентном режиме (в виде машинограмм, ведомостей) только итоговой инфор­мации, необходимой для системного учета, и т.д.