Организация делопроизводства в учетно-финансовой работе.

Лекция 6. Организация делопроизводства. Система и техника учетного процесса при различных формах бухгалтерского учета.

 

 

На современном предприятии формируется значительный мас­сив учетной информации. Технология его формирования начина­ется с момента оформления, проверки, приема, обработки и регис­трации первичных документов в соответствующих книгах, ведомо­стях, журналах и т.п.

Документ-это специальный носитель информации, в котором по определенной форме закодирован свершившийся или предсто­ящий факт хозяйственной деятельности. Процесс движения этих документов, начиная от подготовки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть доку­ментооборотом.

Организация документооборота - обязанность главного бухгалтера фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика - осуществление си­стематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Графики подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.

Формальная проверкадокументов заключается в установлении правильности их оформления путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей, своевременнос­ти составления и т.д. В документах не допускаются неаккуратное оформление, подчистки и незаверенные исправления.

Арифметическая проверка проводится для определения правиль­ности арифметических подсчетов.

Проверка по существузаключается в установлении совершения хозяйственной операции, соответствия их требованиям экономи­ческой и хозяйственной целесообразности. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей об­работке, которая включает в себя три этапа:

1)таксировка - это оценка натуральных и трудовых измерителей в денежном (стоимостном) выражении. Для проведения таксировки в документах проставляются цены и определя­ют суммы;

2)группировка -ее проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Цель группировки - подготовить сводные данные для составления бухгалтерских проводок и облегчить дальнейшую учетную обработку полученных данных;

3) контировка- указание в первичном документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции.

После разноски данных документов в регистры бухгалтерского учета их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в пап­ки или переплетают и сдают в архив. На папке указывают месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку.

Таким образом, документы проходят последовательные этапы движения: составление, проверку, таксировку (расценку), группи­ровку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в ар­хив на хранение согласно законодательству.