Организация делопроизводства в учетно-финансовой работе.
Лекция 6. Организация делопроизводства. Система и техника учетного процесса при различных формах бухгалтерского учета.
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.
Документ-это специальный носитель информации, в котором по определенной форме закодирован свершившийся или предстоящий факт хозяйственной деятельности. Процесс движения этих документов, начиная от подготовки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.
Организация документооборота - обязанность главного бухгалтера фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика - осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Графики подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.
Формальная проверкадокументов заключается в установлении правильности их оформления путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей, своевременности составления и т.д. В документах не допускаются неаккуратное оформление, подчистки и незаверенные исправления.
Арифметическая проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов.
Проверка по существузаключается в установлении совершения хозяйственной операции, соответствия их требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.
Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке, которая включает в себя три этапа:
1)таксировка - это оценка натуральных и трудовых измерителей в денежном (стоимостном) выражении. Для проведения таксировки в документах проставляются цены и определяют суммы;
2)группировка -ее проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Цель группировки - подготовить сводные данные для составления бухгалтерских проводок и облегчить дальнейшую учетную обработку полученных данных;
3) контировка- указание в первичном документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции.
После разноски данных документов в регистры бухгалтерского учета их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке указывают месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку.
Таким образом, документы проходят последовательные этапы движения: составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на хранение согласно законодательству.