VII. Письмо-напоминание
Такое письмо напоминает о назначенном ранее мероприятии -совещании, деловой встрече, приеме, необходимости выполнить обещанное. Рассылка таких писем вызвана информационной перегрузкой современного делового человека. Хотя договоренность о деловой встрече была достигнута ранее или приглашения на прием разосланы в срок, однако для полной уверенности устроителей совещания, переговоров, приема рассылаются письма, напоминающие о вышеуказанных мероприятиях. Содержание такого письма приводится к дате и цели мероприятия и выражению надежды (или уверенности), что адресат "почтит его своим посещением". Текст письма весьма краток.
VIII.Письмо-уведомление
Такие письма обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о постановлении новых целей и функций у организации, т.е. цели письма-уведомления в основном рекламные.
Обычно письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение от(адресата) из ряда "ему подобных".
В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего кандидата на новую должность, достаточно почетную, принято данному исцу направить письмо-поздравление (см. пункт VI).
В заключение воспользуемся возможностью еще раз напомнить о том, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:
• безупречный стиль;
• безупречное правописание;
• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;
• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);
• безупречное расположение текста; наличие широких полей, оформление "в край", т.е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание "в край" считается более официальным;
• страницы нумеруются, начиная со второй;
• письмо должно быть достаточно коротким - так оно легче воспринимается;
• скажем несколько слов о том, какие существуют отправления названных выше деловых писем по факсу. (Отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой - этот вопрос решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров.)
Если письмо отправляется по факсу, то его первая страница такова:
Date:
Time:
То:
Fax no:
Company:
Number of pages including
If you do not receive all the pages Please call or fax.
To есть дата (день, месяц, год отправки сообщения); время; кому оно отправляется (имя и фамилия адресата); номер факса адресата; организация, которую он представляет; и традиционные формулы: "количество страниц сообщения, включая первую страницу" и "если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону ..." (далее вписывается номер телефона) или "передайте по факсу" (дается номер используемого факса). После этого пишется слово "comments" (комментарии) и далее идет текст.
Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.
Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, - на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая -"затрудняюсь с ответом"). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.
Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.
Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.
Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:
• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно проставляется дата;
• никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;
• следует осторожно и аккуратно относиться к информации, которая, будучи выведенной за пределы организации, может повредить последней;
• разборчивая подпись обязательна.
В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенным ранее.
Вопросы для обсуждения к теме 9
1. Каковы принципы и этические требования к деловой переписке?
2. Перечислите виды деловых писем.
3. Каковы, по Вашему мнению, перспективы развития письменного делового общения?
4. Какие формы и виды деловых писем Вы можете предложить в дополнение к перечисленным?
5. В каком случае деловое письмо, согласно требованиям этики, должно быть написано от руки?
6. Есть ли отличия в требованиях к переписке внешней и внутриорганизационной?
7. Напишите образец любого, выбранного Вами, делового письма.