Деловая беседа в профессиональной деятельности юриста.

Современное понимание деловой беседы означает устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для проведения и решения конкретных проблем. Приведем основные функции деловой беседы.

Деловая беседа – это процесс коммуникации деловых партнеров, исполняющих свои социальные роли, состоящий из монологов и диалогов.

Беседы различаются как по форме, так и по содержанию.

По форме выделяют:

· Беседы равных (по положению) партнеров, коллег (например, адвоката с адвокатом);

· Беседы неравных (например, руководитель и подчиненный).

По содержанию беседы различают такие их типы:

· Беседа-собеседование (связана с наймом или увольнением персонала);

· Беседа-поручение (связана с поручением производственного задания);

· Беседа-анализ (связана с разрешением конфликтной ситуации и других производственных проблем);

· Беседа-воспитание (проводиться с целью повышения уровня дисциплины);

· Беседа-просвещение (подготавливает персонал к внедрению инноваций);

· Неформальная беседа (проводиться с целью улучшения психологического климата коллектива).

 

1. Начало перспективных мероприятий и процессов.

2. Контроль и координирование начатых мероприятий и процессов.

3. Обмен информацией.

4. Взаимное общение работников из одной деловой среды.

5. Поддержание деловых контактов на уровне предприятий, объединений и государств.

6. Поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и замыслов.

7. Стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Чтобы в полной мере реализовать функции деловой беседы при ее проведении, целесообразно руководствоваться определенными принципами, носящими универсальный характер.

1. Привлечь внимание собеседника (начало беседы).

Часто решающее воздействие на желание или нежелание собеседника продолжить разговор оказывают несколько первых предложений. Это должны быть ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения.

Логичная последовательность обращений в начале беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов.

Рекомендуются такие основные приемы для начала беседы:

• снятие напряженности — придание началу беседы неформального и личностного аспекта;

• метод "зацепки" — увязка с содержанием какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдотичного случая или необычного вопроса;

• метод стимулирования игры воображения — постановка множества вопросов по ряду проблем, которые выносятся на беседу;

• метод прямого подхода — непосредственный переход к делу без какого-либо подхода.

2. Пробудить в собеседнике заинтересованность (передача информации).

Основными средствами реализации этого принципа при передаче информации являются постановка вопросов (закрытых, открытых, риторических, вопросов по размышлению, переломных); выслушивание (концентрация на теме собеседника и на собеседнике, стимул для аргументов: хороший слушатель — значит дельный человек); изучение реакций собеседника (наблюдение, поддержание визуального контакта); передача информации собеседнику (применение искусства дипломатии, создание предпосылок для аргументации).

Полнее реализовать этот принцип помогут такие рекомендации:

• при передаче собеседнику информации используйте его "язык", чтобы избежать искажений сообщения и быть правильно понятым;

• начинайте передачу информации с "Вы-подхода", т. е. выдвижения на первый план собеседника, его спонтанной информации, его задач и проблем;

• компенсируйте предубеждения собеседника как можно более полными объяснениями и дополнительной специальной информацией;

• постоянно помните об ограниченности, несовершенстве, неясности и неточности речи и неадекватности понимания проблем собеседником;

• дайте собеседнику возможность показать, что он знает;

• максимально заинтересуйте собеседника в беседе и в получении вашей информации.

3. Детальное и убедительное обоснование (аргументация).

В ходе аргументации необработанные и неупорядоченные идеи (доводы) по определенной проблеме увязываются логически, им придается форма, они "оснащаются" необходимой "пробивной силой" для преподнесения собеседнику в подходящий момент.

Для достижения успеха в беседе рекомендуется придерживаться некоторых правил аргументации:

• следует оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

• темп и способы аргументирования следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек собеседника;

• аргументация должна быть корректной по отношению к собеседнику;

• необходимо избегать неделовых выражений и формулировок, затрудняющих восприятие сказанного, однако речь должна быть образной, а доводы — наглядными.

4. Выявить интересы и устранить сомнения собеседника (нейтрализация, опровержение замечаний).

Общим подходом к реализации этого принципа может служить понимание, что замечание не является препятствием для беседы. Скорее, наоборот, в нем выражаются желания и проблемы собеседника, а также его заинтересованность в этой беседе.

Причины возникновения замечаний могут быть различными: защитная реакция; спортивная позиция; разыгрывание роли; иной подход к проблеме; несогласие; тактические соображения. В ходе нейтрализации замечаний реализуются такие задачи:

• разграничение отдельных возражений по субъектам, объектам, месту, времени и последствиям;

• приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений;

• нейтрализация замечаний собеседника или, если для этого есть

возможность, опровержение возражений собеседника. Логическая структура опровержения замечаний может иметь такой вид:

• локализация — точное определение замечаний и ограничение ответа во времени, пространстве и сфере влияния;

• анализ замечаний;

• обнаружение настоящей причины;

• выбор тактики — как лучше всего высказать свои замечания собеседнику и когда отвечать на замечание;

• выбор метода;

• оперативное опровержение замечаний — когда лучше всего отвечать на замечание (до того, как оно высказано; сразу после его высказывания; позднее или никогда).

5. Преобразование интересов собеседника в окончательное решение (принятие решения).

Реализации этого принципа служат все приведенные ранее этапы деловой беседы, однако максимальная нагрузка по его воплощению ложится на завершающий этап — окончание беседы. На этом этапе решаются такие задачи:

• достижение основной или, в самом неблагоприятном случае, запасной (альтернативной) цели;

• обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы;

• стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

• поддержание при необходимости в дальнейшем контактов с собеседником и его коллегами;

• составление всеобъемлющего, впечатляющего резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко выделенным основным выводом.

Решение приведенных задач требует определенной логики и формы завершения деловой беседы. При этом важно учитывать такие моменты:

• своевременно проявлять инициативу к принятию решения, как только проявится согласие собеседника с вашими целями;

• внимательно наблюдать за поведением собеседника, чтобы по внешним признакам определить его готовность к завершению беседы;

• все действия следует начинать с резюме и сделанных на его основе выводов;

• ориентировать собеседника на принятие решений с помощью гипотетического подхода — подготовки к принятию решения подчеркиванием его условности формулировками типа "если..."; "в случае, если..."; "предположим, что..." и т. п.; поэтапных решений — фиксирования согласия по отдельным моментам решения еще до его окончательного принятия; альтернативных решений — предложения еще одного варианта решения, которое тоже вас устраивает; ключевых переломных вопросов типа "А что бы вы предпочли?"

При ответе на такие вопросы внимание собеседника переключается с решения, которое ему предстоит принять. При этом снижение психологического давления ответственности облегчает принятие решения в дальнейшем.

В заключение рассмотрения логики проведения деловых бесед приведем десять правил, которые, по убеждению П. Мицича, действуют в отношении любого выступления, любой беседы и "... соблюдение которых сделает наше выступление, если не совершенным, то, по крайней мере, корректным" [9, с. 44-45].

1. Профессиональные знания дают высокую объективность, достоверность и глубину изложения.

2. Ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности.

3. Наглядность снижает абстрактность изложения.

4. Постоянная направленность ориентирует собеседника на основные задачи беседы.

5. Ритм повышает интенсивность беседы к ее завершению при уделении особого внимания ключевым вопросам.

6. Повторение касается основных положений и мыслей.

7. Элемент внезапности — продуманная, но неожиданная и необычная для собеседника увязка деталей и фактов.

8. Насыщенность рассуждений сочетает в ходе беседы максимальную концентрацию внимания с моментами переноса и "закрепления" мыслей и ассоциаций у собеседника.

9.Рамки передачи информации — не стремиться рассказать все.

10. Определенная доза юмора и, возможно, в какой-то степени иронии особо действенны при высказывании собеседнику не очень приятных для него соображений или при парировании его "выпада".

Перечисленные правила дополняются требованиями к речи, следование которым делает ее живой и выразительной:

• в любой деловой беседе ценны содержание и техника изложения;

• необходимо ограничиваться фактами и подобранными к беседе рассуждениями по теме;

• беседу лучше планировать с различными возможными вариациями;

• необходимо иногда повторять и делать выводы из сказанного;

• следует обращаться непосредственно к собеседнику, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет большое значение.

Итак, мы завершили достаточно подробное рассмотрение логики деловой беседы, исследуя логические и риторические приемы ее проведения на каждом из этапов. Такое внимание именно к этой форме деловой коммуникации вызвано не только ее "весом" среди других форм (около 70 % всех управленческих коммуникаций). Дело в том, что логика, методы, приемы, принципы и правила проведения деловой беседы применимы практически во всех формах устной деловой коммуникации: в ходе телефонных разговоров, встреч, совещаний, переговоров, выступлений перед аудиторией и др. Поэтому именно на примере логического построения деловой беседы уместно раскрыть те возможности и управленческий потенциал, которые заложены в овладении принципами, методами и умениями логического мышления.

Основная цель деловой беседы обмен информацией.