Расходы отражают уменьшение платежных средств или иного имущества предприятия и отражаются в учете на момент платежа.

Затраты характеризуют в денежном выражении объем ресурсов за определенный период, использованных на производства и сбыт продукции, работ и услуг.

В затраты на производство и реализацию продукции включаются предпроизводственные (единовременные) затраты, производственные затраты, непосредственно связанные с выполнением технологических операций, обслуживанием и эксплуатацией производственного оборудования и машин, управлением производством, и управленческие и коммерческие затраты, связанные общим, административным управлением и сбытом продукции.

Часто в экономической литературе термин «затраты» отождествляется с понятием «расходы». Однако более внимательное изучение этих категорий свидетельствует об их серьезном различии.

В дальнейшем будут рассматриваться только расходы по обычным видам деятельности предприятия, которые связаны с изготовлением и продажей продукции, выполнением работ и оказанием услуг, приобретением и продажей продукции. Именно эти расходы можно сравнивать с затратами и выявлять их различия.

Различия есть во временной соотнесенности расходов и затрат. Затраты, в отличие от расходов, отражаются в учете предприятия в момент потребления в производственном процессе. В конечном итоге все расходы по обычным видам деятельности предприятия за определенный период обязательно должны трансформироваться в затраты. Расходы, не отнесенные к затратам по каким-либо причинам, характеризуют ошибки учета затрат на производство и сбыт продукции.

В стоимостной оценке по периодам работы предприятия расходы отличаются от затрат.

Расходы за определенный период работы предприятия могут превышать затраты, быть равными затратам или быть меньше затрат.

Примеры.

1. Расходы предприятия, не являющиеся его затратами за этот период:

- оплата сырья и материалов, приобретенных в запас;

- выплата заработной платы персоналу за прошедший период или будущий период работы:

- расходы будущих периодов. Они производятся в данном отчетном периоде, но в затраты включаются в последующие отчетные периоды для равномерного включения в себестоимость продукции, работ, услуг (например, расходы на годовую подписку периодической печати, взнос арендной платы за последующие периоды, расходы по освоению производства новой продукции, расходы на подготовительные работы в сезонных отраслях промышленности и другие расходы).

2. Затраты предприятии за период, не являющиеся его расходами в этом периоде:

- затраты на переработку ранее купленных сырья и материалов;

- начисленная заработная плата персоналу за работу в прошедшем или будущем периодах;

- сумма резервов предстоящих расходов и платежей в целях равномерного включения в себестоимость продукции. Работ и услуг, предстоящих расходов (например, на оплату отпусков, выплату вознаграждений персоналу по итогам работы за год, ремонт основных средств и предметов проката и др.)

3. Затраты предприятия за период, являющиеся его расходами в этом периоде:

- оплата сырья и материалов, которые приобретены и переработаны в отчетном периоде;

- начисленная и выплаченная заработная плата персоналу, труд которого использован в отчетном периоде;

- оплата за техническое обслуживание и ремонт оборудования и машин, выполненных в отчетном периоде;

- оплата упаковочных материалов, комиссионного вознаграждения торговому представителю в отчетном периоде за продажу продукции в этом периоде.

В ПБУ 10/99 «Расходы организации» под расходами понимается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). Расходы включают такие статьи, как затраты на производство реализованной продукции (работ, услуг), на оплату труда управленческого персонала, амортизационные отчисления, а также потери (убытки от стихийных бедствий, продажи основных средств, изменений валютных курсов и др.). Составление формы № 2 «Отчет о прибылях и убытков» для внешних пользователей бухгалтерской отчетности предполагает развернутое и симметричное отражение информации о доходах и расходах организации.

Предметом управленческого учета среди прочего являются текущие издержки организации. Говоря языком финансового учета, это расходы по обычным видам деятельности.