ТЕМА. Счетные записи и учетные регистры

III

II

Документооборот, стандартизация и унификация первичных документов

Классификация первичных учетных документов

Закон о бухгалтерском учете о документации

I

ФЗ № 129 от 21.11.96 г. «О бухгалтерском учете» статьей 9. регламентировал основные требования к первичным учетным документам (ПУД). Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

ПУД принимаются к учету, если они составлены по установленной форме и содержат следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности её оформления;

- личные подписи должностных лиц.

ПД должен быть составлен в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.

Перечень лиц, имеющих право подписи утверждает руководитель организации, по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Внесение исправлений в кассовые или банковские документы не допускаются. В другие документы исправления могут выноситься по согласованию с участниками операций с оговоркой и подписями тех же лиц.

Первичные и свободные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копию, с указанием основания и даты изъятия.

 

Все документы, используемые организацией в ходе своей деятельности можно классифицировать по однородным признакам. Таблица 1. характеризует документы и подразделяет их:

- по назначению (на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные);

- по порядку составления (первичные и сводные);

- по содержанию хозяйственных (материальные, денежные, расчетные)

- по месту составления (внутренние, внешние)

- по ряду дополнения (ручные, с применением вычислительной техники.

 

Признаки классификации	Виды документов
По назначению	Распределительные
исполнительные (оправдательные) бухгалтерские оформления комбинированные
По порядку составления	первичные
сводные
По содержанию хозяйственных операций	материальные
денежные
расчетные
По способу отражения операций	разовые
накопительные
По месту составления	внутренние
внешние
По порядку заполнения	ручные
с применением вычислительной техники

 

Рассмотрим их более подробно:

- распорядительными являются документы которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Это могут быть: приказы, распоряжения, накладные, чеки на получения наличных денег, платежные поручения, наряд на сдельную работу. Эти документы подписывают лица имеющие право давать подобные распоряжения.

- оправдательными документами являются документы, подтверждающие право на свершение операции. Это акты приема-передачи основных средств, квитанции, авансовые отчеты, счета, приходные и расходные кассовые ордера и т.п.

- документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерами, когда для записи хозяйственных операций других документов нет, например ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, различные справки и расчеты.

- комбинированные документы одновременно выполняют различные функции, например, распределительных и оправдательных документов (приходный кассовый ордер) оправдательных и бухгалтерского оформления (накладная на отпуск материальных ценностей).

- первичные документы фиксируют операцию впервые в момент её свершения (счета, платежное требование, приходный и расходный кассовый ордера).

- сводные документы аккумулируют информацию из первичных счетов, расчетные ведомости по заработной плате, кассовые отчеты).

- материальные документы отражают наличные и движение средств и предметов труда (счета-фактуры, накладные, акты приема-передачи основных средств и т.п.).

- денежные документы фиксируют денежные потоки (чеки, выписки банков, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, приходные и расходные кассовые ордера).

- расчетные документы фиксируют расчетные операции с физическими и юридическим лицами (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения, расчетные ведомости и т. п.).

- разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций (счет-фактура, платежная ведомость, объявление на взнос наличными)

- накопительные составляются за определенный период, для отражения однородных повторяющих операции. От сводных накопительные отличаются тем, что группируют однородные операции (например, лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.п.

- внутренние составляются работниками организации для отражения текущих операций (наряды, акты, табель учета рабочего времени и т.п.).

- внешние поступают из других организаций и учреждений (счета, выписки банка, листочки нетрудоспособности).

- составляемые в ручную заполняют от руки или на пишущей машинки.

- документы заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операций.

 

С организацией первичного учета неразрывно связаны такие понятия как стандартизация унификация документов, документооборот.

Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации должен быть составлен график документооборота, который разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель. В нем обычно указывают:

- наименование первичных учетных документов;

- время составления;

- лицо ответственное за составление документа;

- сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

- лицо которое принимает, проверяет и обрабатывает документ.

Унификация документов подразумевает приведение и использование документов единой формы в различных организациях, независимо от её формы собственности. Например расходный кассовый ордер используют в организациях промышленности, сельского хозяйства, в бюджетных и т.п.

Стандартизация документов - это установление одинаковых (стандартах) размеров бланков однотипных документов. Это позволяет более эффективно использовать бумагу, электронно-вычислительную технику и хранение документов в архиве.

Хранение документов осуществляется в архиве в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения утвержденного Росархивом 06.10.00 г.

В соответствии с ними для основных бухгалтерских и налоговых документов установлены следующие сроки хранения:

1. Бухгалтерские и налоговые отчеты и балансы с пояснительными записками – 5 лет.

2. Первичные документы – 5 лет.

3. Лицевые счета а) рабочих и служащих – 75 лет.

б) получателей пенсий и пособий – 5 лет.

4. Расчетно-платежные ведомости – 5 лет.

(при отсутствии лицевых счетов) – 75 лет.

 

1. Закон « О бухгалтерском учете» об учетных регистрах