В бухгалтерском учете при начислении отпускных производятся следующие записи.
Если отпускные начисляются работнику за текущий месяц, то их сумма учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности:
Дебет счета 20 «Основное производство»,
Кредит счёта 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – начислены отпускные работникам.
Сумма отпускных облагается НДФЛ, страховыми взносами, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также ЕСН в том же порядке, что и основная заработная плата.
Застрахованной женщине, имеющей страховой стаж менее шести месяцев, пособие по беременности и родам выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом (с 01.06.2011г. – 4611рублей).
438,87 рублей – женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организаций, прекращением физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, прекращением полномочий частными нотариусами и прекращением статуса адвоката.
Единовременное пособие женщинам, вставшим на учёт в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, предоставляется женщинам, вставшим на учёт в медицинское учреждение в ранние сроки беременности (до 12 недель). Размер этого пособия, выплачиваемого однократно, – с 1 января 2011 года оно составляет 438,87 руб. Основанием для начисления пособия является справка из соответствующего медицинского учреждения.
Право на получение единовременного пособия при рождении ребенка имеет один из родителей ребенка либо лицо, его заменяющее (усыновитель ребенка в возрасте до 3 месяцев). Размер пособия с 1 января 2011 года составляет 11703,13 руб. Выплата осуществляется, если обращение за ней последовало не позднее 6 месяцев со дня рождения ребёнка. Пособие выплачивается на каждого рождённого (усыновленного) ребенка. Единовременное пособие при рождении ребенка выплачивается не позже, чем через 10 дней со дня представления всех необходимых документов.
Право на получение ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет имеет лицо, фактически осуществляющее уход за ребенком. Это может быть не только мать, но и отец, усыновитель, бабушка, дедушка, другой родственник или опекун. Пособие выплачивается ежемесячно, при этом размер пособия не зависит от количества детей, за которыми осуществляется уход.
Пособие по уходу за ребёнком до полутора лет зависит от среднего заработка сотрудницы за последние 2 года, предшествующих месяцу начала отпуска. Размер месячного пособия по уходу за ребёнком составляет 40 процентов от среднего заработка. При этом рассчитанное пособие не может быть меньше 2194,34 рублей за полный календарный месяц (если ребёнок у сотрудницы – первый) или 4288,67 рублей (если ребёнок – второй, третий и т.д.).
Расчёт среднего заработка производится следующим образом. Сначала следует посчитать заработок, начисленный сотруднице за последние 2 года. Затем полученную сумму нужно разделить на 730. Полученная величина и есть сумма среднедневного заработка. Затем сумма среднедневного заработка умножается на 40 процентов и на среднее количество календарных дней в месяце на 30,4 дней (365дней / 12 месяцев).
Для назначения и выплаты пособия работником предоставляются заявление о назначении этого пособия и копия свидетельства о рождении ребёнка. Основанием для назначения и выплаты пособия является решение администрации предприятия о предоставлении работнику отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.
Право на получение пособия сохраняется и в случае работы на условиях неполного рабочего времени или на дому. После того как лицо, ухаживающее за ребёнком, приступает к работе на полный рабочий день, право на пособие утрачивается.
Если в период нахождения женщины в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста полутора лет, наступает отпуск по беременности и родам, женщина имеет право выбора одного из двух выплачиваемых в периоды соответствующих отпусков видов пособий.
Государственные пособия: пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учёт в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка, ежемесячное пособие на период отпуска по уходу на ребенком до достижении им возраста полутора лет – выплачиваются работодателем за счёт средств ФСС РФ. При этом организация уменьшает взносы, предназначенные к уплате в ФСС РФ, на суммы начисленных пособий. В случае, когда суммы пособий больше, чем начисленные взносы, по заявлению организации ФСС РФ возмещает эту разницу на расчетный счет предприятия.
Для отражения в бухгалтерском учете информации о расчетах по социальному страхованию используется синтетический счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет «Расчеты по социальному страхованию».
Корреспонденция счетов по начислению пособий:
Дебеты счёта 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию»,
Кредит счёта 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Корреспонденция счетов по выплате пособий:
Дебет счёта 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
Кредит счёта 50 «Касса»
Если отпуск по беременности и родам продолжался не полный календарный месяц, дневное (часовое) пособие, исчисленное в установленном порядке из фактического заработка работника, не должно превышать максимальную величину дневного (часового) пособия в данном календарном месяце, рассчитанную исходя из максимального размера пособия за полный календарный месяц.
При расчете суммы пособия по беременности и родам следует учитывать, что максимальный размер этого пособия в 2011 году за полный календарный месяц не может превышать 38562 руб.
При наличии возможности организация может выплачивать пособие и в большей сумме. Но в этом случае сумма превышения может быть отнесена только за счет собственных средств организации. Сумма пособия по беременности и родам, выплачиваемая за счет собственных средств организации, отражается в составе прочих расходов.[9]
Корреспонденция счетов по начислению пособия:
Дебет счёта 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»,
Кредит счёта 70 «Расчеты по оплате труда» – на сумму пособия, начисленного за счет средств организации;
Дебет счёта 70 «Расчеты по оплате труда»,
Кредит счёта 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ» –начислен налог на доходы физических лиц с суммы пособия, выплачиваемого за счет средств организации;
Дебет счёта 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
Кредит счёта 50 «Касса» – выплачено пособие (за вычетом удержанного НДФЛ).
Основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности является больничный лист (листок нетрудоспособности). Он выдаётся в следующих случаях:
– утраты трудоспособности вследствие заболевания или травмы, в том числе в связи с операцией по искусственному прерыванию беременности или осуществлением экстракорпорального оплодотворения (далее – заболевание или травма);
– необходимости осуществления ухода за больным членом семьи и т.д.
Для целей расчета пособий факт непрерывности трудового стажа больше не имеет значения. Вместо понятия «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время применяется «страховой стаж».
Пособие выдается в размере:
– 100 процентов среднего заработка – работникам со страховым стажем восемь и более лет;
– 80 процентов среднего заработка – работникам со страховым стажем от пяти до восьми лет;
– 60 процентов среднего заработка – работникам со страховым стажем менее пяти лет.
Согласно статье 16 Закона № 255-ФЗ, в страховой стаж включаются периоды:
– работы по трудовому договору;
– государственной гражданской или муниципальной службы;
– иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности.
Пособие должно выплачиваться с первого дня утраты трудоспособности вплоть до её восстановления.
Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованным лицам за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, а за остальной период начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности – за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации.
Больничный лист оплачивается в календарных днях, то есть дневное пособие следует умножать на календарные дни болезни.
Например, если сотрудник заболел в пятницу, организация должна оплатить ему пятницу, субботу и воскресенье, а начиная с понедельника пособие будет выплачено уже за счет ФСС России.
В средний заработок, исходя из которого, исчисляются пособия, включаются все виды выплат и иных вознаграждений, на которые начислены страховые взносы в ФСС за 2 календарных года, предшествующих году выплаты пособия, в том числе за время работы у других работодателей (ст.14 п. 1-2 255-ФЗ). Средний дневной заработок для исчисления пособий определяется путем деления суммы начислений за 2 года с учетом ограничения в 415 000 за каждый год на 730 (ст.14 п. 3 255-ФЗ).
Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени, средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия в указанных случаях, определяется пропорционально продолжительности рабочего времени застрахованного лица. Средний дневной заработок определяется как МРОТ (4611 ) *24/730.
Выплата пособий при уходе за заболевшим членом семьи представлено в таблице 3.