Використання екранної форми для введення даних в базу даних MS EXCEL

Щоб вивести на екран форму для введення даних, необхідно активізувати будь-яку клітинку БД Excel і виконати команду Data,Form (Данные, Форма). Ехсеl визначить розмір БД і активізує діалогове вікно – форму:

При цьому:

- при появі форми в ній відображається перший запис (рядок, що міститься під заголовками полів БД);

- якщо полів більше 32, форма не утворюється;

- перехід від поля до поля здійснюється за допомогою миші або клавішами <Таb>, <Shift+Tab>;

- якщо клітинка містить формулу, то у формі відображається значення, яке не можна редагувати.

Форма містить такі керуючі елементи:

1. Текстові поля. Вони відповідають полям БД і застосовуються для перегляду, введення та редагування даних у рядках (записах).

2. Мітки, які містять назви полів і формуються на основі елементів першого рядка БД – заголовок БД.

3. Кнопки для роботи із записами БД, що призначені для виконання таких дій:

New(Добавить) – очищання текстових полів для введення нового запису;

Delete (Удалить) – знищення поточного запису;

Restore (Вернуть) – відміна всіх внесених в поточний запис змін;

Find Prev (Назад) – перехід до попереднього запису БД. Якщо встановлено критерій вибору, то здійснюється перехід до попереднього запису, що задовольняє заданому критерію;

Find Next (Далее) – перехід до наступного запису БД. Якщо встановлено критерій вибору, то здійснюється перехід до наступного запису, що задовольняє даному критерію;

Criteria (Критерии) – використовується, якщо необхідно задати критерії, за якими записи відображатимуться у формі. Критерій вводиться у відповідні очищені поля форми. Для повернення до роботи з БД необхідно натиснути на кнопку Form(Форма), що з'являється на місці кнопки Criteria(Критерии);

Close (Закрыть) – закриття форми та запису введених даних.

4. Індикатор форми, що показує номер обраного (поточного) запису і загальну кількість записів у базі даних.

5. Смугу прокрутки для швидкого переміщення по записах БД.

Щоб доповнити БД новим записом, необхідно:

1. Клацнути на кнопці New (Новая). Форма перейде в режим введення нового запису. При цьому очистяться всі поля форми, а в індикаторі форми з’явиться надпис New Records (Новая запись).

2. Ввести нові значення у відповідні поля.

3. Клацнути на кнопці New (Новая) або натиснути на клавішу <Enter>, якщо необхідно перейти в режим введення нового запису, або клацнути на кнопці Close(Закрыть) для закриття форми після введення запису.

При використанні форми необхідно пам’ятати:

- якщо поле БД містить формули, то вони автоматично копіюються в нові записи;

- якщо БД іменована як Database (База даных), то Ехсеl автоматично розширить її діапазон, включивши нові рядки. При використанні іншого імені БД ця властивість не збережеться.