Поняття бази даних MS Ехсеl.
Фільтрування бази даних Excel.
Поняття баз даних і робота з ними засобами MS Excel
Засоби обробки міжнародної економічної інформації в MS Excel.
Лекція № 7
План
1. Поняття бази даних MS Ехсеl. Введення даних в базу даних MS Ехсеl.
3. Автофільтр та розширений фільтр.
В MS Ехсеl база даних (БД) – це спеціальним чином організована таблиця, що розміщається безпосередньо на робочому аркуші та задовольняє таким вимогам:
1. БДвідокремлюється від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпцем та одним порожнім рядком.
2. БД не містить порожніх рядків чи стовпців.
3. Заголовки стовпців БД повинні бути розміщені в першому рядку БД та не повинні займати об'єднаних клітинок.
4. У кожному стовпці повинні бути дані одного типу.
Рядки цієї таблиці, починаючи з другого, трактуються як записи БД, а стовпчики – як поля. Перший рядок – рядок заголовків містить назви полів БД.
Обсяг БД в Excel обмежений розмірами одного робочого аркуша. БД може містити не більше 256 полів (стовпців) і не більше 65 535 записів (рядків). Один рядкок електронної таблиці відведено для заголовків полів. Область робочого аркуша, в якій розміщена БД, називають діапазоном БД.
Приклад БД в MS Excel:
БД доповнюється новим записом, якщо заповнити клітинки електронної таблиці безпосередньо під діапазоном БД. Введення нового запису можна здійснювати традиційно, вдруковуючи посимвольно потрібне значення у клітинки. Інколи доцільно використати додаткові засоби Ехсеl для доповнення БД, які суттєво прискорюють введення даних.
Для спрощення введення значення у клітинку, що вже зустрічається у відповідному полі БД Excel, існують два способи – AutoComplete (Автозавершение) та Fick from List (Выбрать из списка). Вони дозволяють уникнути виконання нудної операції введення одноманітних даних.
Якщо значення у клітинках поля є різними, то для зручності їх введення Ехсel пропонує скористатися спеціальним діалоговим вікном – екранною формою. За допомогою форми можна також переглядати вже введені дані, вибірково відображати їх згідно з заданим критерієм, редагувати та знищувати.
При вдруковуванні значення в деяку клітинку діапазону БД Ехсel переглядає значення у відповідному полі і намагається підібрати те, що починається введеними символами. Якщо таке значення Ехсel знаходить, то дозаповнює клітинку автоматично. У випадку, якщо запропоноване значення є вірним, необхідно натиснути на клавішу Enter, якщо ні – продовжити посимвольне введення значення в клітинку.
Цей засіб введення називається автозавершенням. Його можна використовувати, якщо активізувати прапорець Enable AutoComplete for cells values(Автозавершение значений ячеек), що міститься на вкладинці Edit (Правка) діалогового вікна Options(Параметры).
Якщо значення у деякому полі БД повторюються, для їх введення можна використовувати команду Pick From List.Для заповнення клітинки значенням, що вже зустрічається даному полі БД, треба активізувати клітинку, в яку буде здійснюватися ввід, та, натиснувши на праву клавішу миші, викликати контекстне меню. Після вибору команди Pick from List (Выбрать из списка) Ехсel виведе впорядкований перелік значень поля, у якому слід вибрати потрібне значення. Цей засіб є особливо зручним, оскільки, використовуючи його, не потрібно нічого вдруковувати у клітинку.