Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядування.
Прочитати та законспектувати основні положення
Цілі та завдання вивчення розділу 1
Тема: Роль та місце документу в державному управлінні та місцевому самоврядуванні. Документаційне забезпечення управління в Україні.
ЛЕКЦІЯ №1
Зміст:
1. Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні.
2.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування.
3. Нормативно-методична база діловодства.
4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів
Ключові слова: документ, діловодство, уніфікація, стандартизація, трафаретизація.
Успішне вивчення лекції дозволяє: Мати уяву про діловодство як науку, її становлення та розвиток; про зв’язки діловодства з іншими науками; про місце та роль документа в державному управлінні та місцевому самоврядування; про нормативно-методичну базу діловодства.
Володіти ключовими поняттями: документ, діловодство, юридична сила, стандарт, уніфікація, стандартизація, трафаретизація.
Сучасне діловодство як одна з функцій управління охоплює:
· забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);
· організацію роботи з документами (отримання, передавання, оброблення, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).
Мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основним носієм офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом досліджень різних наукових дисциплін, тому зміст поняття „документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.
Як тільки людина навчилася накопичувати інформацію, у неї виникла потреба її фіксувати, тобто записувати. Під терміном „інформація” розуміють дані про особу, предмет, факт, подію, явище і процес незалежно від форми їх подання. Так з'являється слово „dokumentus”, яке в перекладі з латинської мови означає взірець, посвідчення, доказ.
Поняття „документ” широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документ.
Документ /у перекладі з латинської – „повчальний приклад”, „спосіб доказу” – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Це матеріальні носії фіксованої інформації.
Енциклопедичний словник трактує документ як:
1)письмовий акт, здатний слугувати доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;
2)офіційне посвідчення особи (паспорт, студентський квиток тощо);
3)достовірне історичне письмове джерело;
4)матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація.
Документ – це передбачена законом матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці, на електронних або інших носіях.
На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа, як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі.
У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку тощо.
Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:
· наявність інформації, яка має певний зміст;
· стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
· функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ).
Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення знання тощо.
Розрізняють первинні і вторинні документи.
Первинний документ – це документ, який містить вихідну (первинну) інформацію.
Вторинний документ –- це документ, який містить у собі результат аналітично-синтетичного або іншого перероблення одного або кількох первинних документів.
Документи – важливе джерело і засіб планування роботи, контролю, роботи з кадрами і кадровим резервом, зміцнення службової дисципліни, аналізу й узагальнення практики управління, яскравим показником рівня управлінської культури в органах, установах і організаціях.
Документна інформація –інформація документа (зміст, відбитки ru документная информация печаток, штампів, реєстраційні номери, резолюції. підписи, інші реквізити та службові познаки, а також маргіналії, філіграні, елементи бланка та захисту) (ДСТУ 2732:2004)
Робота з документами – не технічна справа. Це невід’ємна складова частина всієї управлінської діяльності, її важливий елемент, що характеризує стиль роботи органу управління та його керівника. В діловодстві немає дрібниць. Робота з документами – це важлива складова діяльності керівництва на всіх рівнях, в усіх ланках управління, виробництва, обслуговування
Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а ткож налагоджуються приватні стосунки між людьми.
Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні токою мовою є українська. (Про мови: Закон України // Відомості Верховної Ради УРСР - 1989 - 9 лист.)
Від об’єктивністю, достовірністю, оперативності, юридичної сили документа залежить якість рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений стандартом як „матеріальний об’єкт” з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі”.
Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самоврядування, є слабка теоретична та практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встановлених в установах, організаціях методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках – і незнання вимог Держстандартів, що визначають порядок оформлення документв. Цими проблемами займається такий вид діяльності, як діловодство (справочинство).
Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій.
Останнім часом серед фахівців набуває поширення така назва цього виду діяльності: Документаційне забезпечення управління (ДЗУ).
Оскільки документ є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу.
Юридична сила – це властивість документа, яка надається його чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення.
Юридична сила — специфічна властивість нормативно-правових актів, яка розкриває їх співвідношення і взаємозалежність за формальною обов'язковістю та визначається місцем правотворчого органу в державному апараті(Словник термінів Палеха Ю. І.).
Будь-який документ має певні функції, з'ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для вивчення класифікації документів. Автор документа, фіксуючи інформацію, не завжди програмує його функцію. Документ є багатофункціональним, тобто містить у собі різні функції, що з часом змінюють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні і спеціальні.
До загальнихфункцій документів слід віднести:
· інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);
· соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);
· комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);
· культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).
До спеціальних функцій документа належать такі:
· управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);
· правова (документ має юридичну силу);
· історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.
Господарська діяльність відбивається в документах, за допомогою яких фіксуються на відповідних носіях усі дії та події, які відбуваються у суб'єкта господарювання. З цієї позиції документ розглядають як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.
В управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Документи мають правове значення, оскільки вони є засобом засвідчення та доведення певних фактів.
2. Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування
Розвиток вітчизняного діловодства сягає у давнину і пройшов кілька етапів. Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожної установи, організації, закладу складно знайти організацію, в якій би не застосовувались ті чи інші документи або системи документів, однак з самого початку діловодство стосувалось переважно документів, які видавалися органами державного управління та місцевого самоврядування і тільки потім воно набуло такого поширеного характеру.
Створення та розвиток писемності у світі призвели до того, що з'явилась можливість угоди, які укладались між племенними та державними утвореннями, торгівельні угоди та інші господарські дії фіксувати письмово, надаючи їм правового характеру та зберігаючи інформацію як на державному рівні, так і в приватних структурах. Першими письмовими документами, знайденими археологами, були тексти законів. Вони вибиті на кам'яному стовпі клинописом, і відносяться до часу правління давньовавілонського царя Хаммурапі (1792-1750 pp. до н.е.). Письмові пам'ятки, знайдені в палаці ассірійського царя Ашшурбаніиала (669-663 роки до н.е.), що мають форму глиняних табличок, частково містять тексти з граматики, а також хроніку, в якій розповідається про важливі історичні події, що сталися в житті народів Межиріччя. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, повідомлення розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо.
Від самого початку зародження фіксації інформації, яка носила діловий характер, визначаються ознаки засвідчення документа, тобто підтвердження його справжності, а відповідно, надання йому юридичної сили, що проявилось у наявності відбитка особистої печатки власника. Як засвідчують історичні дані, процедура затвердження документа печаткою на глиняних табличках була розповсюдженою, що дало дослідникам підставу зробити висновок про наявність цього атрибуту майже в усього населення Стародавнього Сходу, окрім найбідніших верств. Подібні факти говорять про розуміння тогочасними поколіннями важливості культури документування та засвідчення документів, оскільки на знайденій у Стародавньому Вавилоні спеціальній табличці занотовані факти втрати печатки власниками.
Динамічного розвитку діловодство набуло після винайдення наперу. Наприклад, у Давньому Римі було уведено правило чітко писаних законів. Складання зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою учасників народних повстань, при цьому, щоб документ мав юридичну силу, від справочинця вимагалась абсолютна точність формулювань та досконале знання форми документа. То ж, як свідчить історія, перші документи складались саме для фіксації законів та міждержавних угод.
Звертає на себе увагу той факт, що одним з перших документів, який зафіксував поділ влади, був закон, прийнятий у Спарті. Цей закон обмежував владу царів і наділяв владою старійшин, жителів, старших 60 років, які називались геронтами. Закон було прийнято для того, щоб геронти, царі і народ не сперечалися між собою у боротьбі за владу. За цим законом народ одержав право на збори, на яких цар або геронти робили промови, а народ криком схвалював або відхиляв пропозиції доповідачів.
Давньоруська держава виникла в результаті тривалого процесу розвитку східнослов'янських племен. Цей процес мав і специфіку, що знаходило відображення в складанні та переписуванні від руки літературних творів, таких як „Слово о полку Ігоревім”, легенд, релігійних міфів тощо. У той же час, приватна власність та заснована на ній майнова нерівність призвели до соціального розшарування населення і необхідності створення юридичних документів, а саме: заповітів, записів боргів, торговельних угод, контрактів тощо. Зрозуміло, що такі важливі документи мали ретельно зберігатися. Відомо, що за часів Ярослава Мудрого найдавніші грамоти і договори Русі з іншими країнами зберігалися у Михайлівському преділі Софійського собору. Одним з найвідоміших та найбільших зібрань ділових паперів був Києво-Печерський монастир.
Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права, є „Правда Руська”, сьогодні відома як „Руська Правда”.
Класове суспільство, яке остаточно сформувалось на території сучасної України наприкінці IX ст., отримало документальне оформлення в цьому зводі законодавчих актів давньо-слов'янського права, незважаючи на те, що в ньому проявляється суттєвий вплив язичництва. Оригінал „Правди Руської” не зберігся, але є кілька сотень рукописних копій цього документа. Оскільки у давні часи копіювання документів здійснювали переписувачі і копії коштували досить дорого, то копіювали лише важливі документи, які потім ретельно зберігали.
Важливими документами тогочасної епохи вважаються княжі та церковні устави та княжі „уроки”. Княжі устави являють собою внутрішньодержавні норми і порядки (правила), зокрема „Устав Володимира Мономаха” фактично був доповненням, частиною зводу законодавчих актів давньослов'янського права – „Руської Правди”. Церковні устави впорядковували правове становище церкви у державі, церковних судів, вирішували матеріальне забезпечення церкви. Княжі „уроки” – це постанови князів, що носили переважно фінансовий характер і стосувалися стягнення податків, данини на користь князя, судових стягнень тощо.
Найважливішим історичним документом є найдавніший літопис „Повість врем'яних літ”, в якому містяться відомості про перші міжнародні акти - договори Київської Русі з іноземними державами. В одному з текстів договорів 971 року подана формула язичницької присяги руських князів та їх дружини.
Таким чином для історії княжої доби (Київської Руси та Галицько-волинської держави) основними документальним джерелами є літописи, шо збереглися до сьогоднішнього дня у вигляді літописних кодексів, актів, княжих грамот, правових кодексів тощо.
Подальший розвиток суспільства на території сучасної України та Європи був пов'язаний зі становленням державності країн та розвитком в них місцевого самоврядування, що знаходить відповідні підтвердження і в документах, які розвиваються та вдосконалюються разом зі становленням суспільства. Занепад міських цивілізацій античного періоду на певний час перервав розвиток суспільства і всього діловодства. Початок відродження датують IX-XI ст., коли європейські міста з розвитком ремісництва, виникненням товарного виробництва, почали інтенсивно зростати за рахунок населення, яке було вже зайняте несільськогосподарськими видами діяльності. В містах створюються виробничі корпорації – цехи ковалів, шевців, гончарів, купців тощо, які накопичували великі матеріальні ресурси. Однак безмірна влада феодалів не давала можливості розвиватися містам, паралельне зростання авторитету цехів стало об'єктивним чинником формування міської громади та її прагнення до самоуправління.
Після наполегливої боротьби міські громади визнали лише судову зверхність влади монарха й сплачували певну суму коштів на його утримання та надавали військову допомогу під час війни. Певні привілеї надавались грамотами монарха, пізніше вони оформились міськими статутами, які стали своєрідними міськими конституціями і обов'язковими атрибутами самоврядного міста. Одним з перших статутів був статут, складений у XIII ст. у місті Магдебурзі, який набув широкого використання в інших містах Європи, що в подальшому дістало назву „магдебурзьке право”. Магдебурзьке право встановлювало порядок виборів і функції органів місцевого самоврядування, суду, ремісничих цехів та купецьких об'єднань, а також регулювало питання торгівлі, спадкування, опіки тощо.
У той же час на території України, незважаючи на те, що значна частина міст Правобережної частини України мали магдебурзьке право, однак воно суттєвим чином відрізнялось від того, що було у Європі. Як свідчать історичні документи, окремі міста навіть не мали його писаної форми, а деякі міста мали кілька магістратів, які відображали етнічний склад населення, зокрема таким містом був Кам'янець-Подільський, у якому свої магістрати мали поляки, вірмени, українці.
Для цього періоду характерні грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, акти трибуналів тощо, що відображало історичний розвиток держави і вхід до у складу Литовсько-Польської держави. В цей час набули поширення документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, різні описи тощо.
Починаючи з часів національно-визвольної боротьби українського народу під орудою Богдана Хмельницького, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається походження і зміст документів XVII-XVIII ст. Основними документами цієї доби є міжнародні договори, конституції, універсали й листи гетьманів, акти Генеральної канцелярії, ділові документи ратуш, магістратів. Зростання документування діяльності центральних органів управління та судочинства спричинило появу актової документації.
Серед документів чільне місце посідає група директивно-розпорядчих актів: „універсаль” „указъ”, „листь”, „ордеръ”, „інструкція”, „резолюція”, „приказь” та ін.
Лист Великого князя Литовського Сигізмунда-Августа боярам Виговським про звільнення їх від усіляких служб, крім служби земської господарської. Вільно, 1561 р., 11 липня.
Державний архів Житомирської області, ф. 146, оп. 1, спр. 1553, арк. 55. Мова староукраїнська. Пергамен
З XVIII ст. під впливом російського діловодства провідним розпорядчим документом стає указ, він розповсюдився настільки широко, що проник навіть у судочинство. Для цього документа характерною була чітко визначена структура, яка складалася з заголовної частини, основної (виклад) з мотивуючими та резолюційними елементами та заключний протокол. Звертає на себе увагу той факт, що адресат в указі завжди був конкретний.
Іменні листи генеральної та полкової старшини у 30-х роках XVIII ст. займали проміжне місце між універсалами та указами. Вони зберігали відповідні форми кліше в усіх частинах, починаючи від заголовка і закінчуючи кінцевим протоколом. З часом частина їх еволюціонувала в накази (прикази), чому сприяв стиль та форма викладення тексту цього документа. Вона носила наказовий або інструктивний характер. Крім того, у складі офіційних листів цієї доби досить чітко виділяється група інструктивних листів-звернень, листів-донесень, листів-свідчень, листів-скарг тощо.
Наказ як розпорядчий документ набув свого становлення та розвитку в 50-60-х роках XVIII ст. З побутової сфери він поступово перейшов у суспільно-політичну, з дотриманням певної структури, а саме: наявності констатуючої частини, в якій викладено обґрунтування, та постановляючої частини, в якій наводиться звертання до адресата, при цьому активно застосовується інфінітив.
Ордер – розпорядження-сповіщення, спущене з вищої інстанції на місця –стає популярним з XVIII ст. Поряд з ним, але не дуже часто, застосовується „більтЪ” - службовий припис комусь згори на участь в офіційній акції.
У цей період сформувався формуляр інструкції, яка визначала статус службових та уповноважених осіб, містила офіційні регламентації щодо здійснення заходів, дій тощо. Однак ранні зразки та інструкції козацької старшини не мають рубрикації, що пояснюється різними чинниками, серед яких - економія паперу.
Резолюції містилися у вигляді коротких приписів офіційних осіб на тому чи іншому папері (у нижній частині документа) або викладеної осібно рекомендації.
Більшість директивно-розпорядчих актів мали стабільні формули передачі адресата та адресанта (прийменник „ізь”, далі назва канцелярії у родовому відмінку; ім'я та по-батькові, стан одержувача у давальному відмінку однини).
Друга група документів – виконавчі акти. Серед них виділяються „донєсєніє” та „рапорть”. Ці документи набули типових ознак регламентованих рапортів у 60-70-х роках XVIII ст. З сотенних та полкових канцелярій ці документи надходили як рапорти, якими засвідчувався факт одержання указів вищої інстанції. При цьому відмічається незмінний набір основних формул, а саме:
• назва адресата (канцелярії чи особи) у формі давального чи знахідного відмінка однини з прийменником „в”;
• назва адресанта (канцелярії) у формі родового відмінка однини з прийменниками „отъ”, „изъ”, „исъ”;
• назва документа із супровідною ремаркою, яка розкриває його зміст;
• основна частина (назва одержаного документа із зазначенням дати, вихідного номера та короткої анотації);
• підпис (урядовий стан, ім'я та по-батькові – справа);
• дата (рік, місяць число – зліва).
Рапорт стає загальновживаним актом у всіх сферах адміністративного управління, апарату судів, магістратів, ратуш, іноді церковних єпархій. На титулі деяких документів починає з'являтися гриф „по сєкрєту” (у верхньому куті аркуша) (там само).
Засвідчувальна документація представлена в актових паперах такими різновидами, як „аттЬстать”, „свидЬтельство” і „пашпортъ”.
Атестат – службова характеристика, що видавалася за вимогою (у зв'язку з переходом на канцелярську службу, завершенням певних класів в академії тощо). Крім назви, формуляр атестата містив вказівку на адресанта, який видає документ, дані про адресата: посада, ім'я та прізвище, перелік службових заслуг із відзначенням моральних якостей. Місце й дата видачі, підписи й печатка – в традиційному місці.
Особливе місце серед документів займало свідоцтво, яке включало в себе цілу низку посвідкових документів і за час існування набуло спеціалізації, тобто для певного виду посвідчення утворилися різні документи. За назвою „Свідоцтво” збереглися функції посвідчення факту громадянського стану (шлюбу, народження, смерті). Для посвідчення особи стали використовувати паспорт, в якому не тільки посвідчувалася особа, але й зазначались титул особи, її соціальний стан, у більш ранні періоди вказувалось місце слідування особи, прохання на її вільний пропуск або проживання.
Особлива увага в діловодстві приділялась обліково-статистичній документації. Протягом XVIII ст. набувають визначених форм її жанри та різновиди – „ведомость”, „квитанция”, „расписка”, „вексель” тощо.
Для цього періоду характерним є обмеження автономії Гетьманщини з боку російського царя, послідовне витіснення української мови з офіційного діловодства та остаточного запровадження на українських землях адміністративно-територіального управління Російської імперії, що відповідним чином позначилось і на ділових паперах та веденні канцелярської документації.
Слід зазначити, що до XVIII ст. діловодство в установах велось відповідно до канцелярських традицій і законодавством не регулювалось. Створення в царській Росії з метою реформування управління державою колегій, які підпорядковувались Синоду, призвело до прийняття в 1720 році „Генерального регламенту” державних колегій, в якому визначено структуру колегій та засади організації діловодства в державних установах.
„Генеральним регламентом” визначались та закріплювались функції підрозділів колегії, їх права та обов'язки, межі компетенції, що є прототипом сьогоднішніх положень про структурний підрозділ. Особлива увага „Генеральним регламентом” була приділена визначенню структури, функцій канцелярії та її секретаря, відповідальності за складання документів, а також режиму роботи державних службовців, таких як реєстратори, архіваріуси, копіювальники, писці.
Слід зазначити, що в цьому документі з'являється вимога щодо складання окремих документів за „генеральним формуляром”, тобто починається уніфікація форм документів та розробка сталих формулярів для різних видів документів.
У 1722 році був прийнятий „Табель о рангах”, який започаткував систему чинів, звань та титулів державних службовців і застосовувався до 1917 року. Набула подальшого розвитку і нормативно-правова база документування діяльності державних установ, яка остаточне відображення знайшла у виданому в 1775 році документі „Учереждения для управления”. Цим документом встановлено, що основним документом спілкування між установами стає лист, а листування набуває форми ритуалу, без знання якої чиновник не міг зайняти відповідну посаду.
В цей час у практику діловодства вводяться елементи організації обліку, проходження та зберігання документів.
Реформування центрального державного апарату, яке відбулось протягом 1810-1812 років, передбачало створення вищого державного законодавчого органу – Державної Ради, та низки міністерств з багатоступеневою структурою, а саме поділом на департаменти, які складалися з відділів, а ті, в свою чергу мали такі структури, як столи. Така структуризація сприяла чіткому розмежуванню державного апарату та швидкому створенню прошарку бюрократів-чиновників, які перебували на службі у царя і повністю залежали від нього. Кількісне зростання апарату чиновництва призвело до відповідного розширення його повноважень та моральних і матеріальних привілеїв.
Набула подальшого розвитку і нормативна база діловодства. Постановою „Загальна побудова міністерств” передбачалася єдність форми складання документів за наведеними зразками, а щодо створення документів складного змісту, то їх структура повинна була мати такі елементи: вступ, обґрунтування та „соображенія і заключенія”. На законодавчому рівні чітко встановлювався порядок проходження документів інстанціями з мінімальними відхиленнями від зазначеного шляху. Крім того, кожна інстанція для реєстрації вхідних та вихідних документів повинна була мати журнали реєстрації, які складалися з трьох частин та в яких окремо реєстрували документи верховної влади, поточні папери та таємні надходження. Самі справи, які вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові, або надзвичайні; невідкладні; звичайні, чи поточні (Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч.посіб.: У 2 ч. – Ч.1. – К., 2003. – С.33.)
З метою покращення роботи з документами із середини XIX ст. в державних установах впроваджуються посади особистих секретарів перших керівників.
Сучасне діловодство активно почало розвиватися після жовтневої революції 1917 року. Вже на початку 1918 року Рада Народних Комісарів прийняла постанову „Про форму бланків державних установ”, якою встановлено єдиний формуляр ділового документа. У 20-х роках було створено спеціальний Державний інститут техніки управління, який займався розробкою нормативних документів щодо організації та ведення діловодства. Серед них найбільш відомими є правила організації архівного справочинства в державних, професійних та кооперативних установах і підприємствах країни та проект „Загальних правил документації і документообігу”. Однак цей заклад проіснував недовго, і з його закриттям формування сучасної системи документування та забезпечення її нормативними документами було відкладене майже на сорок років.
Зростання уваги до організації та ведення діловодства в СРСР почалося з 1969 року, коли було розроблено і затверджено низку загальносоюзних стандартів управлінської документації. У 1972 році почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. У 1975 році було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 „Унифициронанные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения”. Ці нормативні документа визначали вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, а забезпечення нормативно-методологічного керівництва процесом уніфікації, стандартизації документів та розробкою уніфікованих формулярів документів було покладено на Держстандарт, який і в Україні продовжує цю роботу.
Паралельно з процесом уніфікації документів йшла розробка системи класифікації документів, і в 1984 році було затверджено 16 уніфікованих систем документації (УДС) загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УДС та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Усього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів7, що дозволило сформувати в країні цілісну систему документаційного забезпечення управління.
Після отримання Україною незалежності і створення самостійної держави робота щодо поліпшення діловодства в країні не припиняється. Можна відмітити такі важливі віхи цього процесу: в Конституції України, прийнятій у 1996 році, зазначено, що державною мовою в Україні є українська і відповідно всі документи органів державної влади та місцевого самоврядування мають вестись державною мовою; в жовтні 1997 року Постановою Кабінету Міністрів України затверджено Примірну інструкцію з діловодства в міністерствах і відомствах України, органах державної влади та місцевого самоврядування; поряд з цим розробляється та затверджується низка Державних стандартів України з діловодства та архівної справи, в яких визначаються основні правила складання та ведення діловодства в Україні; у законах, які приймаються Верховною Радою, наводяться нові типові форми, які необхідно оформляти для виконання їх вимог; вводяться в дію державний класифікатор управлінської документації, державний класифікатор професій тощо.
Все це сприятиме покращенню ведення діловодства в країні, підвищить культуру складання документів та забезпечить їх оптимальне просування в органах державної влади та місцевого самоврядування.