Поняття форм. Призначення, створення та використання форм
Створення таблиць за допомогою майстра
Алгоритм створення структури таблиці в шляхом введення даних:
1. Вибрати режим таблиць.
2. Ввести імена полів у таблицю — двічі клацнути на назві поля та ввести нові.
У цьому режимі можна одразу вводити дані. Тип поля за введеними даними Access визначає автоматично.
Алгоритм створення структури таблиці в режимі Мастера таблиц:
1. Вибрати режим Мастера таблиц.
2. У вікні Мастера у розділі Таблицы вибрати таблицю, яка за змістом та полями відповідає бажаній.
3. Із назв полів існуючої таблиці необхідно вибрати поля для нової таблиці:
– якщо кількість полів така сама, вибирають подвійну стрілку (зворотні стрілки дають можливість відмовитися від усіх полів або від виділеного);
– інакше вибирають за допомогою мишки поле та натискають одинарну стрілку — ім'я поля копіюється в нову таблицю. Його можна замінити на бажане. Аналогічно створюють наступні поля нової таблиці. Звичайно, при виборі полів із таблиці майстра необхідно відстежувати тип поля.
4. Вибір кнопки Далее дасть змогу ввести ім'я таблиці.
5. На цьому можна припинити створення структури (кнопка Готово) або заповнювати таблицю (Далее).
5. Введення даних в таблиці
Щоб у порожню таблицю ввести дані, необхідно виділити назву таблиці та вибрати команду Открыть або двічі клацнути по назві на екрані з'явиться порожня таблиця для перегляду, введення та редагування даних. Нова таблиця складається з одного порожнього запису. Після введення даних порожній запис перемішується в кінець таблиці. У таблиці активний запис маркують трикутником, порожній — зірочкою. Номер записів у порядку зростання вказується автоматично (якщо поле має тип лічильника).
Переміщення по таблиці здійснюється такими самими клавішами, що й по структурі таблиці в режимі Конструктор таблиц. Перехід до іншого поля або запису є підтвердженням введення даних у попередній об'єкт таблиці.
ЛЕКЦІЯ 11. Створення звітів та форм.
Звіти. Робота із звітами
План.
1. Поняття звіту.
2. Створення звітів за допомогою майстра.
3. Створення звітів в режимі конструктора.
4. Автозвіти.
5. Багатотабличні звіти.
6. Виконання обчислень в звітах.
1. Поняття звіту
План
Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і дає змогу отримати дані в будь-якому форматі з різною деталізацією. До нього можна включати лінії рамки, рисунки, графіки та ін.
У процесі конструювання звіту визначають склад і зміст його розділів, оформляють заголовки, тексти реквізитів та їх місце на бланку. Якщо потрібно мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць, основою його конструювання може бути багатотабличний запит.
Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:
– рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому стовпці;
– стовпцеві, в яких усі поля розміщені одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;
– поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.
Для створення звіту необхідно у вікні бази даних у розділі «Объекты» клацнути мишею на кнопці «Отчеты» і вибрати режим створення звіту клацанням на рядку «Создать отчет в режиме конструктора» або «Создать отчет с помощью мастера». Вибрати режим конструювання звіту можна і в діалоговому вікні «Новый отчет», що з'явиться після активізації піктограми «Создать» панелі інструментів вікна бази даних.
За допомогою цього вікна можна вибрати один із режимів конструювання звіту: «Конструктор», «Мастер отчетов», «Автоотчет» і т. ін. Найскладнішими є технології використання Конструктора та Майстра звітів. Інші режими конструювання звітів простіші.
2. Створення звітів за допомогою майстра
Для створення звіту за допомогою майстра звітів слід:
1. У вікні БД відкрити вкладку Отчет і натиснути на кнопці Создать, з'явиться діалогове вікно Новый отчет.
2. У списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, натиснути на пункті Мастер отчетов. В списку внизу вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть використовуватися у звіті. Якщо треба використати дані з декількох таблиць, вибрати первинну таблицю. Натиснути на кнопці ОК, щоб відкрити 1-е діалогове вікно Создание отчетов.
3. У цьому вікні використати список Таблицыи запросы, щоб вибрати таблицю або запит як джерело даних для звіту, а також списки Доступные поля і Выбранные поля для доповнення звіту потрібними полями.
4. Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці, і всі потрібні поля першої таблиці вже додані, вибрати іншу таблицю зі списку Таблицы и запросы і додати з неї всі потрібні поля. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.
5. Якщо вибрані поля з декількох таблиць, з'явиться 2-е діалогове вікно. За допомогою елементів управління цього діалогового вікна вибрати таблицю, яка буде використовуватися для групування даних, що виводяться у звіт. Натиснути на кнопці Далее.
6. У наступному діалоговому вікні здається порядок сортування записів у звіті. Записи можна сортувати за декількома полями (до 4-х включно). Вибравши порядок сортування, необхідно натиснути на кнопці Далее.
7. У наступному діалоговому вікні треба вибрати макет, орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично налагоджувати ширину полів, щоб помістити їх на одній вкладці. Вибравши необхідні значення параметрів, натиснути на кнопку Далее.
8. Зі списку, який з'явиться в наступному діалоговому вікні, можна вибрати стиль звіту. Access пропонує декілька стилів. При виборі стилю у діалоговому вікні з'явиться його зразок. Вибравши стиль, слід натиснути на кнопку Далее.
9. В останньому діалоговому вікні треба вказати заголовок звіту. Використовуючи керуючі елементи цього діалогового вікна, можна дати вказівку Access відкрити звіт із даними в режимі конструктора, щоб змінити його структуру.
При закритті нового (ще не збереженого) звіту Access видасть запит на збереження. Для збереження слід натиснути кнопку Да і вказати його ім'я. Ім'я може містити не більше 64 символів з пробілами чи без них. Після цього натиснути кнопку ОК.
Для того, щоб надрукувати звіт, необхідно вибрати його у вікні БД і виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів.
3. Створення звітів в режимі конструктора
Під час вибирання режиму «Конструктор» на екрані з'являється вікно конструктора звітів, у якому відображаються порожні розділи звіту.
Додають або вилучають розділи звіту командами Вид—Колонтитулы або Вид—Заголовок/Примечание отчета.
Під час розроблення звіту у вікні треба заповнити кожний розділ елементами керування відповідно до макета звіту. Якщо необхідно згрупувати записи в певному полі, то у вікні Конструктора звітів можна додати розділи «Заголовок группы» та «Примечание группы». При цьому в розділі «Примечание группы» можна розмістити вирази для підбиття підсумків у групах.
У процесі конструювання звіту за допомогою команд із меню і кнопок відповідних панелей інструментів розділи звіту заповнюються потрібними елементами. Поля зі значеннями, що повторюються, розміщуються на ділянці даних, а поля, за якими здійснюється групування, — в заголовку груп.
Технологію конструювання однотабличного звіту добре ілюструє приклад формування розрахунково-платіжної відомості підприємства. Нехай у цій відомості мають бути групування співробітників за відділами, а також групові та загальні підсумкові дані за основними показниками.
Для створення звіту в режимі «Конструктор» необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» вибрати рядок «Конструктор», а як джерело даних — запит на вибірку «Розрахунково-платіжна відомість».
У вікні «Конструктор отчета», що відкрилося, за допомогою панелі з таким самим ім'ям у розділах розміщуються потрібні елементи керування, а також поля запиту, перелік яких викликається клацанням мишею на кнопці («Список полей»).
Для групування і сортування даних клацанням мишею на кнопці («Сортировка и группировка») панелі керування необхідно викликати однойменне діалогове вікно.
У зв'язку з тим що дані мають бути згруповані за відділами, зі списку полів запиту «Розрахунково-платіжна відомість» вибирають поле «Відділ» і за ним задають групування. Для цього на ділянці «Свойства группы» в рядках «Заголовок группы» та «Примечание группы» потрібно вказати «Да».
Значення номера відділу слід задати один раз. Тому його розміщують у розділі «Заголовок группы» «буксируванням» імені поля «Отдел» зі списку полів у розділ заголовка. Далі, при потребі, підпис поля можна скорегувати, задавши тип шрифту і його розмір. У цьому самому розділі формують підписи полів звіту (шапку таблиці).
Табличну частину звіту створюють, «буксируючи» відповідні поля з вікна «Список полей» у розділ «Область данных». Щоб вивести відсортовані за алфавітом прізвища співробітників, у кожній групі задається сортування у відповідному полі або на ділянці «Свойства группы» діалогового вікна «Сортировка и группировка» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы», для чого потрібно задати «Нет». Поле «ПІП_б» може бути створене під час конструювання запиту «склеюванням» (конкатенацією) полів «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» за таким правилом:
= Прізвище &« »& Ім’я &« »& По батькові
Щоб включити до звіту розрахункові поля з підсумковими даними, необхідно клацнути мишею на кнопці («Поле») панелі елементів керування і помістити елемент «Свободный» в розділі «Примечание группы: Відділ» нижче відповідного підпису в шапці таблиці. Після цього клацанням правою клавішею миші на створеному полі треба викликати контекстозалежне меню Поле.
Вибір команди Свойства дасть змогу викликати діалогове вікно «Поле: Поле N» (N — номер поля), що містить п'ять вкладок.
При активній вкладці «Данные» розкриття списку рядка «Сумма с накоплением» дає змогу встановити один із режимів: «Отсутствует», «Для группы» чи «Для всего». Крім того, клацнувши мишею на кнопці рядка «Данные» слід викликати вікно «Построитель выражений», за допомогою якого конструюють потрібний вираз.
Клацанням мишею на кнопці «ОК» повертаємося до діалогового вікна «Поле: Поле N». При активній вкладці «Макет» вибирають формат та інші характеристики даних, що відображаються в цьому полі.
Аналогічно будують інші поля з виразами. Після конструювання всіх полів розділу «Примечание группы: Відділ» даю потрібно відформатувати.
Якщо кількість записів у таблиці звіту така, що їх можна розмістити на кількох сторінках, то кожну з них необхідно пронумерувати. Для цього в розділи „Нижний колонтитул” вікна „Конструктор отчета” створюють поле „Свободный”, у властивостях якого за допомогою будівника виразів.
У цьому самому розділі для записування поточної дати та поточного часу на кожній сторінці звіту потрібно створити поля та ввести до них вираз =Data() або =Now(). Якщо ж ці данні треба вказати у звіті один раз, на першій сторінці, то зазначене поле треба розташувати в розділі „Заголовок отчета”.
Розроблений за допомогу Конструктора звіт „Розрахунково-платіжна відомість”.
На будь-якій стадії створення звіт можна переглянути через команду Файл – Предварительный просмотр.
На екрані з'являється також панель інструментів «Предварительный просмотр», за допомогою якої можна змінити цей режим чи вийти з нього.
Оформлений звіт слід зберегти і, при потребі, надрукувати. Перед цим за допомогою команди Файл—Параметры страницы можна вибрати принтер, задати формат паперу, розміри полів, відстань між рядками, орієнтацію звіту на аркуші тощо.
4. Автозвіти
Автозвіт призначений для створення звіту, що базується на будь-якій таблиці або запиті бази даних. Автозвіт служить для створення звіту, у якому виводяться всі поля й записи базової таблиці або запиту.
1. У вікні БД виберіть значок Отчеты в списку Объекты.
2. Натисніть кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних.
3. У діалоговому вікні Новый отчет виберіть одного з наступних майстрів:
3.1. Автоотчет: в столбец — кожне поле перебуває на окремому рядку; підпис розташовується ліворуч.
3.2. Автоотчет: ленточный — поля кожного запису перебувають на окремому рядку; підписи друкуються зверху, один раз для кожної сторінки.
4. Виберіть таблицю або запит, що містять дані, на яких повинен бути заснований звіт.
5. Натисніть кнопку OK.
Microsoft Access застосовує останній автоформат, що використався для створення звіту. Якщо до цього звіт за допомогою майстра не створювався, і не використалася команда Автоформат у меню Формат, то буде застосований стандартний автоформат.
5. Багатотабличні звіти
Конструювання звітів за допомогою майстра зводиться до діалогового режиму його створення, коли система ставить кілька запитань про звіт і на підставі відповідей конструює його. Майстер звітів використовується для створення звітів із групуванням і без нього, а також підсумкових, багато- й однотабличних звітів і т. д.
Для створення звітів у цьому режимі необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» клацнути мишею на пункті «Мастер отчетов», а в списку джерел даних вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть використовуватися у звіті. Якщо при цьому потрібні дані з кількох таблиць, то слід вибрати головну таблицю.
Після клацання мишею на кнопці «ОК» відкривається перше діалогове вікно «Создание отчетов» режиму «Мастер отчетов».
Воно має список таблиць, що розкривається, і запити для вибору їх як джерела даних. Тут також є списки «Доступные поля» та «Выбранные поля» для додання у звіт потрібних полів. Відбирають ці поля за допомогою кнопки > або >>. Якщо у процесі вибірки було допущено помилку і виникла необхідність вилучити поле зі списку «Выбранные поля».
Коли у звіті використовуються дані двох і більше таблиць або одного запиту, то необхідно зі списку таблиць та запитів вибрати потрібні й додати відповідні поля. Набравши таким чином усі необхідні для звіту поля, слід клацнути мишею на кнопці «Далее». Вигляд діалогового вікна залежить від того, з однієї чи кількох таблиць вибрано поля. Якщо таблиць кілька, то на екрані з'являється друге діалогове вікно «Создание отчетов».
За допомогою його елементів керування вибирають поле таблиці, яке використовуватиметься для групування даних. Після цього треба клацнути мишею на кнопці «Далее», внаслідок чого на екрані з'являється третє діалогове вікно «Создание отчетов».
Це вікно дає змогу задати критерій сортування даних у групах звіту: за зростанням або спаданням. По тому потрібно клацнути мишею на кнопці «Далее» — і на екрані з'явиться четверте діалогове вікно
Воно допомагає вибрати макет звіту (ступеневий, блок, структура 1 і т. д.), його орієнтацію (книжкову або альбомну) і вказати, чи треба автоматично настроювати ширину полів для їх розміщення на одній сторінці. Після встановлення потрібних значень параметрів необхідно клацнути мишею на кнопці «Далее», яка виведе на екран п'яте діалогове вікно.
Зі списку у правій частині цього вікна можна вибрати стиль звіту. Якщо це зроблено, то в лівій частині вікна з'являється його зразок. Далі слід клацнути мишею на кнопці «Далее», щоб викликати на екран останнє, шосте, діалогове вікно «Создание отчетов»
У ньому вказують заголовок звіту і, використовуючи його елементи керування, переходять у режим «Конструктор отчета» — якщо бажають змінити структуру звіту та додати потрібні елементи керування. Для цього треба ввімкнути альтернативний перемикач, перевівши його в стан «Изменить макет отчета».
На будь-якому етапі роботи в режимі «Конструктор» звіт можна заздалегідь переглянути і підготувати до друкування.
План.
1. Поняття форм. Їх призначення.
2. Створення форм за допомогою майстра.
3. Створення форм в режимі конструктора.
4. Елементи керування у формах.
5. Автоформи.
6. Виконання обчислень у формах.
1. Поняття форм. Їх призначення
Основою діалогового інтерфейсу користувача з базою даних є форма. За її допомогою можна завантажувати дані у пов'язані таблиці, переглядати і корегувати дані. Працюючи з формою, користувач може додавати та вилучати записи в таблицях, змінювати значення даних у полях, одержувати розрахункові дані, а також контролювати дані, що вводяться.
Конструкцію форми визначає користувач. При цьому він вказує, з яких таблиць і вміст яких полів треба відображати, які графічні елементи мають бути включеними у форму. З цими графічними елементами можна пов'язати:
1. перегляд записів і їх оброблення (додання, вилучення, друкування, відновлення);
2. роботу з формою (відкривання, закривання, друкування і т. ін.);
3. роботу зі звітами (перегляд, уведення до файлу, друкування і т. ін.);
4. роботу з додатками (запускання додатків Word, Excel тощо, вихід із них), а також інші дії.
Форми надають також додаткові можливості для роботи з даними, а саме:
– відкривання інших форм або звітів у вигляді, зручному користувачеві, з використанням таких графічних елементів, як командні кнопки, вкладки, кнопки-списки тощо;
– створення верхніх та нижніх колонтитулів;
– розрахунок загальних функцій;
– розрахунок складних виразів, значення яких зберігаються в макеті.
Будь-яку форму треба заздалегідь спроектувати, а потім сконструювати засобами MS Access.
Для конструювання нової форми у вікні бази даних слід вибрати вкладку «Формы» й активізувати команду Создать, внаслідок чого на екрані з'явиться діалогове вікно «Новая форма». Воно дає змогу вибирати такі режими конструювання:
– ручний, коли за допомогою Конструктора створюють порожню форму, в яку вручну додають нові поля таблиці;
– діалоговий, коли за допомогою Мастера форм будують форму за принципом «запитання — відповідь»;
– за замовчуванням, коли форму конструюють у режимі «Автоформа»;
– режим діаграм, коли запускають Мастер, який забезпечує подання числових табличних даних у графічному вигляді;
– режим зведених таблиць, коли створюють форму зі зведеною таблицею Microsoft Excel.