Типи даних, що використовуються в СУБД Access
В Access існує дев'ять типів даних і майстер підстановок:
| Тип поля | Опис |
| Текстовый | Це текст або числа, що не потребують розрахунків. Крім звичайної текстової інформації це можуть бути номери телефонів, поштові індекси, числа в адресах та ін. Поля цього типу можуть містити до 255 символів, включаючи літери, цифри, пробіли, спеціальні символи. За замовчуванням поле має 50 символів. Щоб змінити кількість символів у полі, необхідно в режимі Конструктора внизу вікна в розділі Свойства поля групи Общие вибрати Размер поля і встановити потрібний його розмір. |
| Поле MEMO | Використовується для зберігання тексту великого обсягу (наприклад, цілих абзаців). У полях MEMO може міститися до 64 тисяч символів. |
| Числовой | Це тип даних, що використовується для збереження числових значень (крім грошових сум). У цих полях зазвичай містяться значення, над якими в подальшому будуть виконуватись обчислення. За замовчуванням поле має значення Длинное целое. Щоб змінити розмір поля, необхідно в режимі Конструктора внизу вікна в розділі Свойства поля групи Общие у властивості Размер поля вибрати із списку потрібний розмір. |
| Дата/время | Цей тип полів використовується для збереження значень у вигляді дати і часу в діапазоні від 100 до 9999 років включно. З полями такого типу можна виконувати розрахунки — додавати числа до дати, порівнювати дати тощо. |
| Денежный | Цей тип даних використовуються для введення даних із грошовими одиницями. |
| Счетчик (Лічильник) | Використовується для автоматичної нумерації запису, який додається. Так, полю першого запису присвоюється значення 1, полю наступного запису - 2 і т.д. в арифметичній прогресії з кроком 1. |
| Логический | Використовується для збереження логічних величин, які можуть приймати тільки два значення: “так” (True) або “ні” (False). |
| Поле объекта OLE | Містить об'єкт OLE, тобто документ іншого додатку Windows, який підтримує OLE (Object Linking and Embedding - зв'язування і впровадження об'єктів). Це може бути пов’язаний чи вставлений об'єкт, наприклад, малюнок, звукозапис, таблиця, діаграма і т. ін. |
| Гиперссылка | Містить буквенно-цифровий ідентифікатор – адресу гіперпосилання (шлях до файла чи адресу URL), яка вказує шлях до іншого об'єкта, документа. Це поле з максимальною довжиною до 64000 символів, у якому вказують. Клацання на цьому полі таблиці дає змогу перейти на відповідний об'єкт чи Web-сторінку. |
| Мастер подстановок | Використовується, для задання набору значень, які може приймати дане поле. Це може бути поле зі списком постійних значень чи поле зі списком на підставі даних полів іншої таблиці. |
2. Поняття ключа в таблиці БД. Типи ключів. Ключові поля
Міць реляційних баз даних, таких як Microsoft Access, спирається на їхню здатність швидко знаходити і зв'язувати дані з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів. Для цього кожна таблиця повинна містити одне чи кілька полів, що однозначно визначають кожен запис у таблиці. Кожна таблиця в Access, як правило, має поле, що містить унікальні значення (коди, номери, шифри). Такі поля називаються ключовими або первиннимиключовим полями. Під час зв'язування записи таблиць поєднуються за однаковими значеннями в ключових полях. Ключ є ідентифікатором кожного запису БД і не може мати нульових значень або таких, що повторюються. Коли без повторення значень в ключових полях неможливо обійтися, створюють ключ за декількома полями в таблиці.
У MS Access виділяють три типи ключів: лічильник (счетчик), простий та складений.
1. Якщо ключове поле не створено користувачем, то при записі нової таблиці на диск система пропонує створити поле-лічильник. У цьому випадку кожний запис таблиці має порядковий номер, який і є ідентифікатором записів. Зручно обирати ключем поле типу Лічильник (Счетчик), коли таблиці не є дуже складними. Це поле автоматично змінює свої значення під час введення нового запису. Зв'язок між таблицями БД будуть здійснювати однакові числа поля.
2. Простий ключ. Якщо поле має такі унікальні значення, як код, інвентарний номер або шифр, то його можна об'явити ключем.
Якщо уникнути повторів зміною даних неможливо, то в таблицю додають поле типу Счетчик, надають йому статусу ключового або створюють складний ключ.
3. Складний ключ. Якщо під час створення простого ключа можна говорити про майбутній зв'язок загалом, то під час створення складного ключа необхідно визначити тему зв'язку таблиць (а заодно і поля), проаналізувати, чи повторюються значення в полях таблиці.
Таким чином, перед створенням складного ключа необхідно визначити тип зв'язку — відношення кількості значень у ключових полях таблиць.
Алгоритм визначення або зміни ключового поля:
1. Відкрити таблицю в режимі конструктора.
2. Виділити одне або кілька полів, які будуть визначені як ключові. Для цього необхідно клацнути кнопкою миші у рядку цього поля; кілька полів виділяють за допомогою мишки у комбінації з клавішею Ctrl.
3. Вибрати команду Правка/Ключевое поле або скористатися кнопкою Ключове поле на панелі інструментів.
4. Повторний виклик команд із п.3 знімає з поля статус ключового. Але якщо вже був встановлений зв'язок таблиці з іншими об'єктами БД, його попередньо вилучають.
База даних, яка має кілька зв'язаних між собою таблиць, називається нормалізованою БД, тобто такою, в якій:
- відсутні в таблицях значення, що повторюються;
- кожна таблиця має ключ;
- усі записи однозначно ідентифікуються ключем.
3. Створення таблиць в режимі конструктора. Властивості полів
Кожна таблиця БД складається із полів даних, що мають імена та типи, а також можуть мати описи. Імена полів повинні містити не більше 64 символів, не можуть починатися з пробілу (краще пробіл взагалі не вставляти), в імені не має бути знаків «.», «!», «’», «[», «]». Тип даних визначає, значення якого типу можуть бути вміщені у поле, що створюється.
Існує 3 режими для створення структур таблиць:
- режим конструктора;
- режим майстра;
- створення таблиці шляхом введення даних.
Для створення нової таблиці в режимі конструктора відкривають вкладку Таблицы, після чого використовують один із таких способів:
1. активізують кнопку Создать, у результаті чого на екрані дисплея з'являється вікно Новая таблица. Із переліку режимів, за допомогою яких створюється таблиця, вибирають Конструктор й активізують кнопку ОК;
2. із головного меню активізують команди Вставка/Таблица, в результаті чого на екрані дисплея з'являється вікно Новая таблица. Із переліку режимів, за допомогою яких створюється таблиця, вибирають Конструктор й активізують кнопку ОК.
3. в основному вікні БД активізують команду Создание таблицы в режиме конструктора.
Після цього таблиця відкривається в режимі конструктора. Є ще режим таблиці, в якому відображуються (або вводяться) її дані. Перемикання між режимами відбувається за командами Вид/Конструктор таблиц (чи Режим таблицы) або за допомогою кнопки Вид панелі інструментів.
Під час вибору режиму Конструктор таблиці Access запропонує на екрані табличну структуру (не плутати з таблицею бази даних!), кожний рядок якої містить інформацію про одне поле: ім'я, тип даних, властивості поля, опис коментарів для користувача.
У вікні конструктора таблиць визначають імена полів та їхні типи відповідно до проекту. Після введення імені поля у стовпці Имя поля вибирають тип даних поля. Для цього у стовпці Тип данных встановлюють курсор, після чого у стовпці з'являється кнопка списку. Розкривши список, можна побачити перелік всіх типів даних і вибрати потрібний (за замовчуванням Текстовый).
У колонку Описание вводять опис даних, які міститимуть поле. За умови додавання нових даних у поле текст опису з'явиться в рядку статусу. Заповнювати опис необов'язково.
У нижній частині вікна (Свойства поля) можна змінити такі параметри, як розмір поля, його формат, кількість десяткових знаків, формат виведення полів тощо. Тут є 2 закладки з властивостями полів: Общие та Подстановка. Нижче буде розглянуто властивості всіх типів полів.
У разі необхідності в таблиці можна створити ключове поле.
Перехід між комірками автоматично зберігає введення характеристик поля у попередню комірку. Перехід здійснюється за допомогою клавіш переміщення курсору, табуляції (праворуч — клавіша Tab, ліворуч — комбінація Shift+Tab) та клавіші Enter.
Після створення структури таблиці в режимі конструктора таблиць треба її закрити (активізувати кнопку Ж або натиснути на клавіші Ctrl +F4). В результаті на екрані дисплея з'являється запит для визначення імені таблиці.
Властивості полів, що знаходяться в закладці Общие, розглянемо у вигляді таблиці: